نموذج طلب عرض سعر وكيف تردون عليه

ما هو طلب عرض السعر؟

يُستخدم طلب عرض السعر RFQ حين يعرف المشتري ما يريد بالضبط، من بنود وكميات ومواصفات، ويطلب السعر. أما طلب تقديم المقترحات RFP فيُستخدم حين يريد المشتري حلًا ويترك للمورّد اقتراحه، وطلب المعلومات RFI لاستكشاف السوق قبل الشراء.

وفي الأسواق التي تتعامل بالفرنسية، كالمغرب، يُسمّى الطلب demande de devis أو demande de prix. وهو في كل الحالات بداية سلسلة وثائق: طلب العرض، ثم عرض السعر، ثم أمر الشراء، ثم الفاتورة.

نموذج طلب عرض سعر للنسخ

انسخوا هذه الحقول إلى بريد إلكتروني أو ملف، واملؤوها قبل إرسال الطلب إلى الموردين:

• من: اسم الشركة وشخص التواصل والهاتف والبريد الإلكتروني.
• إلى: اسم المورّد.
• رقم الطلب وتاريخه.
• آخر موعد لاستلام العرض.
• جدول البنود: الرقم، والوصف أو المواصفة، ورمز الصنف أو المرجع إن وُجد، والكمية، والوحدة.
• موقع التسليم والموعد المطلوب.
• شروط الدفع المطلوبة.
• مدة صلاحية العرض المطلوبة.
• هل الأسعار شاملة الضريبة أم غير شاملة؟
• أسئلة إضافية: هل تقبلون علامة بديلة؟ هل تلزم شهادات أو مواصفات؟ هل يوجد ضمان؟

وكلما كانت المواصفات أدق قلّت أسئلة الموردين، وصارت العروض التي تصلكم قابلة للمقارنة.

مثال: طلب يصلكم وردّكم عليه

كيف تردون على طلب عرض سعر؟

1. اقرؤوا الطلب كاملًا قبل أن تسعّروا: البنود والمواصفات والموعد والتسليم والشروط.
2. طابقوا كل بند مع كتالوجكم. وإن كان الوصف ناقصًا، كنوع أو مقاس أو علامة، فاسألوا العميل بدل أن تخمّنوا.
3. تحققوا من المخزون ومدة التوريد لكل بند.
4. طبّقوا سعر هذا العميل: فئته وخصوماته وهامشكم.
5. إن نفد صنف أو لم يطابق، فاقترحوا بديلًا واضحًا واذكروا صراحة أنه بديل.
6. اكتبوا مدة الصلاحية وشروط الدفع والتسليم، وما يشمله السعر وما لا يشمله.
7. راجعوا الأرقام والمجاميع، ثم أرسلوا الرد قبل الموعد النهائي.

أسئلة تطرحونها قبل التسعير

• هل المقاس أو القطر مقصود تمامًا؟
• هل تقبلون علامة تجارية بديلة؟
• هل الكمية نهائية أم تقريبية؟
• هل السعر للتسليم في موقعكم أم من مستودعنا؟
• هل تلزم مواصفة أو شهادة معينة؟

سؤال واحد واضح قبل التسعير أرخص من صنف خاطئ يصل إلى الموقع ويُرد.

أخطاء شائعة عند الرد

• تسعير بند غامض بالتخمين، فيتحول إلى صنف خاطئ.
• نسيان الوحدة: هل السعر للمتر أم للفة؟
• الرد بعد الموعد النهائي.
• عدم ذكر مدة صلاحية العرض.
• أرقام تختلف بين جدول البنود والإجمالي.
• عدم توضيح هل السعر شامل الضريبة والتوصيل أم لا.

كيف يُكتب طلب عرض سعر جيد؟

إن كنتم أنتم المشتري، فهذه النقاط تجعل ردود الموردين أدق وأسهل مقارنة. وإن كنتم موزّعين فهي تساعدكم على فهم ما ينقص الطلبات التي تصلكم:

• اذكروا المواصفة لا الاسم التجاري وحده: المقاس والقطر والمعيار.
• اذكروا الكمية والوحدة معًا: «50 لفة» لا «50» فقط.
• حدّدوا موعد الرد وموعد التسليم وموقعه.
• اطلبوا من كل مورّد الرد بالصيغة نفسها لتسهل المقارنة: سعر الوحدة والإجمالي ومدة التوريد والصلاحية.
• اذكروا هل تقبلون بدائل، وبأي شروط.
• أرسلوا الطلب نفسه إلى المورّدين كلهم دون تعديل.

أي طلب تردون عليه أولًا؟

• الطلبات من عملاء تعرفونهم وتتعاملون معهم.
• الطلبات الواضحة التي ذُكرت فيها المواصفات.
• الطلبات التي موعد ردها قريب.
• الطلبات الكبيرة التي تستحق وقتًا لتسعيرها بعناية.
• الطلبات الغامضة: اسألوا أولًا ثم قرروا.

لا توجد قاعدة واحدة تناسب الجميع، لكن ترتيب أولوياتكم قبل أن تبدؤوا يمنع أن يضيع الطلب الجيد بين طلبات كثيرة.

نموذج رسالة رد مختصرة

الأهم أن تبقى الرسالة مختصرة، وأن يحمل عرض السعر المرفق نفسه كل ما يلزم لاتخاذ القرار: الأسعار والصلاحية والشروط.

كيف يقارن المشتري الردود؟

يضع المشتري ردود الموردين جنبًا إلى جنب، وغالبًا ينظر أولًا إلى الإجمالي، ثم إلى ما وراءه. فاكتبوا ردكم بحيث يقف أمام هذه المقارنة:

• أسعار بنفس وحدات الطلب، فلا يضطر إلى تحويل لفة إلى متر ليقارن.
• بدائلكم معلَّمة بوضوح، فلا تُقارن مع صنف مختلف دون أن يدري.
• مدة التوريد والصلاحية وشروط الدفع مذكورة، فهي جزء من السعر الحقيقي.
• ما يشمله السعر وما لا يشمله مكتوب: توصيل، تركيب، ضريبة.

عرض أغلى قليلًا بشروط أوضح قد يفوز على عرض أرخص مبهم. وهذا سبب إضافي لتكتبوا كل بند وكل شرط كاملًا.

وإن لم تستطيعوا الرد على الطلب

قد لا تكون الأصناف في نشاطكم، أو لا يتسع وقتكم لطلب كبير. الاعتذار المهذب المبكر يحفظ علاقتكم بالعميل لطلبات قادمة:

حين تصلكم طلبات بصيغ مختلفة

مشكلة الموزّع أن الطلبات تصله بصيغ مختلفة: ملف PDF من قسم المشتريات، وجدول Excel من مقاول، ورسالة نصية أو صوتية من عميل قديم. وكل طلب يحتاج الخطوات نفسها. ويجهّز Qotora AI هذه الخطوات: يقرأ الطلب بصيغته، ويبحث عن كل بند في كتالوجكم، ويطبّق قواعد أسعاركم، ويعلّم البنود الغامضة بسؤال، ثم يراجع فريقكم عرض السعر قبل إرساله. لا يخترع سعرًا، ولا يستبدل صنفًا بصنف آخر.

• من PDF العميل إلى عرض سعر للمراجعة | Qotora AI

  حين يصلكم الطلب ملف PDF.

• من ملف Excel العميل إلى عرض سعر | Qotora AI

  حين يرسل العميل جدول احتياجاته بصيغة Excel.

• من رسالة صوتية أو نصية إلى عرض سعر | Qotora AI

  حين يطلب العميل برسالة نصية أو صوتية.