DEL EXCEL DEL CLIENTE A LA COTIZACIÓN
Cotización desde un Excel del cliente
Un residente de obra le envía una hoja de Excel de 120 filas: las columnas en el orden que le salió, descripciones abreviadas, una columna de “observaciones” con medio pedido escrito a mano y cantidades en unidades que no son las suyas. Para cotizarla, alguien tiene que ir fila por fila.
Qotora AI lee la hoja tal como llega, relaciona cada fila con su catálogo, aplica sus reglas de precio y le deja un borrador de cotización. Una persona de su equipo lo revisa antes de enviarlo: ni el precio ni el producto los decide la máquina por su cuenta.
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Qué ocurre con el Excel de su cliente
- Una persona de su equipo carga el archivo en Qotora, tal como lo envió el cliente. No hace falta darle una plantilla ni pedirle que ordene nada.
- Qotora busca en cada fila la descripción, la cantidad y la unidad, aunque las columnas lleven otros títulos o estén en otro orden.
- Relaciona cada fila con un producto de su catálogo, con sus códigos, y aplica el precio del cliente, sus márgenes y sus descuentos. Los precios salen de su software de gestión o de su catálogo; Qotora nunca inventa un precio ni un margen.
- Las filas que no puede relacionar con seguridad se marcan con una pregunta, para que usted las revise.
- Usted revisa el borrador línea por línea y lo envía. Nada sale de forma automática.
Lo que dice la hoja del cliente (descripción | cantidad)
- Varilla corr. 3/8" x 12 m | 200 pza
- Cemento gris 50 kg | 80 bulto
- Alambre recocido | 25 kg
- Block hueco 15x20x40 | 1500 pza
La cotización, lista para revisar
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Varilla corrugada 3/8 pulg × 12 m — VAR-38-12 | 200 | $172.00 | $34,400.00 |
| Cemento gris, bulto de 50 kg — CEM-G50 | 80 | $238.00 | $19,040.00 |
| Alambre recocido, por kg — ALR-KG | 25 | $31.50 | $787.50 |
| Block hueco 15 × 20 × 40 cm — BLK-15 | 1500 | $17.80 | $26,700.00 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $80,927.50 | ||
Ilustración con productos y precios de ejemplo, en pesos mexicanos. En su cuenta, los códigos y los precios salen de su catálogo y de sus reglas de precio, y una persona de su equipo revisa la cotización antes de enviarla.
Lo que complica un Excel de cliente y cómo se trata
Un Excel de un cliente no está pensado para su sistema: está pensado para quien lo escribió. Estas son las dificultades más habituales y qué hace Qotora con cada una.
| Dificultad | Qué hace Qotora |
|---|---|
| Abreviaturas (“varilla corr.”, “cto gris”) | Las busca en su catálogo y muestra el producto que encontró, con su código. |
| Unidades distintas a las suyas (“bulto”, “millar”, “caja”) | Aplica sus presentaciones de venta; cuando la unidad no está clara, lo pregunta. |
| Descripciones ambiguas (“tubo de 2”) | Marca la línea con una pregunta precisa (¿de qué material y qué medida?) en lugar de adivinar. |
| Productos que no tiene | La fila queda marcada para que usted decida: sustituto, plazo o dejarla fuera. |
Qué revisa usted antes de enviar
- Que cada fila del cliente tenga su línea en la cotización y que el producto sea el que pidió.
- Las líneas marcadas: las que Qotora no pudo relacionar con seguridad, con su pregunta.
- Las cantidades y las unidades, sobre todo cuando el cliente usa “bulto”, “juego” o “caja” sin decir de cuántas piezas.
- Los precios, descuentos y plazos de entrega, que son los de sus reglas.
Otros formatos de solicitud
El Excel es uno de los formatos con que sus clientes le piden precios. Qotora lee también los otros, y su equipo no tiene que aprender un procedimiento distinto para cada uno.
- Cotización desde PDF: de la solicitud al borrador
Requisiciones y órdenes de compra en PDF, nativas o escaneadas.
- Cotización desde la foto de una lista escrita a mano
La lista escrita a mano, fotografiada con el celular.
- Cotización desde una nota de voz o un mensaje | Qotora AI
Un mensaje de texto o una nota de voz del cliente.
Cuánto cuesta y cómo empezar
El plan Counter cuesta 49 US$ el primer mes y después 149 US$ al mes, con hasta 150 cotizaciones enviadas al mes y usuarios ilimitados. La puesta en marcha está incluida: nuestro equipo conecta Qotora a su programa de gestión o importa su catálogo, sus existencias y sus precios. Tiene 7 días de garantía de devolución desde la primera cotización que envíe con Qotora.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de Excel puede leer?
Las hojas de cálculo que le envían sus clientes, con las columnas en el orden en que lleguen y con descripciones abreviadas. También archivos CSV. Lo que no se pueda interpretar con seguridad se marca para que una persona lo revise.
¿Mis clientes tienen que usar una plantilla mía?
No. Siguen enviando la hoja que ya usan; es su equipo quien la carga en Qotora. Si algún día quiere pedirles un formato, es una decisión suya, no un requisito.
¿Qué pasa con las filas que Qotora no encuentra en mi catálogo?
Quedan marcadas con una pregunta o como no encontradas. Usted decide si ofrece un sustituto, indica un plazo o la deja fuera. Qotora no sustituye un producto por otro por su cuenta.
¿Quién fija el precio de cada fila?
Usted. Los precios salen de su catálogo o de su software de gestión, y los márgenes, niveles de cliente y descuentos salen de las reglas que usted define. Qotora nunca inventa un precio ni un margen.
¿Cuánto tarda con una hoja de muchas filas?
Depende del tamaño de la hoja: una de pocas filas no se parece a una de cientos. No damos una cifra, y el tiempo que usted dedica a revisar el borrador no está incluido.
¿En qué idioma pueden estar las solicitudes de mis clientes?
Qotora está preparado para leer solicitudes escritas en inglés, francés, árabe y darija, incluso mezcladas en un mismo mensaje. Si las de sus clientes llegan en otro idioma, como el español, coméntelo en la consulta gratuita para saber qué esperar en su caso. La cotización que usted envía puede salir en español, francés o inglés, según el país de su espacio y sus ajustes.
¿Se escribe algo en mi software de gestión?
No. Qotora solo lee sus datos y nunca escribe en su software de gestión.