دليل عروض الأسعار
كيفية كتابة عرض سعر واضح لعميل الجملة
عرض السعر هو أول وثيقة يراها العميل منكم بعد طلبه. فإن كان واضحًا ودقيقًا اختصر أسئلة كثيرة وسهّل القرار، وإن كان مبهمًا اتصل بكم العميل ليسأل، أو ذهب إلى مورّد آخر.
يشرح هذا الدليل خطوات كتابة عرض سعر لعميل جملة: الحقول التي لا غنى عنها وترتيبها، ومثالًا كاملًا محسوبًا، والأخطاء الشائعة، وما تفعلونه بعد الإرسال. الأرقام في الأمثلة تجريبية، وأسعاركم الفعلية عندكم أنتم.
آخر تحديث
قبل أن تكتبوا: اعرفوا ثلاثة أشياء
- ماذا يريد العميل بالضبط؟ البنود والكميات والمواصفات، وهل يقبل بديلًا.
- من هو العميل؟ فئته تحدد سعره وخصمه وشروط الدفع معه.
- متى يحتاج الأصناف؟ فالموعد يؤثر في المخزون وفي السعر.
وإن كان الطلب ناقصًا فاسألوا قبل أن تسعّروا. فالسؤال الواضح أرخص من عرض سعر عن صنف لم يقصده العميل.
خطوات كتابة عرض السعر
- ابدؤوا بالترويسة: اسم شركتكم وشعارها وعنوانها وبيانات التواصل، والرقم الضريبي إن وُجد.
- اكتبوا عنوان الوثيقة «عرض سعر» ورقمها وتاريخها ومدة صلاحيتها.
- اكتبوا بيانات العميل: اسم الشركة وشخص التواصل ومرجع طلبه، كرقم الطلب أو اسم المشروع.
- رتّبوا البنود في جدول: رقم، ورمز الصنف، ووصف دقيق، ووحدة، وكمية، وسعر الوحدة، وإجمالي كل بند.
- أظهروا الخصم بوضوح، نسبةً أو مبلغًا، إن كان هناك خصم.
- اعرضوا المجموع قبل الضريبة، ثم الضريبة بنسبتها، ثم الإجمالي. وقواعد الضريبة تختلف بحسب البلد، فراجعوا محاسبكم.
- اكتبوا الشروط: مدة التوريد، وشروط الدفع، والتسليم من مستودعكم أو إلى موقع العميل، وما لا يشمله السعر.
- اختموا بالتواصل: من يجيب عن الاستفسارات، والتوقيع أو الختم إن لزم.
مثال كامل محسوب
ما طلبه العميل
- 5 لفات كابل 3×2.5 مم
- 30 قاطع 20 أمبير قطب واحد
- 12 لوحة توزيع 6 مخارج
عرض السعر
| الوصف / رمز الصنف | الكمية | سعر الوحدة (ريال) | إجمالي البند (ريال) |
|---|---|---|---|
| كابل نحاس 3×2.5 مم، لفة 100 م — CAB-3G25 | 5 لفات | 285.00 | 1,425.00 |
| قاطع 20 أمبير قطب واحد نوع C — MCB-20C | 30 | 21.00 | 630.00 |
| لوحة توزيع 6 مخارج — DB-06W | 12 | 88.00 | 1,056.00 |
| الإجمالي قبل الضريبة (مثال توضيحي) | 3,111.00 ريال | ||
مثال توضيحي ببيانات وأسعار تجريبية. الحساب: 1,425 زائد 630 زائد 1,056 يساوي 3,111.
وتحت الجدول تأتي الشروط، مثلًا: مدة التوريد من المخزون للكابل والقواطع و5 أيام عمل للوحات. الصلاحية 14 يومًا. الدفع 50% عند الطلب والباقي عند التسليم. الأسعار قبل الضريبة. وبهذا يعرف العميل كل ما يلزمه ليقرر دون أن يتصل بكم.
الأسعار بحسب الكمية
كثير من الموزعين يتدرجون في السعر بحسب الكمية، فيعرضون سعرًا أقل لمن يشتري أكثر. اكتبوا الشرائح في العرض بوضوح حتى يرى العميل أين يوفّر:
| شريحة الكمية (لفات) | سعر اللفة (ريال) | الخصم عن الشريحة الأولى |
|---|---|---|
| من 1 إلى 4 | 285.00 | 0.0% |
| من 5 إلى 9 | 275.00 | 3.5% |
| 10 فأكثر | 265.00 | 7.0% |
أرقام تجريبية. كل شريحة تعني سعر اللفة الواحدة لكل ما يُطلب ضمنها.
فمن يطلب 8 لفات يدفع 275 ريالًا للفة، أي 2,200 ريال. ومن يطلب 12 لفة يدفع 265 ريالًا للفة، أي 3,180 ريالًا. ولا تنسوا أن تكتبوا أن الشرائح تسري على الطلب الواحد أو على مدة معينة، حتى لا يختلف فهمكم وفهم العميل.
رسالة مرافقة قصيرة
يصل العرض عادةً مع رسالة قصيرة. اجعلوها مهذبة ومحددة، واذكروا فيها ما يحتاجه العميل ليقرر:
ترقيم عروض الأسعار وتعديلها
رقم العرض هو مرجعكم حين يتصل العميل بعد أسبوعين ويقول: «عرضكم الأخير». اجعلوا الترقيم تسلسليًا ويسهل البحث عنه، مثل Q-2026-0142، فيه حرف يدل على الوثيقة والسنة والرقم التسلسلي.
- إذا عدّل العميل بندًا أو كمية، فأصدروا نسخة جديدة برقم النسخة، مثل Q-2026-0142-R1، ولا تعدّلوا العرض القديم بصمت.
- اكتبوا على النسخة الجديدة أنها تلغي السابقة، حتى لا يعمل العميل بالأسعار القديمة.
- احتفظوا بنسخة من كل عرض أُرسل، فقد تحتاجونها عند مراجعة أمر الشراء.
ماذا تكتبون حين ينقص الصنف؟
لا تتركوا البند فارغًا ولا تسعّروه كأنه متوفر. أمامكم ثلاثة خيارات واضحة، فاذكروا الخيار الذي اخترتموه في العرض نفسه:
- متوفر بعد مدة: اكتبوا مدة التوريد الحقيقية من المورّد، ولا تكتبوا «قريبًا».
- بديل مقترح: اكتبوا اسم الصنف البديل ورمزه وسعره، واذكروا بوضوح أنه بديل عن المطلوب، ودعوا العميل يقرر.
- غير متوفر: اعتذروا عن البند واذكروا أنه خارج العرض، وقدّموا بقية البنود حتى لا يتأخر العميل في الباقي.
وبهذا يعرف العميل ما ينتظره، ولا يتفاجأ عند التسليم بصنف غير الذي طلبه.
ما الذي يجعل العرض واضحًا ومقنعًا؟
- وحدات واضحة: «5 لفات» أوضح من «500»، وذكر أن اللفة 100 متر يمنع الخلط.
- وصف كامل للصنف: النوع والمقاس والعلامة التجارية، لا كلمة «كابل» وحدها.
- ذكر ما يشمله السعر وما لا يشمله، كالتوصيل والتركيب والضريبة.
- بدائل معلَّمة: إن اقترحتم بديلًا فاذكروا صراحة أنه بديل، ودعوا العميل يقرر.
- صلاحية قصيرة ومحددة: تحميكم من تقلب أسعار الموردين.
- تنسيق نظيف: خط واضح وجدول مرتب وأرقام في أعمدتها.
أخطاء شائعة
- وصف مبهم، كـ«كابل» دون مقاس ونوع.
- خلط الوحدات في الجدول نفسه: متر في بند ولفة في آخر دون توضيح.
- نسيان تاريخ الصلاحية.
- أرقام غير متسقة بين البنود والإجمالي.
- الاعتماد على الذاكرة لأسعار تغيّرت منذ آخر عرض.
- عدم توضيح هل الأسعار شاملة الضريبة أم لا.
راجعوا العرض بعينٍ جديدة قبل الإرسال: اقرؤوا كل بند، وأعيدوا جمع الإجماليات، وتأكدوا من الصلاحية والشروط.
بعد الإرسال
- تأكدوا أن العرض وصل، واسألوا إن كان فيه ما يحتاج إلى توضيح.
- تواصلوا قبل انتهاء الصلاحية بيوم أو يومين إن لم يرد العميل.
- سجّلوا ما اتفقتم عليه إن عدّل العميل بندًا، وأرسلوا عرضًا معدّلًا برقم جديد أو بتاريخ جديد.
- عند القبول، انتظروا أمر الشراء ثم راجعوه مقابل عرضكم قبل تجهيز البضاعة.
- نموذج أمر شراء: الحقول وكيف تراجعونه مقابل عرض السعر
كيف تراجعون أمر الشراء مقابل عرضكم قبل التجهيز.
حين تكون القوائم طويلة
تبدأ المشكلة حين يصلكم الطلب في قائمة طويلة بصيغة غير مرتبة: ملف PDF أو جدول أو صورة أو رسالة. هنا يجهّز Qotora AI مسودة عرض السعر من الطلب نفسه: يقرؤه، ويبحث عن كل بند في كتالوجكم، ويطبّق قواعد أسعاركم، ويعلّم البنود الغامضة بسؤال، ثم يراجعه فريقكم قبل الإرسال. كل سعر فيه يعود إلى بياناتكم، ولا يخرج شيء دون موافقة شخص من فريقكم.
- نموذج عرض سعر جاهز للتعديل لشركات التوزيع | Qotora AI
نموذج Excel جاهز لعرض السعر.
- هامش الربح للموزعين: كيف يُحسب وكيف تسعّرون
كيف تحسبون سعر البيع من التكلفة دون خلط بين الهامش والإضافة.
الأسئلة الشائعة
كم تكون مدة صلاحية عرض السعر؟
يحددها البائع بحسب تقلب أسعار موردينه وتوفر المخزون، ويكتبها في العرض بوضوح. والأعراف والأحكام تختلف بحسب البلد والعقد.
هل أضيف الضريبة في عرض السعر؟
تفاصيل الضريبة تختلف من بلد لآخر. المهم أن يكون واضحًا هل الأسعار شاملة الضريبة أم لا، وأن تعرضوا الضريبة منفصلة إن كان نظامكم يستلزم ذلك. راجعوا محاسبكم أو الجهة المختصة.
هل يلزم توقيع وختم؟
يعتمد ذلك على عرف عميلكم وسياسته. كثير من العملاء يطلبون ختم الشركة وتوقيعها، فاسألوا عميلكم.
ما الفرق بين عرض السعر والفاتورة المبدئية؟
عرض السعر يسبق قرار الشراء، أما الفاتورة المبدئية فتأتي بعد الاتفاق وتجهّز الدفع المسبق أو الإجراءات المصرفية والجمركية. ولها دليل خاص في موقعنا.
هل أكتب عرض السعر بالعربية أم بالإنجليزية؟
بحسب ما يطلبه عميلكم. وإن احتجتم نسخة بلغتين فلدينا دليل ونموذج Excel بعناوين عربية وإنجليزية.
ماذا أفعل إن طلب العميل خصمًا إضافيًا؟
احسبوا أولًا هامشكم بعد الخصم، وقارنوه بحدكم الأدنى. وإن وافقتم فأصدروا عرضًا معدّلًا برقم نسخة جديد يوضح الخصم، ولا تعدّلوا العرض القديم بصمت. ودليل هامش الربح يشرح أثر الخصم على ربحكم.
هل أرسل العرض بصيغة PDF أم Excel؟
الأفضل PDF لأن شكله لا يتغير عند فتحه، ولا يستطيع العميل تعديل أرقامه عن غير قصد. وأرسلوا Excel فقط إن طلب العميل ذلك.
كيف أسرّع كتابة عروض الأسعار؟
استعملوا نموذجًا ثابتًا وسجّلوا قواعد أسعاركم في مكان واحد. وإن كانت قوائم عملائكم طويلة فيجهّز Qotora AI مسودة عرض السعر من الطلب نفسه، ويراجعها شخص من فريقكم قبل الإرسال.