把客户的 Excel 变成报价
Excel 转报价：客户表格变成报价草稿
很多客户习惯用 Excel 发询价：承包商从工程量清单里整理的材料表，客户自己的补货清单，或者上个月订单的修改版。可是每个客户的表格都不一样：列的顺序不同，表头有的写“Description”，有的写“Item”，有的把品名、规格和数量全挤在同一格里。
Qotora AI 读取这份 Excel，在您自己的商品目录里匹配每一行，按您的价格规则准备成一份报价草稿，把没有把握的行标出来，由您团队里的人审核后再发送。客户不必改用您的格式，您也不必把他的表格一行一行重新敲一遍。
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客户的 Excel 长什么样
- 列的顺序和名称各不相同：有的客户把数量放在品名前面，有的根本没有表头。
- 一格里装了好几样东西：例如“wire 2.5mm 3 rolls”，品名、规格和数量都在同一格。
- 合并单元格、空行、小计行和分页标题，夹在真正的商品行之间。
- 备注列里写着对报价很重要的话：“urgent”“grey only”“no imported”。
- 单位各写各的：“EA”“BX”“CS”，或者直接写“pcs”“box”。
对人来说，这些都不难看懂；难的是量大的时候，每一行都要再查一次货号、再套一次价格。这正是 Qotora 帮您准备的部分。
Excel 如何变成报价草稿
- 把客户的 Excel 或 CSV 文件放进 Qotora，保持客户原来的格式，不必先整理。
- Qotora 找出商品行，以及每一行的数量和单位；看不明白的地方会被标出来。
- 在您的商品目录里匹配每一行，用的是您的货号；有歧义的行会被标出来，并附上一个具体的问题。
- 套用价格规则：客户等级、折扣和加价来自您设定的规则，每一个价格都来自您自己的商品目录或您现在使用的软件。
- 审核后发送：您团队里的人逐行核对，再发给客户。
客户 Excel 里的几行
- PVC elbow 20mm grey | 100
- PVC conduit 20mm 3m grey | 60
- Galv. hex bolt M8x50 | 8 box
- Weatherproof junction box 100x100 | 12
待审核的报价草稿
| 品名 / 货号 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|
| 20 mm PVC elbow 90°, grey — ELB-20-GY | 100 pcs | S$0.45 | S$45.00 |
| 20 mm PVC conduit, 3 m, grey — CND-20-3M-GY | 60 pcs | S$2.10 | S$126.00 |
| Galvanised hex bolt M8×50, 50 per box — BLT-M850-50 | 8 boxes | S$11.40 | S$91.20 |
| Weatherproof junction box IP65, 100×100 — JB-IP65-100 | 12 pcs | S$7.80 | S$93.60 |
| 合计（示例，未含税） | S$355.80 | ||
示意：表格内容、商品、货号和价格均为示例数据。在您自己的账户里，货号与价格来自您的商品目录和价格规则，报价由您团队里的人审核后才会发送。
哪些地方会被标出来，让人来看
- 列的含义不清：没有表头，分不出哪一列是数量，哪一列是备注。
- 单位不明：客户只写“bolt M8 | 8”，是 8 盒、8 包还是 8 颗？
- 一行里有好几个货品：“elbow & tee 20 each”。
- 重复的行：同一个货品在表格的不同位置出现了两次。
- 没有价格规则的行：目录里找不到价格依据的行，不会被悄悄填上一个数字，而是等您决定。
我们不承诺什么
- 不承诺每一行都读对：把握不大的行会被标出来，由您核对。
- 用时取决于表格的大小和清晰程度：行数很多的表格会更久，您审核的时间不计算在内。
- 不会把报价自动发给客户，也不会写入您的软件。
- 表格里的中文内容暂未列入支持范围：目前列为支持的询价语言是英语、法语、阿拉伯语和摩洛哥方言 Darija。
- PDF 转报价：把客户的 PDF 询价变成报价草稿
客户发来的是 PDF。
- 照片转报价：手写清单变成报价草稿
客户发来的是手写清单的照片。
- 语音与文字转报价：客户消息变成报价草稿 | Qotora AI
客户发来的是语音消息或文字消息。
常见问题
客户必须按固定的模板填写吗？
不需要。Qotora 读取客户原来的表格，不要求客户改用您的格式。
可以放哪些格式的表格？
Excel（.xlsx）和 CSV 文件都可以。如果客户发来的是旧版的 .xls，请先另存为 .xlsx 或 CSV。
表格里有多个工作表，怎么办？
每个工作表都会按顺序读取，包括备注页或旧版本。不需要的行，请在审核时删掉，或请客户只发一个工作表。
表格里的颜色、删除线有用吗？
不会被读取。客户用灰色或删除线表示“取消”的行，仍会作为一行读进来；如果颜色对客户有特别的含义，请让客户改用文字注明。
表格里的价格和我目录的价格不一样，用哪个？
报价的价格来自您的商品目录和您设定的价格规则，而不是客户表格里的数字。客户表格里的价格如果与您的不一致，需要您在审核时自己判断。
会改动客户的表格吗？
不会。报价以您自己的报价单样式生成，不会写回客户的文件。
行数很多的表格需要多久？
行数越多，准备的时间越长，需要核对的行也越多。我们不对行数作公开的承诺。
报价会不会自动发给客户？
不会。每份报价发送前，都要由您团队里的人审核。