نموذج أمر شراء وعلاقته بعرض السعر

مسار الوثائق من الطلب إلى الفاتورة

1. طلب عرض سعر (RFQ) من المشتري.
2. عرض سعر من البائع.
3. أمر شراء من المشتري.
4. تجهيز البضاعة وسند التسليم (Delivery Note) مع التوصيل.
5. الفاتورة من البائع.

قد تختصر بعض الصفقات هذه الخطوات، لكن الترتيب يساعدكم على معرفة أين أنتم في كل صفقة. وقد يسبق هذه السلسلة «طلب شراء» داخلي عند المشتري لا ترونه أنتم أصلًا.

حقول أمر الشراء

كيف تراجعون أمر الشراء قبل التجهيز؟

1. قابلوا رقم عرض السعر وتاريخه، وتأكدوا أن مدة الصلاحية لم تنتهِ.
2. قابلوا كل بند مع عرضكم: الرمز والوصف والكمية والوحدة.
3. قابلوا الأسعار والخصومات والإجمالي.
4. تحققوا من موعد التسليم ومن المخزون.
5. قابلوا شروط الدفع.
6. عند أي فرق، اكتبوا للمشتري نقطة واضحة واطلبوا تأكيدًا مكتوبًا قبل التجهيز.

فروق شائعة بين أمر الشراء وعرض السعر

• كمية أكبر أو أقل من العرض، وقد يغيّر ذلك السعر إن كانت أسعاركم تتدرج بالكمية.
• صنف بديل كتبه المشتري برمزه هو لا برمزكم.
• سعر قديم بعد انتهاء صلاحية العرض.
• شروط دفع أو تسليم مختلفة عما عرضتموه.
• بنود إضافية لم تكن في العرض.

قاعدة عملية: لا تجهّزوا البضاعة قبل أن تتفقوا مع المشتري على الفروق كتابةً. وأما هل يُلزم أمر الشراء الطرفين وبأي شروط، فيختلف بحسب البلد والعقد، فاسألوا مختصًا عند الحاجة.

مثال: أمر شراء يتحول إلى بنود مراجَعة

كيف تسجّلون الفروق؟ مثال

حين تجدون فرقًا بين أمر الشراء وعرضكم، سجّلوه في جدول صغير تتبادلونه مع المشتري، بدل أن تتبادلوا رسائل متفرقة:

ماذا تفعلون بعد مراجعة الأمر؟

1. أكّدوا للمشتري استلام الأمر وتفاصيله بما فيها الموعد.
2. جهّزوا البضاعة بحسب الأمر المتفق عليه، لا بحسب نسخة قديمة من عرضكم.
3. أصدروا سند التسليم مع البضاعة، واكتبوا فيه رقم أمر الشراء.
4. أصدروا الفاتورة من برنامجكم المحاسبي، واكتبوا فيها رقم أمر الشراء أيضًا.
5. احفظوا العرض والأمر والسند والفاتورة معًا في ملف واحد للصفقة.

وإن كان التسليم على دفعات فاذكروا في كل سند ما سُلِّم وما بقي، حتى تتطابق الأرقام عند الفوترة.

وإن طلب العميل دون أمر شراء؟

يطلب كثير من العملاء بمكالمة أو رسالة قصيرة دون وثيقة رسمية، خصوصًا في الطلبات الصغيرة والعملاء القدامى. هذا شائع، لكنه يفتح باب الخلاف حين تختلف الذاكرة عن الواقع. فاطلبوا على الأقل تأكيدًا مكتوبًا يتضمن:

• رقم عرض السعر الذي يُبنى عليه الطلب.
• البنود والكميات التي يقصدها العميل.
• موعد التسليم وعنوانه.
• اسم من أمر بالشراء وصفته في شركته.

وحتى الطلبات الصغيرة يفيد فيها سطران مكتوبان يقولان ما اتفقتم عليه.

الطلبات المتكررة

بعض العملاء يشترون الأصناف نفسها كل شهر أو كل أسبوع، فيُصدرون أوامر متتابعة أو أمرًا واحدًا بتوريدات متعددة. في هذه الحالة اتفقوا معهم على أسعار ثابتة لمدة محددة، واكتبوا في كل أمر مرجع الاتفاق، وراجعوا الأسعار قبل انتهاء المدة. وتختلف تسميات هذه الأوامر وشروطها من شركة لأخرى، فاطلبوا من العميل أن يوضح ما يقصده بالضبط.

نموذج رسالة تأكيد استلام الأمر

وإن وجدتم فرقًا فاكتبوا في الرسالة ما ترونه مختلفًا بالأرقام، واطلبوا جوابًا مكتوبًا. هكذا يكون عندكم أثر مكتوب لما اتفقتم عليه قبل أن تبدؤوا التجهيز.

حين تصلكم أوامر الشراء بصيغ مختلفة

يصلكم أمر الشراء ملف PDF أو Excel أو صورة. وهنا يقرأ Qotora AI البنود ويبحث عن كل منها في كتالوجكم ويطبّق قواعد أسعاركم ويعلّم ما يحتاج إلى سؤال، ثم يراجع فريقكم النتيجة. وQotora يجهّز عروض الأسعار من الطلبات التي تصلكم. أما مقابلة أمر الشراء بعرضكم السابق والاتفاق على الفروق مع المشتري فتبقى لفريقكم. ولا يخرج شيء دون موافقة شخص من فريقكم، ولا يستبدل Qotora صنفًا بصنف آخر.

• من PDF العميل إلى عرض سعر للمراجعة | Qotora AI

  حين يصلكم أمر الشراء ملف PDF.

• من ملف Excel العميل إلى عرض سعر | Qotora AI

  حين يصلكم أمر الشراء جدول Excel.