GUIDE · DEVIS POUR LE NÉGOCE
Comment faire un devis : la méthode pour un négociant, étape par étape
Faire un devis, c’est proposer à un client, avant la vente, une offre chiffrée et datée : les produits ou services, les quantités, les prix HT, la TVA, le total TTC, le délai et la durée de validité. Pour un négociant, la méthode tient en six étapes : comprendre la demande, identifier chaque article, fixer le prix, calculer, ajouter les conditions, relire.
Ce guide suit cet ordre, avec un exemple chiffré de quincaillerie : une liste de quatre lignes devient un devis avec remise, TVA et total TTC. Il liste ensuite les rubriques à prévoir, les erreurs qui reviennent le plus souvent et une check-list à passer avant l’envoi.
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Les six étapes pour faire un devis
- Comprendre la demande. Qui la fait, pour quel usage, pour quand ? Un client connu a son tarif ; un nouveau client demande plus de questions.
- Identifier chaque article. Retrouvez la référence exacte dans votre catalogue : marque, dimension, conditionnement. Si deux produits peuvent convenir, posez la question au client plutôt que de choisir à sa place.
- Fixer le prix. Appliquez le tarif de ce client, les remises de la famille de produits et les paliers de quantité.
- Calculer. Total de chaque ligne, remise éventuelle, total HT, TVA, total TTC.
- Ajouter les conditions. Délai de livraison ou disponibilité, conditions de paiement, durée de validité, éventuellement frais de port.
- Relire et envoyer. Un second regard sur les références, les quantités et les prix, puis l’envoi par le canal où la demande est arrivée.
Les rubriques d’un devis de négoce
| Rubrique | Ce qu’il faut y mettre | Pourquoi |
|---|---|---|
| Vendeur | Raison sociale, adresse, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, contact | Le client sait qui s’engage et à qui répondre. |
| Client | Raison sociale, adresse, numéro de client, interlocuteur | Éviter un devis adressé à la mauvaise entité. |
| Numéro et date | Numéro unique du devis, date d’émission | Retrouver le devis et dater les prix. |
| Désignation | Référence, libellé précis, marque, dimension | Le client reçoit ce qu’il a compris. |
| Quantité et unité | Quantité, unité de vente : pièce, boîte, mètre, couronne | Éviter les écarts de conditionnement. |
| Prix | Prix unitaire HT, remise, total de ligne | Le calcul se vérifie ligne à ligne. |
| Totaux | Total HT, taux et montant de TVA, total TTC | Le montant à régler est lisible. |
| Délai et disponibilité | En stock, délai de livraison, retrait au comptoir | Le client planifie son chantier. |
| Validité | Date limite de l’offre | Le prix vaut jusqu’à cette date, pas au-delà. |
| Conditions | Règlement, livraison, référence aux conditions générales de vente | Les règles sont connues avant la commande. |
La liste exacte des mentions exigées par la loi dépend de l’activité : faites valider votre modèle par votre comptable ou votre conseil. Ce guide-ci traite de la méthode, pas du droit.
Exemple chiffré : une liste de quincaillerie devient un devis
Ce que le client envoie
- 10 boîtes de vis à bois 5×50
- 6 boîtes de chevilles Ø8
- 12 cartouches de silicone sanitaire blanc
- 4 mètres ruban 5 m
Le devis, prêt à relire
| Désignation / référence | Qté | Prix unitaire HT | Total ligne HT |
|---|---|---|---|
| Vis à bois 5×50, boîte de 200 — VIS-550 | 10 | 6,50 € | 65,00 € |
| Cheville universelle Ø8, boîte de 100 — CHE-08 | 6 | 4,20 € | 25,20 € |
| Silicone sanitaire blanc, cartouche 310 ml — SIL-BL | 12 | 3,90 € | 46,80 € |
| Mètre ruban 5 m — MET-5 | 4 | 8,50 € | 34,00 € |
| Sous-total HT (exemple) | 171,00 € | ||
Illustration avec des produits et des prix d’exemple. Dans votre activité, les références et les prix viennent de votre catalogue et de vos règles de prix, et une personne vérifie le devis avant l’envoi.
Du sous-total au montant à payer, trois calculs s’enchaînent : la remise, la TVA, le total TTC.
| Étape | Calcul | Montant |
|---|---|---|
| Sous-total HT | 65,00 + 25,20 + 46,80 + 34,00 | 171,00 € |
| Remise client de 5 % | 171,00 × 5 % | −8,55 € |
| Total HT | 171,00 − 8,55 | 162,45 € |
| TVA à 20 % | 162,45 × 20 % | 32,49 € |
| Total TTC | 162,45 + 32,49 | 194,94 € |
Exemple chiffré. Le taux de TVA est à adapter à vos produits.
Durée de validité, délai et conditions
Un devis n’engage votre prix que pour un temps. Indiquez une date limite claire plutôt qu’une formule vague : « valable jusqu’au 18/11/2026 » vaut mieux que « valable un mois ». La durée à choisir dépend de la stabilité de vos prix d’achat : plus un tarif fournisseur varie, plus une validité courte se justifie.
Précisez aussi la disponibilité ligne par ligne (en stock, sous 48 heures, sur commande). Un devis juste mais livrable trois semaines plus tard n’est pas celui que le client croit recevoir.
Les erreurs qui reviennent le plus souvent
- Une référence ambiguë : « disjoncteur 16A » sans la courbe ni la marque correspond à plusieurs produits. Mieux vaut poser la question que deviner.
- Une unité mal comprise : le client demande des « couronnes » de gaine et vous chiffrez des mètres, ou l’inverse.
- Mélanger HT et TTC : un client professionnel raisonne en HT. Affichez les deux et nommez-les.
- Une remise sans base : « −5 % » sur quoi, sur quelles lignes, jusqu’à quand ? Écrivez-le.
- Oublier la validité ou le délai de livraison.
- Reprendre le prix d’un ancien devis sans le revérifier : le tarif fournisseur a pu changer.
- Envoyer sans relecture : une erreur de référence ou de quantité se paie ensuite en retour de marchandise.
- Répondre trop tard : un client qui attend un prix pour commander peut avoir commandé ailleurs avant votre réponse.
Check-list avant d’envoyer un devis
- Le devis porte un numéro et une date, et l’entité cliente est la bonne.
- Chaque référence correspond à un produit précis de votre catalogue.
- Les quantités et les unités sont celles que le client attend.
- Les prix sont ceux du tarif de ce client, remises comprises.
- Le total HT, la TVA et le total TTC sont recalculés.
- Le délai ou la disponibilité de chaque ligne est indiqué.
- La date limite de validité est écrite.
- Les conditions de paiement et de livraison figurent sur le devis.
Quand la liste du client arrive en photo, en PDF ou en message vocal
La méthode est la même pour vingt lignes ou pour deux ; c’est la saisie qui change. Quand une liste arrive en photo d’un papier griffonné, en PDF, en tableau Excel ou en message vocal, il faut d’abord la lire, puis retrouver chaque article dans le catalogue, puis appliquer les prix.
Qotora AI fait ce travail de préparation : il lit la demande telle qu’elle arrive, retrouve chaque ligne dans votre catalogue, applique vos règles de prix et prépare un devis qu’une personne de votre équipe relit avant l’envoi. Chaque prix vient de vos propres données ; quand une ligne est ambiguë, il pose une question au lieu de deviner, et il ne remplace jamais la décision d’une personne de votre équipe.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes pour faire un devis ?
Six étapes : comprendre la demande, identifier chaque article dans votre catalogue, fixer le prix selon le tarif du client, calculer les totaux (remise, HT, TVA, TTC), ajouter les conditions (délai, paiement, validité), puis relire avant d’envoyer.
Un devis est-il obligatoire entre professionnels ?
Dans certains secteurs (bâtiment et dépannage, services à la personne, déménagement…), la remise d’un devis est obligatoire : Service-Public.fr en donne la liste. En dehors de ces cas, la fiche de Service-Public.fr sur les documents commerciaux d’une société indique que la remise d’un devis n’est pas obligatoire. En pratique, un distributeur en envoie un dès qu’un client demande un prix ferme. Vérifiez votre cas avec votre comptable.
Combien de temps un devis est-il valable ?
Pour un devis de vente entre professionnels, c’est vous qui fixez la durée et qui l’écrivez sur le devis, par exemple 30 jours. Plus vos prix d’achat varient, plus une durée courte est prudente.
Comment faire un devis sur Excel ?
Partez d’un modèle où les formules de total, de remise et de TVA sont déjà posées. Notre modèle de devis Excel pour le négoce se télécharge sur ce site : les lignes, la remise, la TVA modifiable et le total TTC sont calculés, et une feuille d’instructions explique chaque case.
Faut-il détailler chaque ligne d’un devis ?
Oui pour un client professionnel : une désignation précise, une quantité, une unité et un prix unitaire HT par ligne permettent au client de contrôler le devis, et à vous de contrôler ensuite la commande et la facture.
Comment faire un devis quand la demande arrive en message vocal ou en photo ?
Suivez les mêmes étapes ; c’est la lecture et la recherche dans le catalogue qui se préparent à votre place : Qotora AI lit la demande, retrouve les lignes dans votre catalogue et prépare le devis, que vous relisez avant l’envoi.