采购订单指南
采购订单模板：字段与如何转成报价
采购订单（purchase order，简称 PO）是买方发给卖方的正式订购文件：我要买什么，买多少，什么价格，什么时候要，送到哪里。对分销商来说，收到客户的 PO，意味着一笔生意从“报价”走进了“履约”。
可是客户发来的 PO，常常和您之前报的价对不上。本文说明 PO 里应该有哪些字段，它和报价单、送货单、发票是什么关系，收到 PO 之后该核对什么，并用一个例子演示怎样核对。本文是一般性的介绍，不构成法律或税务意见。
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采购订单是什么
采购订单由买方出具，是买方向卖方发出的订购文件。它不同于报价单：报价单是卖方在成交之前给出的价格和条件，客户可以接受，也可以不接受；PO 则是客户在接受报价之后（或者直接）发出的订单，是双方履约的依据。至于它的具体法律效力，取决于双方的条款和当地的法律。
不少客户（尤其是承包商和工厂）的财务，是凭 PO 编号来核对送货单和发票、安排付款的。所以 PO 上的每一个字段，对您后面的送货和收款都有影响。
从询价到收款：每份文件在什么位置
- 询价（RFQ）：买方问“这些货多少钱”。
- 报价单（quotation）：卖方回答价格、数量、有效期和条件。
- 采购订单（PO）：买方确认“就按这个买”。
- 送货单（delivery order，DO）：随货物交付，写明交了什么。
- 发票（invoice）：向买方收款。
不同的公司，顺序可能略有不同，但 PO 总是出现在报价之后、送货之前。
PO 里应该有哪些字段
| 字段 | 内容 | 分销商要核对什么 |
|---|---|---|
| PO 编号与日期 | 买方给这份订单的唯一编号 | 编号要写进您的送货单和发票，对账时才对得上 |
| 买方与收货信息 | 公司名称、地址、联系人、送货地址 | 送货地址是否与账户资料一致 |
| 引用的报价单 | 买方依据哪一份报价下的单 | 这份报价是否仍在有效期内 |
| 货号与描述 | 买方要的货品 | 是否是您目录里的货号，有没有被客户改写 |
| 数量与单位 | 数量，以及卷、箱、条等单位 | 单位与您的销售单位是否一致 |
| 单价与金额 | 买方认可的价格 | 与您报出的价格是否一致 |
| 币种与税 | 币种，以及是否含 GST / SST | 价格含税还是不含税 |
| 付款条件 | 账期（付款天数）、预付款等 | 与您给这位客户的条件是否一致 |
| 交货日期与方式 | 要求几时到，送货还是自提 | 这个交期您能否做到 |
| 授权签名 | 买方有权下单的人 | 是否由有权限的人签发 |
字段因公司而异。这是一份通用的清单，不构成法律意见。
收到客户的 PO 之后，核对什么
- PO 引用的报价单编号对不对，这份报价是否还在有效期内？
- 每一行的货号、数量、单位和单价，与报价是否一致？
- 付款条件、交货日期和送货地址是否写对？
- 含不含 GST / SST，是否与报价单的写法一致？
- 有没有缺货、需要替代品，或交期要调整的行？
| 项目 | 报价单 QT-1021 | 客户 PO | 结果 |
|---|---|---|---|
| 2.5mm² 电线，100 米/卷 | 10 卷 × RM 98.00 = RM 980.00 | 10 卷 × RM 95.00 = RM 950.00 | 单价不一致，需确认 |
| 32A 单极 MCB | 20 个 × RM 11.50 = RM 230.00 | 20 个 × RM 11.50 = RM 230.00 | 一致 |
| PVC 导管 20 mm，3 米/条 | 60 条 × RM 2.80 = RM 168.00 | 80 条 × RM 2.80 = RM 224.00 | 数量不一致，需确认 |
| 合计（未含税） | RM 1,378.00 | RM 1,404.00 | 相差 RM 26.00 |
示意：商品、编号和价格均为示例数据。
这张表里有两处不一致：电线的单价，客户写成了 RM 95.00，比您报的低 RM 3.00；导管的数量，从 60 条变成了 80 条。哪一种该接受、哪一种该更正，是商业判断，应当由您的团队和客户确认之后再处理。不要默默照单发货，也不要默默改掉客户的 PO。
自己做一份 PO 模板
如果您需要向自己的供应商出 PO，可以把上面的字段表复制到 Excel 里作为栏位。我们的报价单模板有相近的结构（编号、日期、对方公司、货号、数量、单价、税率、付款条件），也可以改成买方的版本来使用。
Qotora 如何处理客户的 PO
客户的 PO 常常以 PDF、Excel 或邮件的形式到达。在 Qotora 里，您可以把它当作一份询价放进来：Qotora 读出每一行，在您的商品目录里匹配货号，套用您的价格规则，把没有把握的行标出来，准备成一份待审核的草稿。
PO 上的价格和数量与您之前的报价是否一致，仍然需要您的团队对照原来的报价单来核对。Qotora 不会替您接受或修改 PO，也不会写入您的软件；订单仍由您在自己的系统里录入。
- PDF 转报价：把客户的 PDF 询价变成报价草稿
客户的 PDF 询价或 PO 如何变成报价草稿。
- Excel 转报价：客户表格变成报价草稿
客户的 Excel 表格如何变成报价草稿。
常见问题
采购订单（PO）和报价单有什么区别？
报价单是卖方在成交之前给出的价格和条件，客户可以接受，也可以不接受。PO 是买方发出的订购文件，通常在接受报价之后出具，是双方履约的依据。
PO 和发票有什么区别？
PO 是买方向卖方订货的文件；发票是卖方向买方收款的文件。先有 PO，送货之后才有发票。税务发票的法定内容因国家而异，请向会计师或税务机关确认。
收到的 PO 价格和我的报价不一样，怎么办？
先不要发货，也不要自己改 PO。联系客户确认：是客户记错了，还是您和客户另有约定。确认之后，请客户出一份更正的 PO，或书面确认变更，再安排发货。
客户没有 PO 就可以发货吗？
这取决于您与客户的约定和公司自己的规定。有的分销商对熟客接受口头或消息里的订单，但要求大额订单必须有 PO。请按您公司的规定处理。
PO 编号要写在送货单和发票上吗？
建议写。很多客户的财务要凭 PO 编号核对送货单、安排付款，送货单和发票上带着 PO 编号，对账会顺利得多。
Qotora 会写入我的软件吗？
不会。Qotora 对您的软件只读，不会写入。客户的订单仍由您在自己的系统里按原来的流程录入。