GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Cómo hacer una cotización a un cliente, paso a paso
Hacer una cotización parece sencillo: poner precio a una lista. En la práctica, es donde un distribuidor gana o pierde el pedido. Una cotización incompleta obliga al cliente a llamar para preguntar, una con un precio mal aplicado se come el margen y una que llega tarde puede perderse frente a la del competidor.
Esta guía describe ocho pasos para cotizar a un cliente profesional, desde que llega su lista hasta que usted da seguimiento. Incluye un ejemplo con las cuentas hechas, los errores que más se repiten y una lista de comprobación final. Si lo que busca es un formato para llenar, al final tiene el enlace.
Actualizado el
Antes de empezar: qué necesita tener a mano
Una buena cotización depende de cuatro cosas que conviene tener antes de abrir el documento. Con ellas, el trabajo es mecánico; sin ellas, se improvisa.
- Su lista de precios actualizada, con el costo y el precio de venta de cada producto.
- Las reglas de descuento: por nivel de cliente, por cantidad y por familia de producto.
- Las existencias y los plazos de reposición de lo que más vende.
- Una plantilla propia, con sus datos, su numeración y sus condiciones habituales.
Paso 1. Entienda lo que el cliente pide
Lea la solicitud completa antes de buscar nada. Fíjese en qué necesita, en qué cantidad, para cuándo y para qué uso. Una lista de cuatro líneas puede esconder una condición que lo cambia todo: «entrega en obra», «marca X o equivalente», «con certificado».
Si la solicitud llega como PDF, Excel, foto de una lista escrita a mano o mensaje, el primer trabajo es pasarla a líneas legibles: una por producto, con cantidad y unidad. Suele ser la parte más lenta y una de las que más errores introduce.
Paso 2. Confirme lo que falta
Cuando una línea admite varios productos, pregunte antes de cotizar. «Tubo de 2» puede ser sanitario o hidráulico; «pastillas de 15 A» puede ser de varios tipos y marcas; «guantes» necesitan talla. Una pregunta a tiempo evita una devolución.
Paso 3. Busque cada producto en su catálogo
Relacione cada línea de la solicitud con un código de su catálogo. Anote el código y la descripción completa: el cliente usará el código en su orden de compra, y usted en la remisión y la factura. Si no tiene el producto exacto, anote qué ofrece como alternativa y deje claro que es una sugerencia sujeta a su aprobación.
Paso 4. Fije el precio de cada línea
Parta del precio de lista y aplique las reglas que correspondan: el nivel del cliente, el descuento por cantidad y cualquier acuerdo particular. Anote el precio por la unidad en la que lo vende (pieza, caja, metro, kilo). Compruebe que el margen resultante es el que busca; si fija precios con un recargo sobre el costo, revise que lo entiende bien (la guía sobre el margen de ganancia explica la diferencia entre margen y recargo).
Paso 5. Compruebe existencias y plazo de entrega
No prometa lo que no puede entregar. Para cada línea, mire si hay existencias suficientes y, si no, cuándo las tendrá. Es mejor una cotización con «entrega inmediata» en tres líneas y «5 días» en la cuarta que una con «entrega inmediata» en todas que luego no se cumple.
Paso 6. Calcule el total, con las cuentas a la vista
Multiplique cantidad por precio en cada línea, sume el subtotal, aplique el descuento adicional si lo hay, calcule el impuesto sobre la base resultante y sume. Es el paso donde más pesa una hoja con fórmulas: una suma a mano de veinte líneas es una invitación al error.
Lo que pide el cliente
- 8 cajas de taquetes plásticos de 1/4
- 5 cajas de tornillo para tablaroca 6 x 1
- 60 canales de 3 5/8
- 80 postes metálicos de 3 5/8
La cotización, antes del descuento
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Taquete plástico 1/4 pulg, caja de 100 — TAQ-14 | 8 | $64.00 | $512.00 |
| Tornillo para tablaroca 6 × 1 pulg, caja de 1000 — TTR-61 | 5 | $185.00 | $925.00 |
| Canal 3 5/8 cal. 26, pieza de 3.05 m — PCN-358 | 60 | $72.50 | $4,350.00 |
| Poste metálico 3 5/8 cal. 26, pieza de 3.05 m — PMT-358 | 80 | $79.00 | $6,320.00 |
| Subtotal antes de descuento (ejemplo) | $12,107.00 | ||
Ilustración con productos y precios de ejemplo, en pesos mexicanos. En la práctica, los códigos y los precios salen de su catálogo y de sus reglas de precio.
El cliente de este ejemplo es de nivel B y tiene un 5% de descuento sobre el subtotal. Así se llega al total, paso a paso.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Subtotal | Suma de las cuatro líneas | $12,107.00 |
| Descuento del 5% | 12,107.00 × 0.05 | − $605.35 |
| Base | 12,107.00 − 605.35 | $11,501.65 |
| IVA del 16% (ejemplo) | 11,501.65 × 0.16 | $1,840.26 |
| Total | 11,501.65 + 1,840.26 | $13,341.91 |
El IVA se redondea a centavos: 11,501.65 × 0.16 = 1,840.264, que queda en 1,840.26. Cifras con la convención de México: coma para los miles y punto para los decimales. Use la tasa de impuesto que corresponda a su país y a sus productos.
Paso 7. Ponga las condiciones por escrito
Una cotización sin condiciones se discute después. Indique, como mínimo:
- La vigencia, con fecha concreta («válida hasta el 04/02/2026»).
- El plazo y el lugar de entrega, y quién paga el flete.
- La forma de pago: contado, crédito a 15 o 30 días, anticipo.
- Si los precios incluyen o no impuestos.
- Qué ocurre si falta un producto: sustituto sujeto a aprobación o entrega parcial.
Paso 8. Revise, envíe y dé seguimiento
Antes de enviar, relea con ojos de cliente: ¿están todas las líneas?, ¿cuadra el total?, ¿se entienden las condiciones? Envíe la cotización en PDF, con la plantilla de su empresa, y guarde una copia con su número.
Y no se quede esperando. Una cotización sin respuesta a los dos o tres días merece una llamada o un mensaje corto: «¿pudo revisarla? ¿Le queda alguna duda?». Una cotización sin seguimiento suele quedar olvidada en el cajón de alguien.
Los errores que más se repiten
- Copiar la cotización anterior de otro cliente y olvidar cambiar el nivel de precio.
- Cotizar sin vigencia, o con una vigencia que ya venció cuando el cliente responde.
- Mezclar unidades: precio por pieza en una línea y por caja en otra, sin decirlo.
- Dejar un sustituto como línea definitiva sin avisar al cliente.
- No revisar las cuentas: una multiplicación mal hecha cuesta dinero, sobre todo cuando el cliente acepta la cotización tal cual.
Los pasos 1 a 6, preparados por Qotora AI
Los primeros seis pasos son los más repetitivos: leer la solicitud, buscar cada producto, aplicar el precio y calcular. Qotora AI los prepara a partir de la solicitud tal como llega, con su catálogo y sus reglas de precio. Qotora nunca inventa un precio ni un margen: los precios salen de sus propios datos. Una persona de su equipo revisa el borrador, y si una línea no está clara, Qotora pregunta en lugar de adivinar y no sustituye un producto por otro por su cuenta.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
Si prefiere llenarla usted, un formato en Excel con las fórmulas listas.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una cotización?
Los datos del vendedor y del cliente, el número y la fecha, el detalle de productos con cantidad, unidad y precio, el total con sus impuestos y las condiciones: vigencia, entrega y forma de pago. En distribución conviene añadir el nivel del cliente, las escalas por cantidad y el plazo de entrega de cada línea.
¿Cómo calculo el IVA de una cotización?
Se aplica sobre la base: el subtotal menos los descuentos. Si la base es $11,501.65 y la tasa es del 16%, el IVA es $1,840.26 y el total $13,341.91. La tasa depende de su país y de sus productos: confírmela con su contador.
¿Cuánto debe durar la vigencia?
Depende de qué tan seguido cambian sus precios y los de sus proveedores. De siete a treinta días son plazos comunes; lo importante es poner una fecha concreta.
¿Es mejor hacer la cotización en Excel o en Word?
Excel, porque calcula por usted los importes, los descuentos y el total. Word se ve bien, pero obliga a teclear las cuentas, y una cotización de varias líneas tiene más probabilidades de salir con un error.
¿Cuándo debo dar seguimiento a una cotización?
A los dos o tres días de enviarla, con un mensaje corto que pregunte si la pudo revisar. Si el cliente necesita cambios, es mejor enterarse pronto.
¿Puede Qotora AI hacer la cotización por mí?
Prepara el borrador: lee la solicitud del cliente, busca cada línea en su catálogo y aplica sus reglas de precio. Una persona de su equipo lo revisa y lo envía; nada sale de forma automática.