Cómo responder a una solicitud de cotización

Qué es una solicitud de cotización

La solicitud de cotización (SDC; en inglés, RFQ, siglas que muchas empresas usan tal cual) es el documento inverso a la cotización: la emite el comprador, no el vendedor. Lista lo que necesita, en qué cantidades y con qué condiciones (plazo, lugar de entrega, norma), y pide precio. Según el país y la empresa también se llama pedido de cotización, solicitud de oferta o simplemente «pedido de precios».

Puede llegar de muchas formas. Una empresa grande envía un formulario o un PDF con número de solicitud y fecha límite. Una constructora pequeña, un correo con una lista pegada. Un maestro de obra, una foto de una hoja escrita a mano o una nota de voz. El contenido es el mismo: una lista de productos y un plazo.

Su respuesta a esa solicitud es la cotización. Si quiere repasar qué lleva, la guía sobre qué es una cotización lo explica.

• Qué es una cotización: definición, partes y ejemplo

  Qué es una cotización, qué partes tiene y un ejemplo con las cuentas hechas.

Antes de responder: cuatro preguntas

1. ¿Puedo servir este pedido? Mire si tiene los productos, si puede cumplir el plazo y si el lugar de entrega le queda a alcance. Responder lo que no puede cumplir es peor que no responder.
2. ¿Cuál es la fecha límite? Muchas solicitudes la traen. Una respuesta completa que llega tarde se descarta.
3. ¿Quién decide y qué le importa? A veces es el precio; otras, el plazo, la marca o la forma de pago. Una solicitud casi siempre lo dice entre líneas.
4. ¿Es un cliente nuevo o conocido? Con uno conocido ya tiene su nivel de precio; con uno nuevo, decida qué nivel aplica y si pide algún dato más antes de dar crédito.

Cómo responder, paso a paso

1. Acuse recibo si el plazo es largo. Un «recibido, le respondo antes del viernes» tranquiliza al comprador y le da a usted margen.
2. Lea la solicitud completa y marque los requisitos: marca, norma, certificados, plazo, lugar de entrega, forma de pago.
3. Resuelva las dudas con una sola pregunta clara. «¿Los guantes son de nitrilo o de carnaza, y en qué talla?» es mejor que tres correos sueltos.
4. Relacione cada línea con su catálogo. Anote el código y la descripción completa; si no tiene el producto exacto, ofrezca la alternativa por separado, claramente marcada como alternativa.
5. Fije el precio de cada línea según el nivel del cliente y la cantidad, y compruebe existencias y plazo.
6. Redacte las condiciones: vigencia con fecha, plazo y lugar de entrega, forma de pago, impuestos incluidos o no.
7. Presente la respuesta en el mismo orden que la solicitud, con las mismas líneas y cantidades. El comprador compara columnas: facilíteselo.
8. Envíela antes de la fecha límite y confirme que llegó. Un seguimiento corto a los dos o tres días no molesta.

Un ejemplo con las cuentas hechas

Una constructora envía la solicitud SDC-118 a un distribuidor de seguridad industrial. Esta es la respuesta, con la misma lista, en pesos colombianos.

Fíjese en que la respuesta repite las cuatro líneas, en el mismo orden y con las mismas cantidades de la solicitud. Si el distribuidor quisiera ofrecer una alternativa (por ejemplo, un disco de otra marca), la pondría en una línea aparte, marcada como «alternativa», y no en lugar de la pedida.

Un modelo de mensaje para acompañar la cotización

La cotización va adjunta, pero el mensaje que la acompaña también cuenta. Un modelo corto, que puede adaptar:

Los errores que hacen perder pedidos

• Responder tarde, o a medias: cotizar tres líneas de cuatro y «ya le aviso» de la última.
• Cambiar el orden o las cantidades de la solicitud, de forma que el comprador no pueda comparar.
• Dar un precio sin decir la unidad o si incluye impuestos y flete.
• Cotizar un producto parecido sin avisar que es una alternativa.
• No poner vigencia, o ponerla tan corta que el comprador no llegue a decidir.
• No dar seguimiento: la solicitud se queda en la bandeja del comprador y, al final, puede ganar quien insistió con educación.

Cómo ayuda Qotora AI a preparar la respuesta

La parte más pesada de responder una solicitud es pasar sus líneas a un documento: leer el PDF, el Excel o la foto, buscar cada producto, aplicar el precio. Qotora AI prepara ese borrador a partir de la solicitud tal como llega, con su catálogo y sus reglas de precio. Qotora nunca inventa un precio ni un margen: los precios salen de sus propios datos. Una persona de su equipo revisa el borrador antes de enviarlo; si una línea no está clara, Qotora pregunta en lugar de adivinar y no sustituye un producto por otro por su cuenta.

• Cotización desde PDF: de la solicitud al borrador

  De la solicitud en PDF a un borrador de cotización.

• Cotización desde un Excel del cliente

  De la hoja de Excel del comprador a un borrador de cotización.

• Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI

  El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.