POUR LES DEMANDES REÇUES EN PDF, NATIF OU SCANNÉ
Transformer le PDF d’un client en devis à relire
Le PDF d’un client peut être une demande de prix, un bon de commande, une nomenclature de matériel ou la page scannée d’un carnet. Qotora AI lit ce PDF (texte natif ou scan), en extrait les lignes d’articles, les retrouve dans votre catalogue, applique vos prix et prépare un devis qu’une personne de votre équipe relit avant l’envoi.
Les lignes que Qotora ne lit pas avec assez de certitude, ou qui ne correspondent à rien dans votre catalogue, vous sont signalées : il ne les invente pas.
Mis à jour le
Quatre sortes de PDF que vous recevez
- La demande de prix : une liste d’articles et de quantités, rédigée par le client dans un traitement de texte.
- Le bon de commande ou la demande d’achat d’un client industriel : ses références à lui, ses désignations, parfois un numéro de commande.
- La nomenclature : la liste de matériel d’un bureau d’études, souvent sur plusieurs pages.
- Le scan : une feuille manuscrite ou imprimée passée au scanner du chantier ou du bureau.
Qotora lit les PDF natifs, dont le texte est sélectionnable, comme les PDF scannés, qui ne sont qu’une image. Dans les deux cas, vous gardez le PDF d’origine à côté du devis pour comparer.
Ce qui se passe quand vous déposez le PDF
- Qotora lit le document et en extrait les lignes de la demande : désignation, quantité, unité, référence du client quand il y en a une, remarque.
- Chaque ligne est rapprochée de votre catalogue : par référence exacte, par une correspondance déjà enregistrée, puis par les caractéristiques de l’article (famille, dimension, matière, marque).
- Les quantités sont converties selon vos règles de conditionnement : « 2 rouleaux » deviennent 200 m si votre fiche indique qu’un rouleau fait 100 m, et la quantité d’origine reste visible.
- Vos prix sont appliqués : tarif du client, remises, paliers. Ils viennent de votre logiciel ou de votre catalogue ; Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
- Les lignes douteuses sont signalées avec la question à poser. Une personne de votre équipe relit, corrige, puis envoie le devis.
Ce que contient le PDF du client (référence client · désignation · quantité)
- M-2214 · Courroie SPZ 1000 · 8
- M-0871 · Graisse multi-usage 400 g · 12
- M-1530 · Gants nitrile T9 · 30 paires
- M-0412 · Foret HSS 10 mm · 4
Le devis, prêt à vérifier
| Désignation / référence | Qté | Prix unitaire HT | Total ligne HT |
|---|---|---|---|
| Courroie trapézoïdale SPZ 1000 — COU-SPZ1000 | 8 | 6,40 € | 51,20 € |
| Graisse multi-usage, cartouche 400 g — GRA-MU-400 | 12 | 4,80 € | 57,60 € |
| Gants de manutention enduits nitrile, taille 9, la paire — GAN-NIT-9 | 30 | 1,90 € | 57,00 € |
| Foret HSS Ø10 — FOR-HSS-10 | 4 | 3,90 € | 15,60 € |
| Total HT (exemple) | 181,40 € | ||
Illustration avec des produits et des prix d’exemple. Les références du client (M-2214…) ne sont pas les vôtres : Qotora retrouve vos références à partir des désignations. Dans votre compte, les références et les prix viennent de votre catalogue et de vos règles de prix, et une personne de votre équipe vérifie le devis avant l’envoi.
Scan penché, tableau sur plusieurs pages, longue liste
Un scan net et bien droit se lit plus sûrement qu’une page penchée, ombrée ou photographiée de biais. Quand la qualité baisse, Qotora signale davantage de lignes plutôt que de deviner : une ligne lue avec trop peu de certitude passe en orange, avec le PDF d’origine à côté pour que votre équipe vérifie.
Les listes longues sont prévues : une demande peut compter des dizaines de lignes et plusieurs fichiers. Elles demandent simplement plus de temps qu’un message court.
Ce qui est signalé à une personne
- Une ligne qui peut correspondre à plusieurs articles de votre catalogue.
- Une référence ou une désignation illisible, ou lue avec trop peu de certitude.
- Une quantité ou une unité manquante.
- Un article introuvable dans votre catalogue.
- Un article en rupture, avec un équivalent proposé mais jamais substitué sans votre accord.
Ce que nous ne promettons pas
- De tirer un métré d’un plan : Qotora lit des lignes d’articles, il ne mesure pas un dessin.
- Une durée fixe pour un long PDF : la préparation d’une demande courante prend de quelques secondes à moins d’une minute, un long document demande davantage, et le temps de relecture n’est pas compris.
- Un envoi sans relecture : il n’existe aucun envoi automatique.
- Une écriture dans votre logiciel de gestion : Qotora le lit, et n’y écrit jamais.
Démarrer
La formule Comptoir coûte 49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois, pour 150 devis envoyés par mois au maximum et des utilisateurs illimités. La mise en place est incluse : notre équipe connecte Qotora à votre logiciel ou importe votre catalogue, vos stocks et vos tarifs. Une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours court à partir du premier devis envoyé avec Qotora.
Les formules Équipe (349 $ US par mois, jusqu’à 500 devis envoyés) et Réseau (799 $ US par mois, jusqu’à 2 000 devis envoyés) couvrent les volumes plus élevés.
Questions fréquentes
Qotora lit-il un PDF scanné ?
Oui. Il lit les PDF natifs et les PDF scannés. Plus le scan est net et droit, moins il y a de lignes à confirmer ; les lignes lues avec trop peu de certitude vous sont signalées, avec le PDF d’origine à côté.
Peut-il traiter le bon de commande ou la demande d’achat d’un client ?
Oui. Il en extrait les lignes, les rapproche de vos références et prépare un devis à relire. Les références du client ne sont pas les vôtres : Qotora s’appuie sur les désignations et sur les correspondances que votre équipe a déjà corrigées.
Que se passe-t-il avec un PDF de plusieurs centaines de lignes ?
Il demande plus de temps qu’un message court, et nous ne donnons pas de durée chiffrée pour les longs documents. Les lignes sûres sont en vert, celles à confirmer en orange : vous relisez d’abord les oranges.
Le PDF du client est-il conservé ?
Oui. Le document d’origine n’est pas modifié et reste consultable à côté de chaque ligne du devis, pendant la durée de conservation fixée avec votre entreprise.
Est-ce compatible avec mon logiciel de gestion ?
Oui. Qotora fonctionne avec le logiciel que vous utilisez déjà, quel qu’il soit : notre équipe le connecte en lecture seule, ou importe votre catalogue, vos stocks et vos tarifs. Il n’écrit jamais dans votre logiciel.
Qui valide le devis avant l’envoi ?
Une personne de votre équipe. Chaque devis est relu avant l’envoi, et il n’existe aucun envoi automatique.