FORMATO EN EXCEL PARA DISTRIBUIDORES
Formato de cotización para distribuidores, con los campos que importan
Una cotización de distribución no es un simple recibo. Tiene que decirle al cliente qué producto se le ofrece, a qué precio según su nivel, desde qué cantidad cambia ese precio, cuánto tarda en llegar y hasta cuándo vale. Este formato reúne esos campos en una hoja de Excel que puede llenar, imprimir o guardar en PDF.
Es gratuito, no tiene macros ni vínculos externos y no pide registro. Más abajo encontrará los campos explicados, un ejemplo con las cuentas comprobadas y el archivo para descargar. En España y en Argentina el mismo documento se llama presupuesto: si es su caso, vaya a la plantilla de presupuesto.
Actualizado el
Los campos que debe llevar una cotización de distribuidor
Una cotización para un cliente profesional (un contratista, un taller, un negocio que revende) lleva más información que la de un cliente de mostrador. Estos son los campos del formato y para qué sirve cada uno.
| Campo | Para qué sirve | Ejemplo |
|---|---|---|
| Número y fecha | Identifica la cotización y marca desde cuándo corre la vigencia | C-0482 · 15/01/2026 |
| Datos del cliente | Quién recibe la cotización y con qué identificación fiscal | Cliente de ejemplo S.A. de C.V. |
| Nivel de cliente | Decide el descuento que se aplica a la lista de precios | Nivel B: 6% sobre lista |
| Código y descripción | Evita confundir referencias parecidas | DCM-45 · Disco de corte para metal, 4 1/2 pulg |
| Unidad y cantidad | Piezas, metros, cajas o bultos: la unidad cambia el importe | 50 pza |
| Precio de lista y descuento | Muestra de dónde sale el precio neto | $14.50 · 0% |
| Escalas por cantidad | Un precio distinto a partir de cierta cantidad | 50 pza o más: $14.50 |
| Plazo de entrega | Cuándo llega cada línea, sobre todo si no hay existencias | Inmediato · 2 días |
| Sustituto sugerido | Una alternativa si falta el producto pedido, siempre sujeta a la aprobación del cliente | Disco de corte inox, 4 1/2 pulg |
| Vigencia | Hasta cuándo se respeta el precio | 15 días · válida hasta el 30/01/2026 |
| Condiciones de pago y entrega | Contado, crédito, flete, lugar de entrega | Contado contra entrega |
| Subtotal, descuento, IVA y total | El cálculo completo, sin que el cliente tenga que rehacerlo | Subtotal + IVA = total |
Un ejemplo con las cuentas hechas
Un cliente pide cuatro artículos de ferretería. La cotización los relaciona con el catálogo, aplica el precio de lista (nivel C, sin descuento) y suma. Son las mismas cuatro líneas que trae el archivo de Excel como ejemplo.
Lo que pide el cliente
- 3 rotomartillos de 1/2
- 6 juegos de brocas para concreto
- 50 discos de corte para metal de 4 1/2
- 24 pares de guantes de carnaza
La cotización, con el formato lleno
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Rotomartillo 1/2 pulg, 650 W — TAL-650 | 3 | $1,290.00 | $3,870.00 |
| Juego de 5 brocas para concreto — BRC-5C | 6 | $145.00 | $870.00 |
| Disco de corte para metal, 4 1/2 pulg — DCM-45 | 50 | $14.50 | $725.00 |
| Guantes de carnaza, par — GCA-01 | 24 | $38.00 | $912.00 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $6,377.00 | ||
Ilustración con productos y precios de ejemplo. Con una tasa de IVA del 16% (otro ejemplo: use la de su país), el IVA es de $1,020.32 y el total de $7,397.32.
Fíjese en un detalle: el disco de corte se cotiza a $14.50 porque la cantidad (50 piezas) cae en el último escalón de la lista. Con 9 piezas el precio de lista habría sido otro. Por eso el formato incluye una hoja de escalas por cantidad.
Descargue el formato en Excel
Hoja de Excel con instrucciones, un formato listo para imprimir en una página, niveles de cliente con descuento, escalas por cantidad y el ejemplo de arriba.
- Hoja «Instrucciones»: cómo llenarlo, qué celdas son suyas y cuáles son fórmulas.
- Hoja «Cotización»: encabezado con sus datos y los del cliente, 15 líneas de producto, subtotal, descuento adicional, IVA editable y total, más «Válida hasta» calculada con la fecha y los días de vigencia.
- Hoja «Escalas»: sus niveles de cliente con el descuento de cada uno y una tabla de escalas por cantidad.
- Sin macros, sin vínculos externos. Las filas de ejemplo están marcadas con «[Ejemplo]» para que las reemplace.
Cómo usarlo, en cinco pasos
- Escriba los datos de su empresa y los del cliente en las celdas amarillas, y elija el nivel del cliente en la lista.
- Indique la fecha y los días de vigencia: la fecha «Válida hasta» se calcula sola.
- Capture cada producto con su código, descripción, unidad, cantidad y precio de lista. El descuento del nivel, el precio neto y el importe se calculan.
- Anote el plazo de entrega de cada línea y, si falta algo, un sustituto sugerido.
- Revise el subtotal, el IVA y el total; ajuste la tasa de IVA a la de su país y guarde la hoja en PDF para enviarla.
Cinco errores que cuestan dinero en una cotización
- No poner vigencia. Sin fecha límite, el cliente puede aceptar un precio de hace tres meses y usted tendrá que respetarlo o discutirlo.
- Dar el precio sin la unidad. “$14.50” no dice si es por pieza, por caja o por metro.
- Ignorar las escalas. Si el precio cambia con la cantidad, dígalo: el cliente comprará la cantidad que le conviene y usted no cotizará dos veces.
- Olvidar el plazo de entrega. Una línea sin existencias que se entrega en tres semanas debe decirlo desde el principio.
- Cambiar un producto sin avisar. Un sustituto solo vale si el cliente lo acepta; póngalo como sugerencia, no como línea definitiva.
Cuando llenar el formato a mano ya no alcanza
Un formato en Excel ordena la cotización, pero no la prepara: alguien tiene que leer la lista del cliente, buscar cada producto, aplicar el nivel y teclear. Si cotiza varias veces al día, ese es el trabajo que consume el mostrador.
Qotora AI lee la solicitud tal como llega (PDF, Excel, foto, texto o nota de voz), busca cada línea en su catálogo, aplica sus reglas de precio y le deja la cotización preparada. Una persona de su equipo la revisa antes de enviarla; Qotora nunca inventa un precio ni un margen y solo lee su sistema. El plan Counter cuesta 49 US$ el primer mes y después 149 US$ al mes, con la puesta en marcha incluida y 7 días de garantía de devolución.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar una cotización?
Como mínimo: quién cotiza y a quién, número y fecha, los productos con su descripción, unidad, cantidad y precio, el importe total con sus impuestos, la vigencia y las condiciones de pago y entrega. En distribución conviene añadir el nivel de cliente, las escalas por cantidad, el plazo de entrega de cada línea y los sustitutos.
¿Cuánto debe durar la vigencia de una cotización?
Depende de qué tan seguido cambian sus precios y de sus proveedores. Siete, quince o treinta días son plazos comunes; lo importante es escribir una fecha concreta («válida hasta el 30/01/2026») y no un “a la brevedad”.
¿Mejor en Excel o en Word?
Excel calcula por usted: importes, descuentos, impuestos y total. Word se ve bien pero le obliga a teclear los cálculos. Para una cotización con varias líneas, la hoja de cálculo se equivoca menos.
¿Puedo cambiar la tasa de IVA?
Sí. La tasa es una celda amarilla editable. La que trae el archivo (16%) es solo un ejemplo: escriba la que corresponda a su país y a sus productos.
¿Este formato tiene valor fiscal o legal?
Es un formato comercial. Los datos que debe llevar una cotización o una factura, y su valor jurídico, dependen de cada país: confírmelos con su contador o asesor.
¿Funciona en Google Hojas de cálculo o en LibreOffice?
Está hecho para Excel. Como usa solo fórmulas habituales (SUMA, BUSCARV, REDONDEAR), debería abrirse también en LibreOffice y en Google Hojas de cálculo.