DEL PDF DEL CLIENTE A LA COTIZACIÓN
Cotización desde PDF: de la solicitud al borrador
Un cliente le envía un PDF: la requisición de su planta, la solicitud de cotización de su departamento de compras o una lista de materiales exportada del programa de un ingeniero. Algunos PDF son documentos con texto; otros son hojas escaneadas, algo torcidas, con un sello encima. En todos los casos alguien tiene que transcribir cada línea antes de poder ponerle precio.
Qotora AI lee el PDF, relaciona cada línea con su catálogo, aplica sus reglas de precio y le deja un borrador de cotización. Una persona de su equipo lo revisa antes de enviarlo: usted decide, y las líneas que Qotora no lee con seguridad se marcan.
Actualizado el
Un PDF con texto y un PDF escaneado no se leen igual
Qotora lee los dos tipos, pero conviene saber qué esperar de cada uno.
| Tipo de PDF | Qué es | Qué esperar |
|---|---|---|
| PDF con texto | Exportado desde un programa; el texto se puede seleccionar | Suele leerse bien, incluidas las tablas de artículos y cantidades. |
| PDF escaneado | La imagen de un papel, a veces torcida o con sellos | Se lee como una foto: la calidad del escaneo marca la diferencia y lo que no se lee con seguridad se marca. |
| PDF de varias páginas | Una solicitud larga, con decenas de líneas | Se leen todas las páginas; compare el número de líneas detectadas con las que espera. Las solicitudes largas pueden tardar más que una corta. |
De la requisición en PDF a una cotización lista para revisar
- Una persona de su equipo carga el PDF en Qotora, tal como lo envió el cliente.
- Qotora lee las líneas: descripciones, cantidades y unidades, con las abreviaturas del cliente.
- Relaciona cada línea con un producto de su catálogo, con sus códigos, y aplica el precio del cliente, sus márgenes y sus descuentos. Los precios salen de su software de gestión o de su catálogo; Qotora nunca inventa un precio ni un margen.
- Marca lo que no está claro con una pregunta precisa, en lugar de adivinar.
- Usted revisa el borrador línea por línea y lo envía. Nada sale de forma automática.
Lo que dice el PDF del cliente
- 24 rodamientos 6205 2RS
- 5 cajas tornillo hex M10x40 gr 8.8 (c/100)
- 12 cartuchos grasa multiusos 400 g
- 10 bandas en V A-48
La cotización, lista para revisar
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Rodamiento rígido de bolas 6205-2RS — ROD-6205 | 24 | $68.00 | $1,632.00 |
| Tornillo hexagonal M10 × 40, grado 8.8, caja de 100 — TH-M10-40 | 5 | $214.00 | $1,070.00 |
| Grasa multiusos, cartucho de 400 g — GRA-400 | 12 | $62.00 | $744.00 |
| Banda en V perfil A, 48 pulg — BV-A48 | 10 | $96.00 | $960.00 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $4,406.00 | ||
Ilustración con productos y precios de ejemplo, en pesos mexicanos. En su cuenta, los códigos y los precios salen de su catálogo y de sus reglas de precio, y una persona de su equipo revisa la cotización antes de enviarla.
Solicitud de cotización, requisición u orden de compra
No todos los PDF son lo mismo. Una solicitud de cotización (o requisición) pide precios; una orden de compra confirma un pedido. Qotora lee ambas y deja las líneas preparadas con sus códigos y sus precios actuales, pero qué hacer con cada una lo decide una persona de su equipo. Si le interesa la diferencia o cómo responder a cada una, estas guías lo explican.
- Cómo responder a una solicitud de cotización
Cómo responder a una solicitud de cotización, paso a paso.
- Orden de compra: formato y ejemplo para distribuidores
Qué lleva una orden de compra y qué conviene revisar cuando llega.
Qué se marca para su revisión
- Las zonas de un escaneo que no se leen con claridad: texto borroso, sellos encima, anotaciones a mano.
- Las líneas cuya descripción puede corresponder a varios productos de su catálogo.
- Las unidades poco claras: “caja”, “juego” o “paquete” sin decir de cuántas piezas.
- Los artículos que no encuentra en su catálogo, para que usted decida: sustituto, plazo o dejarlos fuera.
Cuánto cuesta y cómo empezar
El plan Counter cuesta 49 US$ el primer mes y después 149 US$ al mes, con hasta 150 cotizaciones enviadas al mes y usuarios ilimitados. La puesta en marcha está incluida: nuestro equipo conecta Qotora a su programa de gestión o importa su catálogo, sus existencias y sus precios. Tiene 7 días de garantía de devolución desde la primera cotización que envíe con Qotora.
- Cotización desde un Excel del cliente
Si el cliente envía una hoja de Excel en lugar de un PDF.
- Cotización desde la foto de una lista escrita a mano
Si la lista está escrita a mano y llega como foto.
Preguntas frecuentes
¿Puede leer un PDF escaneado?
Sí. Un escaneo se lee como una imagen. La calidad importa: una página recta y legible se lee mejor que una torcida o con sellos encima, y lo que no se lee con seguridad se marca para que una persona lo compruebe.
¿Y un PDF con tablas?
Sí. Las tablas de artículos y cantidades de un PDF con texto suelen leerse bien. Cada fila se convierte en una línea de la cotización, que usted revisa; en una lista larga, compare el número de líneas detectadas con las que espera.
¿Lee también órdenes de compra en PDF?
Sí, puede leerlas igual que una solicitud de cotización y dejar las líneas preparadas con sus códigos y sus precios actuales, para que usted las compare con lo que el cliente escribió. No acepta ni rechaza pedidos: eso lo decide una persona.
¿Quién fija el precio de cada línea?
Usted. Los precios salen de su catálogo o de su software de gestión, y los márgenes, niveles de cliente y descuentos salen de las reglas que usted define. Qotora nunca inventa un precio ni un margen.
¿Cuánto tarda con un PDF de muchas páginas?
Depende del número de páginas y de líneas: un PDF corto no se parece a uno largo. No damos una cifra, y el tiempo que usted dedica a revisar el borrador no está incluido.
¿En qué idioma pueden estar las solicitudes de mis clientes?
Qotora está preparado para leer solicitudes escritas en inglés, francés, árabe y darija, incluso mezcladas en un mismo mensaje. Si las de sus clientes llegan en otro idioma, como el español, coméntelo en la consulta gratuita para saber qué esperar en su caso. La cotización que usted envía puede salir en español, francés o inglés, según el país de su espacio y sus ajustes.
¿Se escribe o se modifica algo en mi software de gestión?
No. Qotora solo lee sus datos y nunca escribe en su software de gestión.