把 PDF 询价变成报价
PDF 转报价：把客户的 PDF 询价变成报价草稿
PDF 是客户发来询价的常见方式：采购部发来的材料申请单，承包商从图纸或工程量清单（BOQ）里摘出来的材料表，或者另一家公司的采购订单（PO）。它们的格式各不相同，有的是电脑生成的，有的是扫描件，更多的是几页表格夹着备注的文件。
Qotora AI 读取这份 PDF，在您自己的商品目录里匹配每一行，按您的价格规则准备成一份报价草稿，把没有把握的行标出来，交给您团队里的人审核。审核通过，才会发送。
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常见的 PDF 询价长什么样
- 采购申请单（Material Request）：编号、日期、项目名称，后面是一张料表。
- 承包商整理的材料清单：从 BOQ 里摘出来的一部分，品名和规格往往写得很简略。
- 客户的采购订单（PO）：已经带有数量，甚至单价，需要您核对。
- 扫描件：纸质单据扫描成的 PDF，没有可以选中的文字。
- 混合文件：几页表格加一些备注，比如“quote including delivery”。
PDF 如何变成报价草稿
- 把 PDF 放进 Qotora，不用先转成 Excel，也不必先整理。
- Qotora 读出每一行的品名、数量和单位；每一行都可以回到客户的原文去核对。
- 在您的商品目录里匹配，用的是您的货号；有歧义的行会被标出来，并附上一个具体的问题。
- 套用价格规则：客户等级、折扣和加价来自您设定的规则，每一个价格都来自您自己的商品目录或您现在使用的软件。
- 审核后发送：您团队里的人逐行核对，再发给客户。
客户 PDF（Material Request）里的几行
- UPVC pipe 4" x 3 m — 20 lengths
- UPVC elbow 90° 4" — 12 pcs
- PVC solvent cement 500 ml — 6 cans
- Brass ball valve 1" — 6 pcs
待审核的报价草稿
| 品名 / 货号 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|
| UPVC drain pipe 4 in × 3 m — PVC-P4-3M | 20 lengths | RM 38.50 | RM 770.00 |
| UPVC elbow 90° 4 in — PVC-E90-4 | 12 pcs | RM 9.20 | RM 110.40 |
| PVC solvent cement 500 ml — PVC-GLUE-500 | 6 cans | RM 14.80 | RM 88.80 |
| Brass ball valve 1 in — BV-BR-25 | 6 pcs | RM 46.00 | RM 276.00 |
| 合计（示例，未含税） | RM 1,245.20 | ||
示意：询价内容、商品、货号和价格均为示例数据。在您自己的账户里，货号与价格来自您的商品目录和价格规则，报价由您团队里的人审核后才会发送。
哪些地方会被标出来，让人来看
- 货号不明：“ball valve 1 in”可能是铜的、不锈钢的，也可能是 PVC 的。
- 单位不明：“paint 5 pails”，是 5 升的桶，还是 18 升的桶？
- 扫描不清：数字模糊，或手写批注盖住了印刷的字。
- 库存不够，或者需要给客户推荐替代品。
- 没有价格规则的行：目录里找不到价格依据的行，不会被悄悄填上一个数字，而是等您决定。
我们不承诺什么
- 不承诺每一行都读对，所以审核这一步始终保留；把握不大的行会被标出来。
- 用时取决于文件的长短和清晰程度：很长的 PDF 和扫描件会更久，您审核的时间不计算在内。
- 不会把报价自动发给客户，也不会写入您的软件。
- 中文内容暂未列入支持范围：目前列为支持的询价语言是英语、法语、阿拉伯语和摩洛哥方言 Darija。
- Excel 转报价：客户表格变成报价草稿
客户发来的是 Excel 表格。
- 照片转报价：手写清单变成报价草稿
客户发来的是手写清单的照片。
- 语音与文字转报价：客户消息变成报价草稿 | Qotora AI
客户发来的是语音消息或文字消息。
常见问题
扫描的 PDF 也能读吗？
可以尝试读取。扫描质量差、字太小或有手写批注时，读不准的行会被标出来，由您的团队核对。
我需要先把 PDF 转成 Excel 吗？
不需要。直接把 PDF 放进 Qotora 即可。
一份询价可以放几个文件吗？
可以，一份询价可以包含多个文件，例如一份 PDF 加上手写补充页的照片。
PDF 里混着几种语言怎么办？
Qotora 读取英语、法语、阿拉伯语和摩洛哥方言 Darija 的内容，包括同一份文件里混用这些语言。中文内容暂未列入支持范围。
客户的采购订单（PO）也可以这样处理吗？
可以。您把客户的 PO 当作一份询价放进来，Qotora 在您的目录里匹配每一行并套用您的价格，准备成待审核的草稿。PO 上的价格和数量是否与您之前报的一致，仍需要您对照原来的报价单核对。
会用客户 PDF 上写的价格吗？
不会。客户 PDF 上的价格是客户自己的数字。您的报价用的是您的商品目录和价格规则。
PDF 很长怎么办？
更长的文件需要更长的处理时间，也会有更多行需要核对。我们不对页数或行数作公开承诺。
报价会不会自动发给客户？
不会。每份报价发送前，都要由您团队里的人审核。