من ملف Excel العميل إلى عرض سعر

ما الجداول التي تصلكم؟

• قوائم احتياجات بأعمدة العميل: رقم الصنف ووصف وكمية ووحدة وملاحظات.
• جداول كميات لمشروع، ببنود كثيرة وأوراق متعددة.
• ملفات فيها أرقام أصناف العميل أو أرقام قديمة من مورّد آخر.
• ملفات CSV مصدَّرة من برنامج العميل.
• ملفات فيها صفوف عناوين ومجاميع بين البنود.

تختلف الأعمدة من عميل لآخر، ولهذا يصعب تحويلها بقواعد ثابتة. المهم هو مطابقة كل صف مع الصنف الصحيح عندكم.

ماذا يحدث للجدول، خطوة بخطوة؟

1. يضع موظفكم الملف في طلب جديد كما وصلكم، دون إعادة ترتيب الأعمدة. يقرأ Qotora ملفات Excel (xlsx) وCSV، ويُحفظ الأصل أولًا ليبقى جدول العميل موجودًا للمقارنة.
2. تُقرأ الخلايا مباشرة لا كصورة. فتح الملف عملية برمجية لا تعتمد على الذكاء الاصطناعي: الرقم في الخلية هو الرقم الذي ترونه، دون أخطاء في قراءة الأرقام. صف العناوين الفرنسي أو الإنجليزي في أول ثلاثة صفوف (مثل Description وQty وUnit) يُتعرَّف عليه ويُتجاوز.
3. يصير كل صف سطرًا واحدًا من النص، بخلاياه مرتبة، فيُقرأ كما كان العميل سيكتبه في رسالة: «Hex bolt 1/2-13 x 3 GR5 zinc | 200 | EA». ويدخل السطر عمود رقم صنف العميل وعمود الوصف معًا.
4. ثم يقرأ Qotora هذه الأسطر كما يقرأ أي طلب: يبقى كلام العميل وكميته ووحدته كما كُتبت، ولا يُحوَّل شيء ولا يُسعَّر ولا يُخترع في هذه المرحلة.
5. يُبحث عن كل بند في كتالوجكم: أولًا عن مطابقة مباشرة برقم صنف أو بعبارات سبق أن طابقها فريقكم، ثم عن بحث أضيق بحسب ما يقوله السطر. وحين يناسب أكثر من صنف يختار شخص.
6. تُطبَّق قواعد التعبئة وقواعد الأسعار، ثم يراجع شخص. ويخرج العرض على قالبكم، ولا يُكتب شيء في ملف العميل.

ما الذي قد يخطئ في الجدول، وماذا يفعل Qotora؟

جداول العملاء مصممة للناس لا للبرامج. وهذه الحالات التي نعرفها، وهكذا تُعالَج كل منها:

المدة، وما يبقى بين أيديكم

تختلف المدة بحسب عدد الصفوف: الجدول الصغير أسرع من ملف كبير كثير الصفوف والأوراق، ولا نذكر مدة لملف طويل. ووقت مراجعة فريقكم يُضاف إليها.

• كتالوجكم ومخزونكم: تُطابَق الصفوف مع أصنافكم أنتم.
• قواعد أسعاركم: الفئات والخصومات والهوامش هي التي تضعونها. ولا يخترع Qotora سعرًا ولا هامشًا، ولا يستعمل سعرًا من جدول العميل.
• قراءة فقط من نظامكم: لا يكتب Qotora في البرنامج الذي تستعملونه.
• القرار لإنسان: يُراجَع كل عرض سعر قبل إرساله، ولا يوجد إرسال تلقائي.
• حين لا يتأكد Qotora من بند يسأل، ولا يستبدل صنفًا بصنف آخر.

تبدأ خطة Counter بـ49 دولارًا أمريكيًا للشهر الأول، ثم 149 دولارًا شهريًا، والتهيئة مشمولة، مع ضمان استرداد المبلغ كاملًا خلال 7 أيام من أول عرض سعر ترسلونه عبر Qotora.