GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Qué es una cotización: definición, partes y ejemplo
Una cotización es el documento con el que un vendedor le dice a un comprador qué productos le ofrece, a qué precio, en qué cantidades y con qué condiciones. Se prepara a petición del cliente, antes de la venta, y sirve para que decida si compra, a quién y cuándo.
Esta guía explica qué es una cotización, qué partes tiene, en qué se diferencia de una factura, de un presupuesto y de una orden de compra, y cómo se ve una completa para un distribuidor. Al final hay un ejemplo con las cuentas hechas.
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Definición: qué es una cotización
En comercio, cotizar es poner precio. Una cotización es la respuesta escrita a una pregunta del cliente: «¿cuánto me cuesta esto?». Contiene la lista de productos o servicios, el precio de cada uno, el total y las condiciones en que ese precio es válido: cuánto dura la oferta, cuándo se entrega, cómo se paga.
Conviene aclarar un uso del mismo nombre que no es este. Cuando se habla de la «cotización» del dólar, de una acción o de un seguro, se habla de un precio de mercado o de una tarifa. Aquí la palabra significa otra cosa: un documento comercial que un negocio envía a otro.
Una cotización no es una factura: no cobra nada ni tiene valor fiscal. Tampoco es todavía un pedido: el cliente puede aceptarla, negociarla, compararla con otra o dejarla pasar. Es una oferta, y su valor jurídico exacto depende de cada país, así que ante una duda concreta conviene consultar a un asesor.
Para qué sirve una cotización
- Para que el cliente compare. Un comprador profesional rara vez pide un solo precio: lo normal es solicitar dos o tres cotizaciones y elegir.
- Para que el cliente autorice el gasto. En muchas empresas, nadie compra sin una cotización por escrito que respalde la orden de compra.
- Para fijar condiciones. Deja por escrito el precio, la vigencia, el plazo de entrega y la forma de pago, de modo que no dependan de la memoria de nadie.
- Para que usted ordene su propia venta. Cotizar obliga a comprobar existencias, precios y plazos antes de prometer nada.
- Para dejar constancia. Si más tarde el cliente dice que le ofrecieron otro precio, hay un documento con fecha.
Las partes de una cotización
Una cotización de distribuidor tiene las mismas partes en casi cualquier país, aunque cada negocio las ordene a su manera. Estas son las que no deberían faltar.
| Parte | Qué contiene | Por qué importa |
|---|---|---|
| Datos del vendedor | Nombre o razón social, identificación fiscal, dirección y contacto | El cliente sabe quién ofrece y a quién responder |
| Datos del cliente | Nombre o empresa, contacto y, si procede, identificación fiscal | La cotización queda dirigida a quien la pidió |
| Número y fecha | Un identificador único y el día en que se emite | Permite citarla en el pedido y en la factura |
| Detalle de productos | Código, descripción, cantidad y unidad de cada línea | Evita confundir referencias parecidas |
| Precios | Precio unitario e importe de cada línea | Es lo que el cliente compara |
| Descuentos | El descuento que corresponde al cliente o a la cantidad | Explica por qué el precio es el que es |
| Impuestos y total | Subtotal, impuesto aplicable y total a pagar | Que el cliente sepa cuánto pagará de verdad |
| Vigencia | La fecha hasta la que se respeta el precio | Protege al vendedor de que cambien los costos |
| Entrega | Plazo, lugar y quién paga el flete | Es muchas veces lo que decide la compra |
| Condiciones de pago | Contado, crédito a 15 o 30 días, anticipo | Define cuándo cobra el vendedor |
Tipos de cotización
- Formal: un documento con membrete, número y condiciones, que se envía por correo o se entrega impreso. Es la habitual entre empresas.
- Informal: un precio dado por mensaje o por teléfono. Sirve para una consulta rápida, pero no deja la misma constancia.
- De catálogo: productos y precios estándar, con descuentos por nivel de cliente o por cantidad. Es la del distribuidor.
- A la medida: se prepara para un proyecto concreto, con productos mezclados, plazos y condiciones particulares.
No debe confundirse con la solicitud de cotización, que es el documento inverso: lo envía el comprador para pedir los precios. La guía sobre cómo responder a una solicitud de cotización explica ese primer paso.
Un ejemplo de cotización completa
Un cliente de limpieza institucional pide cuatro artículos. Esta es la cotización C-0719, emitida el 20/01/2026, con vigencia de 15 días (válida hasta el 04/02/2026), entrega en 3 días hábiles y pago a crédito de 15 días.
Lo que pide el cliente
- 10 cajas de papel higiénico jumbo
- 6 garrafas de cloro de 20 litros
- 8 paquetes de bolsa negra 90 x 120
- 12 mopas de microfibra
La cotización
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Papel higiénico jumbo, caja de 6 rollos — PH-JB6 | 10 | $412.00 | $4,120.00 |
| Cloro, garrafa de 20 litros — CLO-20 | 6 | $198.00 | $1,188.00 |
| Bolsa negra 90 × 120 cal. 200, paquete de 10 kg — BOL-90 | 8 | $356.00 | $2,848.00 |
| Mopa de microfibra — MOP-MF | 12 | $84.00 | $1,008.00 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $9,164.00 | ||
Ilustración con productos y precios de ejemplo. Con una tasa de IVA del 16% (otro ejemplo: use la de su país), el IVA es de $1,466.24 y el total de $10,630.24. Cifras con la convención de México: coma para los miles y punto para los decimales.
Compruebe las cuentas, que es la mejor manera de entender el documento: 10 × $412.00 = $4,120.00; 6 × $198.00 = $1,188.00; 8 × $356.00 = $2,848.00; 12 × $84.00 = $1,008.00. La suma es $9,164.00, y el 16% de esa cifra es $1,466.24.
Cotización, presupuesto, orden de compra y factura
Cuatro documentos se parecen porque repiten productos y precios, pero cada uno cumple una función distinta y los emite alguien distinto.
| Documento | Quién lo emite | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Cotización | El vendedor | Ofrecer productos y precios, antes de la venta |
| Presupuesto | El vendedor | Lo mismo, con el nombre que se usa en España y en Argentina |
| Orden de compra | El comprador | Aceptar la oferta y pedir la entrega |
| Factura | El vendedor | Cobrar la venta, con valor fiscal |
- Cotización o presupuesto: diferencias y cuándo usar cada uno
Dónde se dice cotización y dónde presupuesto, y cuál elegir.
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Vigencia: la parte que más se olvida
Un precio de hoy no es un precio de siempre. Los costos cambian, y una cotización sin fecha límite puede volver a su mesa meses después con el cliente pidiendo respetar el precio de entonces. La vigencia protege a las dos partes: el cliente sabe hasta cuándo puede decidir y el vendedor sabe hasta cuándo debe mantener el precio.
Escriba una fecha concreta («válida hasta el 04/02/2026»), no una frase vaga («hasta nuevo aviso»). La duración razonable depende de la rapidez con que cambian sus precios y los de sus proveedores; de siete a treinta días son plazos comunes.
Errores frecuentes al cotizar
- Cotizar sin confirmar las medidas o la marca, y descubrir al entregar que el cliente pensaba en otro producto.
- Olvidar la unidad: «$412.00» no dice si es por caja, por rollo o por pieza.
- No indicar si el precio incluye impuestos o flete.
- No comprobar las existencias antes de prometer el plazo.
- Enviar la cotización sin revisar las cuentas: un error de suma sale caro cuando el cliente la acepta tal cual.
Cómo ayuda Qotora AI a preparar cotizaciones
Preparar una cotización de varias líneas es un trabajo repetitivo: leer la lista del cliente, buscar cada producto, aplicar el precio de ese cliente y sumar. Qotora AI lo prepara a partir de la solicitud tal como llega (PDF, Excel, foto, texto o nota de voz), con su catálogo y sus reglas de precio. Una persona de su equipo la revisa antes de enviarla y, si una línea no está clara, Qotora pregunta en lugar de adivinar.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
Un formato en Excel para sus propias cotizaciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una cotización?
Es el documento con el que un vendedor ofrece a un comprador productos o servicios, con sus precios, cantidades y condiciones. Se prepara a petición del cliente y antes de la venta.
¿Una cotización obliga a comprar o a vender?
Es una oferta, no un pedido: el cliente no está obligado a comprar. Si la acepta dentro de su vigencia, lo que ocurra después depende de las condiciones y de la ley de cada país, así que ante un caso concreto conviene consultar a un asesor.
¿Qué diferencia hay entre cotización y factura?
La cotización ofrece un precio antes de la venta y no cobra nada. La factura se emite después de entregar y es el documento de cobro con valor fiscal.
¿Cuánto debe durar la vigencia de una cotización?
Depende de qué tan seguido cambian sus precios y los de sus proveedores. De siete a treinta días son plazos comunes; lo importante es escribir una fecha concreta.
¿Cotización y presupuesto son lo mismo?
En el uso comercial, casi siempre sí: dos nombres para la oferta de precio, según el país. En México y Colombia se dice cotización; en España y Argentina, presupuesto.
¿Se puede hacer una cotización en Excel?
Sí, y es lo habitual. Una hoja con fórmulas calcula los importes, los descuentos, los impuestos y el total sin errores de suma. En esta web hay un formato de cotización para distribuidores que puede descargar.