من PDF العميل إلى عرض سعر للمراجعة

أي ملفات PDF يقرؤها؟

• ملفات PDF مصدَّرة من برنامج آخر: طلبات شراء وطلبات عروض أسعار وقوائم مواد، فيها جدول برقم الصنف والوصف والكمية والوحدة.
• جداول كميات من استشاري أو مقاول، ببنود كثيرة وصفحات متعددة.
• صفحات ممسوحة ضوئيًا: ورقة طلب مطبوعة مسحها العميل، أو صفحة صوّرها بالهاتف وحفظها ملف PDF.
• قوائم طويلة تتكرر في صفحاتها العناوين والتذييلات.
• رسائل وخطابات محفوظة بصيغة PDF تُوصف فيها الأصناف داخل النص.
• عدة ملفات في طلب واحد، مثل ملف PDF وصورة لصفحة أضيفت بخط اليد.

يُقرأ الملف كما هو لا كنص منسوخ منه، فتدخل في القراءة طريقة ترتيبه: الأعمدة والجداول وتسلسل الصفحات. ويقبل الطلب الواحد حتى 20 ملفًا، حجم كل منها حتى 20 ميغابايت.

ماذا يحدث للملف، خطوة بخطوة؟

1. يضع أحد موظفيكم الملف في طلب جديد كما وصلكم، دون إعادة ترتيب أو تحويل. ويُحفظ الأصل أولًا، فإن حدث خطأ بقي الملف موجودًا.
2. يستخرج Qotora البنود. لكل صنف طلبه العميل يحتفظ بكلامه كما كُتب، وبالكمية والوحدة كما كُتبتا. ولا يحوّل وحدات ولا يضع سعرًا ولا يخترع كمية غير موجودة في الصفحة.
3. كل ما ليس صنفًا يُحفظ ملاحظة: التحية، وعنوان التسليم، وموعد التسليم، وشروط الدفع. لا شيء منه يصير بندًا، ولا يُعلَّم الطلب «عاجلًا» إلا إذا قال العميل ذلك.
4. يُبحث عن كل بند في كتالوجكم: أولًا عن مطابقة مباشرة برقم صنف أو بعبارات سبق أن طابقها فريقكم، ثم عن بحث أضيق بحسب ما يقوله البند. وحين يناسب أكثر من صنف يختار شخص.
5. تُطبَّق الكميات والأسعار من قواعدكم. قواعد التعبئة تحوّل «علبتين» إلى وحدة البيع عندكم، وفئة العميل وخصوماتكم وهوامشكم تحدد السعر. والسعر المطبوع في ملف العميل هو رقم العميل نفسه؛ أما السعر في عرضكم فيأتي من كتالوجكم وقواعدكم.
6. يراجع شخص من فريقكم. يفتح عرض السعر بقائمة مراجعة قبل الإرسال، ويظهر بجانب كل بند ما قُرئ في الملف. ولا يخرج شيء حتى يرسله شخص.

ما الذي قد يخطئ، وماذا يفعل Qotora؟

ملفات PDF الحقيقية غير مرتبة. هذا ما يسأل عنه مدير كاونتر حذر، وهذه هي الأجوبة:

المدة، وما يبقى بين أيديكم

تختلف المدة بحسب الملف: الطلب القصير أسرع من ملف PDF طويل كثير الصفحات، ولا نذكر مدة لملف طويل. ووقت مراجعة فريقكم يُضاف إليها.

• كتالوجكم ومخزونكم: تُطابَق البنود مع أصنافكم أنتم.
• قواعد أسعاركم: الفئات والخصومات والهوامش هي التي تضعونها، ولا يخترع Qotora سعرًا ولا هامشًا.
• قراءة فقط من نظامكم: لا يكتب Qotora في البرنامج الذي تستعملونه.
• القرار لإنسان: يُراجَع كل عرض سعر قبل إرساله، ولا يوجد إرسال تلقائي.
• حين لا يتأكد Qotora من بند يسأل، ولا يستبدل صنفًا بصنف آخر.

تبدأ خطة Counter بـ49 دولارًا أمريكيًا للشهر الأول، ثم 149 دولارًا شهريًا، لما يصل إلى 150 عرض سعر مرسل في الشهر ومستخدمين بلا حدود. التهيئة مشمولة: يربط فريقنا Qotora ببرنامجكم أو يستورد كتالوجكم ومخزونكم وأسعاركم، ولكم ضمان استرداد المبلغ خلال 7 أيام من أول عرض سعر ترسلونه.