POUR LES DEMANDES REÇUES EN MESSAGE VOCAL OU EN TEXTE
Du message vocal ou du SMS d’un client au devis
Pour beaucoup de comptoirs, la demande arrive sur le téléphone : un texte tapé en vitesse, plusieurs messages à la suite, ou un message vocal enregistré sur le chantier. Qotora AI transforme ce message en devis. Une personne de votre équipe dépose le texte ou l’enregistrement dans Qotora, qui en extrait les articles, les retrouve dans votre catalogue, applique vos prix et prépare un devis à relire avant l’envoi.
Qotora ne se connecte à aucune messagerie, ne lit pas vos conversations et n’écrit à personne à votre place. Vous restez maître de ce que vous transférez et de ce que vous envoyez.
Mis à jour le
Ce que vos clients envoient sur leur téléphone
- Un texte court, sans ponctuation, plein d’abréviations : « salam, 12 tube pvc 100, 2 robinet 3/4 + 1 chauffe-eau 80l ».
- Plusieurs messages à la suite, qui complètent le premier.
- Un message vocal enregistré au chantier, avec du bruit, en français, en arabe ou en darija, parfois les trois dans la même phrase.
- Une photo de la liste, envoyée juste après le vocal.
Le vocal est ce qu’il y a de plus pratique pour le client et de plus pénible pour le comptoir : il faut l’écouter, noter, chercher chaque article. Qotora lit les demandes en français, en arabe, en darija (en lettres latines ou arabes) et en anglais.
Comment le message arrive dans Qotora
Le message ne passe par aucune connexion automatique : une personne de votre équipe le dépose dans Qotora.
- Un texte ou un SMS : on le copie-colle dans la demande.
- Un message vocal : on dépose le fichier audio (les formats courants, dont .wav, .mp3, .m4a, .ogg et .opus, sont acceptés), ou on enregistre la demande directement dans Qotora, par exemple quand le client la dicte au téléphone ou au comptoir.
- Une photo de liste : on la dépose, avec le vocal si le client a envoyé les deux.
Un vocal et une photo qui vont ensemble peuvent former une seule demande : Qotora les lit ensemble.
Ce qui se passe ensuite
- Qotora écoute le message vocal (ou lit le texte) et en extrait la liste d’articles avec leurs quantités. La demande d’origine reste visible à côté des lignes du devis.
- Chaque ligne est rapprochée de votre catalogue (référence, correspondance déjà enregistrée, caractéristiques de l’article) et les quantités sont converties selon vos règles de conditionnement.
- Vos prix sont appliqués : tarif du client, remises, paliers. Ils viennent de votre logiciel ou de votre catalogue ; Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
- Ce qui est douteux est signalé avec la question à poser au client.
- Une personne relit, corrige, puis envoie le devis. Vous répondez ensuite à votre client comme vous le faites aujourd’hui : le devis part par e-mail ou par un lien à partager, que vous pouvez coller dans la conversation.
Ce que dit le client dans son message vocal
- « Salam, bghit 12 tubes PVC 100 »
- « 2 robinets 3/4 »
- « 1 chauffe-eau 80 litres »
- « et les raccords »
Le devis, prêt à vérifier
| Désignation / référence | Qté | Prix unitaire HT | Total ligne HT |
|---|---|---|---|
| Tube PVC évacuation Ø100, barre de 3 m — PVC-100-3 | 12 | 42,00 DH | 504,00 DH |
| Robinet à tournant sphérique 3/4 — RTS-34 | 2 | 36,00 DH | 72,00 DH |
| Chauffe-eau électrique 80 L, vertical — CE-80-V | 1 | 1 450,00 DH | 1 450,00 DH |
| Raccords — à préciser : lesquels, et en quel diamètre ? | — | — | — |
| Total HT des lignes chiffrées (exemple) | 2 026,00 DH | ||
Illustration avec des produits et des prix d’exemple. La ligne des raccords reste à préciser avec le client : elle n’est pas comptée dans le total. Dans votre compte, les références et les prix viennent de votre catalogue et de vos règles de prix, et une personne de votre équipe vérifie le devis avant l’envoi.
Ce qui est signalé à une personne
- Un mot ou un nombre mal entendu dans un vocal bruyant.
- Une précision qui manque : quels raccords, quelle longueur, quelle couleur ?
- Une ligne qui peut correspondre à plusieurs articles de votre catalogue.
- Un article introuvable ou en rupture : un équivalent peut être proposé, jamais substitué sans votre accord.
Quand Qotora n’est pas sûr, il ne devine pas : la ligne passe en orange avec la question précise, et votre équipe tranche. Chaque correction est mémorisée pour les demandes suivantes.
Ce que nous ne promettons pas
- Une connexion à votre messagerie : pas de lecture automatique de vos conversations, pas de réponse automatique, pas de robot qui écrit à vos clients. Un message ne devient une demande que lorsque quelqu’un de votre équipe le dépose dans Qotora.
- Une durée fixe pour un vocal : pour une demande courante, la préparation prend de quelques secondes à moins d’une minute ; un long enregistrement demande davantage, et votre temps de relecture n’est pas compris.
- De comprendre ce qu’un auditeur humain ne comprendrait pas : un vocal inaudible donne des lignes à confirmer.
- Un envoi sans relecture, ou une écriture dans votre logiciel de gestion : Qotora le lit, et n’y écrit jamais.
Pourquoi pas de lecture automatique de vos messageries ? Parce que ce qui entre dans un devis doit passer par une main humaine : c’est quelqu’un de chez vous qui choisit quel message devient une demande.
Démarrer
La formule Comptoir coûte 49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois, pour 150 devis envoyés par mois au maximum et des utilisateurs illimités. Les abonnements sont facturés en dollars US, avec des factures en euros ou en dirhams sur demande. La mise en place est incluse. Une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours court à partir du premier devis envoyé avec Qotora.
Les formules Équipe (349 $ US par mois, jusqu’à 500 devis envoyés) et Réseau (799 $ US par mois, jusqu’à 2 000 devis envoyés) couvrent les volumes plus élevés.
Questions fréquentes
Qotora se connecte-t-il à ma messagerie ?
Non. Il ne lit pas vos conversations et n’écrit à personne. Une personne de votre équipe dépose dans Qotora le texte, le message vocal ou la photo qu’elle a reçus, et garde la main sur tout ce qui est envoyé.
Peut-il comprendre un message vocal en darija ?
Qotora est conçu pour des demandes en français, en arabe, en darija et en anglais. La qualité dépend de l’enregistrement : ce qu’il comprend avec trop peu de certitude vous est signalé plutôt que deviné.
Quels formats audio sont acceptés ?
Les formats courants, dont .wav, .mp3, .m4a, .ogg, .opus, .aac et .flac. Vous pouvez aussi enregistrer la demande directement dans Qotora.
Comment répondre au client une fois le devis prêt ?
Une personne de votre équipe relit le devis, puis l’envoie par e-mail ou par un lien à partager. Si votre client attend sa réponse par message, vous collez le lien dans la conversation, comme vous le feriez pour n’importe quel lien.
Un devis peut-il partir sans que je le relise ?
Non. Chaque devis est relu par une personne de votre équipe avant l’envoi. Il n’existe aucun envoi automatique.
Combien ça coûte ?
49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois avec la formule Comptoir (150 devis envoyés par mois au maximum, utilisateurs illimités). La mise en place est incluse, avec une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours à partir de votre premier devis envoyé. Facturation en dollars US, factures en euros ou en dirhams sur demande.