GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Orden de compra: qué lleva, formato y relación con la cotización
Una orden de compra (OC) es el documento con el que un comprador le pide a un proveedor que le entregue unos productos, a unos precios y con unas condiciones. Cuando usted es el distribuidor, la OC es el pedido formal de su cliente: el papel que demuestra que aceptó su cotización y que le autoriza a preparar la entrega.
Esta guía explica qué es una orden de compra, qué campos lleva, dónde encaja entre la cotización y la factura, y qué conviene revisar cuando una llega a su mostrador, sea un PDF bien hecho, una hoja escaneada o la foto de un papel. Al final verá cómo ayuda Qotora AI a leerla.
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Qué es una orden de compra
La orden de compra la emite el comprador, no el vendedor. Es el pedido formal de compra: dice qué se quiere, cuánto, a qué precio, dónde y cuándo debe llegar, y cómo se va a pagar. Muchas empresas, sobre todo las medianas y las grandes, no aceptan una entrega ni pagan una factura que no venga respaldada por una OC con su propio número.
No hay que confundirla con otros documentos con los que comparte datos. La cotización la emite usted, y es una oferta de precio. La factura la emite usted también, y es el cobro. La orden de compra está en medio: es la aceptación del cliente, por escrito, de lo que usted ofreció.
El nombre cambia según el país. En México y Colombia se dice orden de compra, o simplemente OC. En Argentina también se usa orden de compra y, entre empresas pequeñas, nota de pedido. En España se habla de pedido de compra u orden de compra, y el pedido a un proveedor suele llamarse simplemente pedido.
Dónde encaja en el proceso de venta
En una venta entre empresas, los documentos se suceden casi siempre en el mismo orden. La orden de compra es el tercero.
| Documento | Quién lo emite | Qué dice |
|---|---|---|
| 1. Solicitud de cotización | El cliente | Qué necesita y en qué cantidades |
| 2. Cotización (presupuesto) | El distribuidor | Qué ofrece, a qué precio y hasta cuándo |
| 3. Orden de compra | El cliente | Qué compra, a qué precio, dónde y cuándo se entrega |
| 4. Remisión (albarán, remito) | El distribuidor | Lo que realmente se entregó |
| 5. Factura | El distribuidor | El cobro y el registro fiscal de la venta |
En el paso 4: remisión en México y Colombia, remito en Argentina, albarán en España.
Si la cotización es correcta y la orden de compra la repite sin cambios, el pedido es casi automático: se prepara, se entrega y se factura. El trabajo difícil aparece cuando la OC y la cotización no coinciden, y eso pasa más de lo que parece.
Qué lleva una orden de compra: el formato
No existe un formato único. Cada empresa tiene el suyo, pero una orden de compra completa suele incluir estos campos. Si usted también compra a proveedores, puede usar la misma lista para redactar las suyas.
| Campo | Qué debe decir | Por qué importa |
|---|---|---|
| Número de OC | Un identificador único del comprador | Se cita en la entrega y en la factura |
| Fecha de emisión | El día en que se emite la orden | Marca la vigencia de los precios |
| Datos del comprador | Razón social, identificación fiscal y dirección de facturación | Para facturar a nombre correcto |
| Datos del proveedor | Su razón social y su identificación fiscal | Evita pedidos mal dirigidos |
| Referencia a la cotización | El número de su cotización y su fecha | Asegura que los precios son los acordados |
| Líneas de producto | Código, descripción, cantidad y unidad de cada artículo | Evita errores de producto y de unidad |
| Precio unitario e importe | El precio de cada línea y el total | Permite comprobarlo contra su cotización |
| Impuestos y total | Subtotal, impuesto aplicable y total | Cuadra con la factura |
| Lugar y fecha de entrega | Dirección de la obra o del almacén y fecha requerida | Fija el plazo que usted debe cumplir |
| Condiciones de pago | Contado, crédito a 15, 30 o 60 días, anticipo | Define cuándo cobra |
| Contacto y autorización | Quién la emite, quién la firma o aprueba | Demuestra que el pedido es válido |
Un ejemplo de orden de compra, línea por línea
Un cliente de seguridad industrial envía la orden de compra OC-4521 por equipo de protección. Antes de preparar el pedido, usted la compara con la cotización que le había enviado. La tabla muestra lo que dice la OC y lo que usted había cotizado.
Lo que dice la orden de compra
- OC-4521 · fecha 12/01/2026
- Referencia: cotización C-0388
- Entrega: 20/01/2026, almacén central
- Pago: crédito a 30 días
Lo que usted comprueba
| Descripción / código | Cant. | Precio en la OC | Precio cotizado | Importe según la OC |
|---|---|---|---|---|
| Casco de seguridad clase E, blanco — CAS-E-B | 40 | $96.00 | $96.00 | $3,840.00 |
| Chaleco reflejante — CHA-R | 40 | $85.00 | $85.00 | $3,400.00 |
| Lentes de seguridad claros — LEN-C | 100 | $19.50 | $21.00 (difiere) | $1,950.00 |
| Guantes de nitrilo, caja de 100 — GUA-N100 | 12 | $168.00 | $168.00 | $2,016.00 |
| Total de la OC antes de IVA (ejemplo) | $11,206.00 | |||
Ilustración con productos, precios y números de documento de ejemplo, en pesos mexicanos. Los importes de la última columna son cantidad por precio de la OC.
Tres líneas coinciden y una no: los lentes figuran en la OC a $19.50 y usted los había cotizado a $21.00. La diferencia es de $1.50 por pieza, que en 100 piezas son $150.00. Antes de preparar el pedido hay que decidir: respetar el precio de la OC o pedirle al cliente que la corrija. Lo que no conviene es dejarlo pasar, porque la factura saldría con una cifra y la cotización diría otra.
Qué revisar cuando le llega una orden de compra
- El número de la cotización y su vigencia. Si la OC cita una cotización vencida, confirme el precio antes de entregar.
- Los precios. Compárelos línea por línea con lo que usted cotizó, incluidos descuentos por nivel y por cantidad.
- Las referencias y las unidades. El cliente puede usar su propio código, o pedir “10 cajas” donde usted vende “1000 piezas”.
- Las cantidades frente a sus existencias. Una línea sin existencia necesita un plazo o un sustituto aprobado.
- El lugar y la fecha de entrega. ¿Puede cumplirlos con todos los artículos o hay que dividir la entrega?
- Las condiciones de pago y los datos de facturación. Un error aquí aparece más tarde, en la factura.
- La autorización. Compruebe que la OC está firmada o aprobada por quien corresponde.
Los problemas más comunes y cómo evitarlos
- La OC llega en un formato incómodo: un PDF escaneado torcido, una foto del papel o un Excel con columnas propias. Cuanto más difícil es leerla, más tarda el pedido en salir.
- La OC usa descripciones o códigos que no son los de su catálogo y hay que encontrar a mano cada equivalencia.
- La OC cita un precio de una cotización anterior y los costos ya cambiaron.
- La OC cambia cantidades o añade líneas que no estaban en la cotización, sin avisar.
- La entrega se pide en varias fechas y la OC no dice qué va primero.
La mejor defensa es una cotización precisa: con unidades, vigencia y plazos de entrega claros, la OC suele repetirla sin sorpresas. El formato de cotización para distribuidores de esta web incluye esos campos.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
Un formato en Excel con vigencia, plazos, escalas y sustitutos.
Cómo ayuda Qotora AI cuando llega una orden de compra
Cuando la orden de compra llega como PDF, escaneada, como Excel o como foto, alguien de su equipo tiene que transcribirla a su sistema. Qotora AI puede leerla: una persona la carga, Qotora busca cada línea en su catálogo, aplica sus reglas de precio y le deja las líneas preparadas con sus códigos y sus precios actuales, para que usted las compare con lo que el cliente escribió.
Qotora prepara; la decisión sigue siendo de una persona. Si una línea es ambigua, la marca con una pregunta en lugar de adivinar; no acepta ni rechaza la orden por su cuenta, no inventa precios ni márgenes y solo lee su sistema, nunca escribe en su software de gestión.
- Cotización desde PDF: de la solicitud al borrador
Cómo Qotora lee un PDF, nativo o escaneado, y lo deja en líneas para revisar.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de compra?
Es el documento con el que un comprador pide a un proveedor unos productos, a unos precios y con unas condiciones concretas. Para el distribuidor es el pedido formal del cliente, y suele llegar después de enviar una cotización.
¿Quién emite la orden de compra, el comprador o el vendedor?
El comprador. El vendedor emite la cotización y, más tarde, la remisión y la factura. Si usted compra a sus proveedores, entonces la orden de compra la emite usted.
¿Una orden de compra es lo mismo que una cotización?
No. La cotización es la oferta del vendedor; la orden de compra es la aceptación del comprador, con el pedido concreto. Se parecen porque repiten productos y precios, pero las emiten partes distintas y tienen funciones distintas.
¿Es obligatorio emitir una orden de compra?
En general no es una obligación legal, sino una práctica de control interno: muchas empresas la exigen para autorizar un gasto y para pagar la factura. Si su cliente la exige para pagar, conviene no entregar sin ella.
¿Qué hago si el precio de la orden de compra no coincide con mi cotización?
Antes de entregar, avise al cliente y acuerden cuál vale. Si acepta el precio de la OC, déjelo por escrito; si no, pídale que la corrija. Entregar y discutir después es más lento y deja la factura sin respaldo.
¿Qué diferencia hay entre una orden de compra y una factura?
La orden de compra la emite el cliente antes de recibir nada y dice lo que quiere comprar. La factura la emite el proveedor después de entregar y es el cobro con valor fiscal. Los datos de ambas deberían cuadrar.
¿Puede Qotora AI procesar una orden de compra?
Puede leerla si una persona de su equipo la carga (PDF, escaneada, Excel o foto), buscar cada línea en su catálogo y aplicar sus reglas de precio. Usted revisa y decide; Qotora no acepta ni rechaza pedidos, y nunca escribe en su software de gestión.