Le fichier Excel du client en devis à relire

Ce que contiennent vraiment les fichiers Excel des clients

Un tableur de client est rarement construit pour vous. Il a été fait pour que le conducteur de travaux s’y retrouve, pas pour qu’un comptoir le chiffre.

• Des colonnes dans un ordre libre : désignation, quantité, unité, parfois une référence du client ou d’un autre fournisseur.
• Des lignes qui ne sont pas des articles : titres de lots, sous-totaux, lignes vides, remarques.
• Des unités mélangées : mètres, pièces, rouleaux, « lot », « ens. ».
• Des désignations abrégées : « Té laiton 3/4 », « Coude 90 PER 16 ».
• Des centaines de lignes, parfois réparties sur plusieurs fichiers pour un même chantier.

Ce qui se passe quand vous déposez le fichier

1. Qotora lit le fichier et en extrait les lignes de la demande : désignation, quantité, unité et remarque du client. Plusieurs fichiers peuvent former une seule demande.
2. Chaque ligne est rapprochée de votre catalogue : par référence ou code-barres quand il y en a un, par une correspondance déjà enregistrée (une correction faite auparavant), puis par les caractéristiques de l’article (famille, dimension, calibre, marque).
3. Les quantités sont converties selon vos règles de conditionnement : 50 colliers demandés, vendus par sachet de 10, deviennent 5 sachets, et la quantité d’origine reste visible.
4. Vos prix sont appliqués : tarif du client, remise de la famille, palier de quantité. Ils viennent de votre logiciel ou de votre catalogue ; Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
5. Les lignes douteuses sont signalées avec la question à poser. Une personne relit, corrige si besoin, puis envoie.

Ce qui est signalé à une personne

• Une ligne qui peut correspondre à plusieurs articles (la vanne femelle/femelle ou mâle/femelle).
• Une quantité ou une unité absente, ou qui ne tient pas.
• Un article introuvable dans votre catalogue.
• Un article en rupture, avec un équivalent proposé mais jamais substitué sans votre accord.
• Une ligne lue avec trop peu de certitude.

Quand Qotora hésite, il ne choisit pas à votre place : la ligne passe en orange avec la question à poser, et votre équipe tranche. Les corrections sont mémorisées pour les demandes suivantes.

Ce que nous ne promettons pas

• Qu’un fichier flou sera lu sans question : plus la demande est vague, plus il y a de lignes à confirmer.
• Un temps précis pour un gros fichier : pour une demande courante, la préparation prend de quelques secondes à moins d’une minute ; un fichier de plusieurs centaines de lignes demande davantage, et votre temps de relecture n’est pas compris.
• Un envoi sans relecture : il n’existe aucun envoi automatique.
• Une écriture dans votre logiciel de gestion : Qotora le lit, et n’y écrit jamais.

Après la relecture

Le devis est préparé dans votre modèle de document, avec votre numérotation, puis envoyé par votre équipe, par e-mail ou par un lien à partager. Le fichier d’origine du client n’est pas modifié : il reste consultable à côté du devis, pendant la durée de conservation fixée avec votre entreprise.

Démarrer

La formule Comptoir coûte 49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois, pour 150 devis envoyés par mois au maximum et des utilisateurs illimités. La mise en place est incluse : notre équipe connecte Qotora à votre logiciel ou importe votre catalogue, vos stocks et vos tarifs. Une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours court à partir du premier devis envoyé avec Qotora.

Les formules Équipe (349 $ US par mois, jusqu’à 500 devis envoyés) et Réseau (799 $ US par mois, jusqu’à 2 000 devis envoyés) couvrent les volumes plus élevés.