POUR LES DISTRIBUTEURS, NÉGOCIANTS ET GROSSISTES
Devis automatique pour distributeurs : de la demande client au devis relu
Un devis automatique pour un distributeur, c’est une demande client lue telle qu’elle arrive (e-mail, PDF, fichier Excel, photo d’une liste manuscrite, message texte ou vocal), chaque ligne retrouvée dans votre catalogue, vos prix appliqués, et un devis prêt à vérifier. Qotora AI prépare ce devis ; une personne de votre équipe le relit, puis l’envoie. Rien ne part tout seul.
Ce n’est ni un outil de facturation ni un nouveau logiciel de gestion : c’est la couche qui s’ajoute au logiciel que vous utilisez déjà, pour les demandes de prix qui arrivent en vrac au comptoir. Qotora lit votre catalogue, votre stock et vos tarifs en lecture seule, et n’écrit jamais dans votre logiciel.
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Devis automatique : ce que cela veut dire quand on vend à des professionnels
Chez un négociant ou un distributeur, la difficulté d’un devis n’est pas la mise en page. C’est le chiffrage : la liste du client compte vingt, cinquante ou deux cents lignes, écrites à sa façon, et chacune doit devenir une référence de votre catalogue, avec le bon conditionnement, le tarif de ce client et la disponibilité.
- Des désignations approximatives : « câble 3G2,5 », « parpaing de 20 », « PER 16 », « disjoncteur 16 courbe C ».
- Des unités qui ne sont pas les vôtres : le client demande 50 colliers, vous les vendez par sachet de 10 ; il demande 2 rouleaux, votre fiche article dit 100 m.
- Des tarifs qui changent selon le client : tarif public, remise par famille, prix négocié, palier de quantité.
- Un stock à vérifier ligne par ligne, et des ruptures à signaler avant de promettre un délai.
- Des demandes qui arrivent par tous les canaux, parfois en plusieurs morceaux.
« Automatique » ne veut donc pas dire « sans personne ». Cela veut dire que la recherche, les conversions d’unités et les calculs sont préparés, pour que votre équipe garde son temps pour ce qui demande un jugement.
De la demande au devis relu, en quatre étapes
- Déposer la demande telle qu’elle est arrivée : e-mail, PDF, fichier Excel, photo d’une liste écrite à la main, texte collé ou message vocal. Rien à ressaisir.
- Retrouver chaque ligne dans votre catalogue : Qotora lit les abréviations, cherche la référence correspondante parmi vos articles et garde la ligne d’origine à côté pour que vous puissiez comparer. Il applique vos règles de prix (tarif du client, remises, paliers, conditionnements) ; les prix viennent de votre logiciel ou de votre catalogue, et Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
- Signaler ce qui est douteux : si « disjoncteur 16A » peut désigner plusieurs produits, ou si un article est en rupture, la ligne est mise en évidence avec une question précise au lieu d’être devinée.
- Relire et envoyer : une personne de votre équipe contrôle chaque ligne, puis envoie le devis, dans votre modèle de document. Il n’existe aucun envoi automatique.
La préparation prend de quelques secondes à moins d’une minute pour une demande courante, une fois vos données connectées. Un long PDF ou une photo demandent plus de temps, et votre temps de relecture n’est pas compris.
Ce que le client envoie
- 60 sacs ciment 35 kg
- 200 parpaings de 20
- 2 couronnes PER 16
- 12 disjoncteurs 16A courbe C
Le devis, prêt à vérifier
| Désignation / référence | Qté | Prix unitaire HT | Total ligne HT |
|---|---|---|---|
| Ciment gris, sac de 35 kg — CIM-35 | 60 | 7,20 € | 432,00 € |
| Parpaing creux 20×20×50 — PRP-20 | 200 | 1,45 € | 290,00 € |
| Tube PER nu Ø16, couronne de 100 m — PER16-C100 | 2 couronnes | 72,00 € | 144,00 € |
| Disjoncteur 1P+N 16A courbe C — DJ-16C | 12 | 6,40 € | 76,80 € |
| Total HT (exemple) | 942,80 € | ||
Illustration avec des produits et des prix d’exemple. Dans votre compte, les références, les conditionnements et les prix viennent de votre catalogue et de vos règles de prix, et une personne de votre équipe vérifie le devis avant l’envoi.
Vos règles de prix restent aux commandes
Un négociant ne vend pas au même prix à tout le monde. Qotora applique les règles que vous avez définies, dans votre logique habituelle.
- Le tarif ou le groupe de remise du client : installateur, artisan, grand compte, client de passage.
- Les remises par famille d’articles et les paliers de quantité.
- Votre règle de marge, pour les articles qu’il faut demander à un fournisseur (formules Équipe et Réseau).
- Un seuil de marge qui peut vous alerter avant l’envoi.
Chaque prix remonte à vos propres données. Le patron décide qui voit les prix d’achat et les marges ; un commercial peut préparer et envoyer ses devis sans les voir.
Une personne relit, toujours
Un devis engage votre entreprise. Chaque devis passe par un écran de contrôle : les lignes sûres sont en vert, les lignes à confirmer en orange, avec la question à poser au client (« R2V ou H07RN-F ? »).
Quand votre équipe corrige une ligne, la correction est mémorisée pour les demandes suivantes.
Ce que Qotora AI n’est pas
Si vous cherchez un logiciel pour éditer des devis et des factures à la main, ou pour tenir votre comptabilité, ce n’est pas ce que fait Qotora AI. Il ne remplace pas votre logiciel de gestion commerciale : il lit votre catalogue, votre stock et vos tarifs, et prépare le devis. La commande, la livraison et la facture continuent de se passer chez vous, comme aujourd’hui.
Démarrer
La formule Comptoir coûte 49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois, pour 150 devis envoyés par mois au maximum et des utilisateurs illimités. La mise en place est incluse : notre équipe connecte Qotora à votre logiciel ou importe votre catalogue, vos stocks et vos tarifs. Une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours court à partir du premier devis envoyé avec Qotora.
Les formules Équipe (349 $ US par mois, jusqu’à 500 devis envoyés) et Réseau (799 $ US par mois, jusqu’à 2 000 devis envoyés) couvrent les volumes plus élevés.
Questions fréquentes
Un devis automatique peut-il partir sans que je le relise ?
Non. Chaque devis est relu par une personne de votre équipe avant l’envoi, et il n’existe aucun envoi automatique. Qotora prépare ; vous validez.
Qui fixe les prix du devis ?
Vous. Les prix viennent de votre catalogue ou de votre logiciel de gestion, et les remises, paliers et marges viennent des règles que vous définissez. Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
Est-ce compatible avec mon logiciel de gestion commerciale ?
Oui, c’est le principe : Qotora fonctionne avec le logiciel que vous utilisez déjà, quel qu’il soit. Notre équipe le connecte en lecture seule, ou importe votre catalogue, vos stocks et vos tarifs. Avant de démarrer, nous vérifions avec vous comment le connecter. Qotora n’écrit jamais dans votre logiciel.
Quels formats de demande Qotora sait-il lire ?
Les demandes peuvent arriver par e-mail, en PDF, en fichier Excel, en photo d’une liste manuscrite, en texte collé ou en message vocal. Elles peuvent être rédigées en français, en arabe, en darija ou en anglais. Les lignes lues avec trop peu de certitude vous sont signalées.
Que se passe-t-il quand Qotora n’est pas sûr d’une ligne ?
Il ne devine pas. La ligne passe en orange avec une question précise (la courbe, la couleur, la longueur…), et vous confirmez la bonne référence avant l’envoi.
En quoi est-ce différent d’un logiciel de devis et factures ?
Un logiciel de devis et factures sert à éditer des documents de vente. Qotora AI se concentre sur l’étape qui prend du temps chez un distributeur : transformer la liste d’un client en lignes de votre catalogue, au bon prix. Il ne tient ni votre comptabilité ni vos factures.
Combien de temps faut-il pour préparer un devis ?
De quelques secondes à moins d’une minute pour une demande courante, une fois vos données connectées. Les longs PDF et les photos demandent plus de temps. Le temps varie selon la demande, et votre temps de relecture n’est pas inclus.
Mes données servent-elles à entraîner une IA ?
Non. Les données de chaque entreprise sont isolées et chiffrées, et nos fournisseurs de modèles sont engagés par des conditions professionnelles sans entraînement. La page Confidentialité détaille ce qui est envoyé au modèle, tâche par tâche.
Combien ça coûte ?
49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois avec la formule Comptoir (150 devis envoyés par mois au maximum, utilisateurs illimités). La mise en place est incluse, avec une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours à partir de votre premier devis envoyé. Les formules Équipe et Réseau couvrent les volumes plus élevés.