GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Ejemplo de cotización: tres modelos completos para copiar
Un ejemplo de cotización completa tiene los datos del vendedor y del cliente, un número y una fecha, las líneas con código, cantidad y precio, los descuentos, el impuesto, el total, la vigencia y las condiciones de entrega y de pago. Esta página reúne tres ejemplos completos (herramienta en México, repuestos en Colombia y materiales de construcción en Argentina) con las cuentas hechas, el IVA calculado y el vocabulario de cada mercado, más una versión corta para enviar por correo o mensaje de texto.
Los productos, los precios y los clientes son de ejemplo: sirven para copiar la estructura, no las cifras. Si prefiere partir de un archivo, al final hay dos formatos descargables en Excel.
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Las partes que debe tener cualquier ejemplo de cotización
Antes de los ejemplos, el esqueleto. Todos los modelos de abajo tienen estas ocho partes, en este orden.
- Encabezado: su razón social, identificación fiscal, dirección y contacto, y el título («Cotización» o «Presupuesto»).
- Datos del documento: número, fecha de emisión y vigencia (como fecha).
- Datos del cliente: nombre o empresa, contacto, identificación fiscal y, si procede, referencia de su solicitud.
- Líneas: código, descripción completa, cantidad, unidad, precio unitario e importe de cada producto.
- Descuentos: el del nivel de cliente o el de cantidad, a la vista.
- Totales: subtotal, impuesto con su tasa y total.
- Condiciones: plazo y lugar de entrega, flete, forma de pago y si los productos sustitutos están permitidos.
- Cierre: quién la preparó, cómo contactarle y cómo aceptar (por ejemplo, con la orden de compra).
- Qué es una cotización: definición, ejemplo y formato
Qué es una cotización y qué partes tiene, una por una.
- Cómo hacer una cotización a un cliente, paso a paso
Los ocho pasos para redactar una cotización clara.
Ejemplo 1. Cotización de herramienta en México (con descuento por nivel)
Una ferretería industrial de Guadalajara cotiza a un taller que es cliente de nivel B (6 % de descuento sobre la lista). Cotización C-1204, emitida el 20/01/2026, vigencia de 15 días (hasta el 04/02/2026), entrega en 2 días hábiles en el taller y pago a crédito de 15 días. Los importes están a precio de lista; el descuento se aplica al final.
Lo que pide el taller
- 3 rotomartillos de 1/2 pulgada
- 6 juegos de brocas para concreto
- 50 discos de corte para metal de 4 1/2
- 24 pares de guantes de carnaza
La cotización
| Descripción / código | Cant. | Precio de lista | Importe |
|---|---|---|---|
| Rotomartillo 1/2 pulg, 650 W — TAL-650 | 3 | $1,290.00 | $3,870.00 |
| Juego de 5 brocas para concreto — BRC-5C | 6 | $145.00 | $870.00 |
| Disco de corte para metal 4 1/2 pulg — DCM-45 | 50 | $14.50 | $725.00 |
| Guantes de carnaza, par — GCA-01 | 24 | $38.00 | $912.00 |
| Subtotal a precio de lista (ejemplo) | $6,377.00 | ||
Ilustración con productos, precios y números de documento de ejemplo. Descuento del nivel B (6 %): $382.62. Base: $5,994.38. IVA del 16 % (otro ejemplo; use el de su país): $959.10. Total: $6,953.48.
Las cuentas: 3 × 1,290.00 = 3,870.00; 6 × 145.00 = 870.00; 50 × 14.50 = 725.00; 24 × 38.00 = 912.00. Suman 6,377.00. El 6 % es 382.62, así que la base es 6,377.00 − 382.62 = 5,994.38. El 16 % de esa base es 959.10 (959.1008) y el total, 6,953.48.
Detalles de México que se ven en el ejemplo: el documento se llama cotización, la vigencia se escribe como fecha, se muestra el IVA aparte y el cliente identifica la cotización por su número al enviar su orden de compra.
Ejemplo 2. Cotización de repuestos en Colombia
Una casa de repuestos de Medellín cotiza a un taller de automóviles. Cotización 2026-0057, emitida el 14/01/2026, válida hasta el 21/01/2026 (siete días, porque los precios de repuestos cambian con rapidez), entrega el mismo día en el taller y pago contra entrega. Los precios van sin IVA.
Lo que pide el taller
- 24 filtros de aceite
- 6 juegos de pastillas de freno delanteras
- 4 kits de correa de distribución
- 16 bujías de iridio
La cotización
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Filtro de aceite, referencia FA-318 | 24 | $18.500 | $444.000 |
| Pastillas de freno delanteras, juego — PF-D22 | 6 | $96.000 | $576.000 |
| Kit de correa de distribución — CD-190 | 4 | $214.000 | $856.000 |
| Bujía de iridio — BJ-IR4 | 16 | $27.500 | $440.000 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $2.316.000 | ||
Ilustración con productos, precios y números de documento de ejemplo, en pesos colombianos (el punto separa los miles). Con un IVA del 19 % (otro ejemplo): $440.040. Total: $2.756.040.
Las cuentas: 24 × 18.500 = 444.000; 6 × 96.000 = 576.000; 4 × 214.000 = 856.000; 16 × 27.500 = 440.000. La suma es $2.316.000; el 19 % es $440.040 y el total, $2.756.040. Con un repuesto es esencial citar la referencia exacta: un filtro «para el Mazda 3» no basta, porque hay varias motorizaciones.
Ejemplo 3. Presupuesto de un corralón en Argentina
Un corralón de Córdoba presupuesta a un constructor. En Argentina el documento suele titularse presupuesto. Presupuesto 0001-00231, validez de 5 días (los precios de los materiales de obra se mueven con rapidez), entrega en obra con flete aparte y pago contra entrega. Los precios van sin IVA.
Lo que pide el constructor
- 40 bolsas de cemento portland
- 30 barras de hierro del 8
- 500 ladrillos huecos
- 6 metros cúbicos de arena fina
El presupuesto
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Cemento portland, bolsa de 50 kg — CEM-50 | 40 | $9.800 | $392.000 |
| Hierro nervado del 8, barra de 12 m — HIE-08 | 30 | $14.500 | $435.000 |
| Ladrillo hueco 12 × 18 × 33 — LAD-12 | 500 | $620 | $310.000 |
| Arena fina, por metro cúbico — ARE-FI | 6 | $38.000 | $228.000 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $1.365.000 | ||
Ilustración con productos, precios y números de documento de ejemplo, en pesos argentinos (el punto separa los miles); los precios reales varían mucho y cambian a menudo. Con un IVA del 21 % (otro ejemplo): $286.650. Total: $1.651.650.
Las cuentas: 40 × 9.800 = 392.000; 30 × 14.500 = 435.000; 500 × 620 = 310.000; 6 × 38.000 = 228.000. La suma es $1.365.000; el 21 % es $286.650 y el total, $1.651.650. Observe que el flete figura como condición aparte y que la validez es corta: en materiales de obra, una validez de semanas es una invitación a discutir el precio.
La versión corta: una cotización por correo o mensaje de texto
No toda cotización necesita un PDF con membrete. Para un cliente habitual y un pedido pequeño, un mensaje bien escrito basta. Debe llevar lo mismo que el documento, comprimido.
Un mensaje así tiene número, líneas con código y precio, total con IVA, vigencia, entrega, pago y una pregunta que facilita el sí. Si el cliente pide el documento formal después, el mismo contenido pasa al formato.
Lo que estos ejemplos evitan
- Precios sin unidad: cada línea dice si es por pieza, par, juego, rollo o metro cúbico.
- Vigencia vaga: siempre es una fecha, y se acorta en productos cuyo costo se mueve.
- IVA escondido: se muestra aparte, con su tasa, y el total final está a la vista.
- Condiciones sin escribir: la entrega, el flete y el pago están en el documento.
- Sustitución silenciosa: si no hay el producto pedido, se ofrece como alternativa, marcada, en otra línea.
Dos formatos en Excel para hacer la suya
Ambos calculan solos los importes, el descuento, el IVA editable y el total, y llevan filas de ejemplo marcadas para reemplazar. El primero usa el vocabulario de México y Colombia; el segundo, el de España y Argentina.
Cotización con nivel de cliente, descuentos, IVA editable, vigencia y plazo de entrega, para imprimir en una hoja A4.
Presupuesto con tarifa de cliente, descuentos, portes, IVA editable y validez, para imprimir en una hoja A4.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
La página del formato de cotización, con los campos explicados.
- Plantilla de presupuesto para distribuidores y mayoristas
La página de la plantilla de presupuesto, con los campos explicados.
Cómo ayuda Qotora AI
Un ejemplo se copia una vez; una cotización se repite todos los días. Qotora AI prepara cada cotización a partir de la solicitud del cliente tal como llega (PDF, Excel, foto, mensaje de texto o nota de voz desde el teléfono), con su catálogo y sus reglas de precio. Una persona de su equipo la revisa antes de enviarla y, si una línea no está clara, Qotora pregunta en lugar de adivinar.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
Preguntas frecuentes
¿Cómo es un ejemplo de cotización?
Lleva el encabezado del vendedor, los datos del cliente, un número y una fecha, las líneas con código, cantidad y precio, los descuentos, el impuesto con su tasa, el total, la vigencia y las condiciones de entrega y pago. Arriba hay tres ejemplos completos.
¿Cómo se hace una cotización de ejemplo para un cliente?
Se anotan los productos que pide con su código, se aplica el precio de ese cliente, se suma el impuesto, se escribe la vigencia como fecha y se añaden las condiciones. Repase el resultado antes de enviarlo.
¿Qué diferencia hay entre un ejemplo de cotización y uno de presupuesto?
Ninguna de fondo: es la misma oferta de precio con distinto nombre según el país. En México y Colombia se dice cotización; en España y Argentina, presupuesto.
¿Se puede hacer una cotización en Word o en Excel?
Sí. En Word es cómodo para un documento con pocas líneas; en Excel, para calcular importes, descuentos y total sin errores de suma. Arriba puede descargar dos formatos en Excel.
¿Cuánto tiempo debe ser válida una cotización?
Depende de la rapidez con que cambian sus costos. En productos estables pueden ser de quince a treinta días; en repuestos o materiales de obra, de unos pocos días. Lo importante es escribir una fecha.
¿Cómo se pone el IVA en una cotización?
Se muestra el subtotal sin IVA, la tasa y el importe del impuesto, y se suma al final para dar el total. La tasa depende del país: confírmela con su contador.
¿Puedo enviar una cotización por mensaje de texto?
Sí, para clientes habituales y pedidos pequeños, siempre que el mensaje lleve número, líneas con precio, total, vigencia, entrega y pago. Si el cliente pide el documento formal, se pasa el mismo contenido al formato.
¿Qotora AI prepara cotizaciones como estas?
Prepara el borrador de la cotización con su catálogo y sus reglas de precio, a partir de la solicitud del cliente. Una persona de su equipo la revisa antes de enviarla.