GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Carta de cotización: modelo y ejemplo de correo
Una carta de cotización es el escrito que acompaña a una cotización: presenta la oferta, resume lo esencial (productos, total, vigencia, entrega y pago) y dice al cliente qué hacer para aceptarla. Hoy casi siempre es el cuerpo de un correo con la cotización adjunta en PDF, aunque en licitaciones y en clientes formales se sigue enviando como carta con membrete.
Esta guía explica qué debe decir una carta de cotización, cómo estructurarla y cómo ajustar el tono según el país, y ofrece tres modelos para copiar: una carta formal para México y Colombia, un correo corto para un cliente habitual y una carta para España. Incluye también las líneas de asunto que mejor funcionan y una lista de comprobación.
Actualizado el
Qué es y para qué sirve una carta de cotización
La cotización es el documento con las líneas y los precios. La carta es el texto que lo presenta. Cumple tres funciones: da al cliente el contexto (a qué solicitud responde), resume lo que importa (para quien no abrirá el adjunto) y facilita la decisión (qué hacer para aceptar).
Una buena carta no repite la cotización entera. Dice lo suficiente para que el cliente sepa qué recibe y qué tiene que hacer, y remite al adjunto para el detalle. Si todo el contenido va en el correo, es una cotización por correo y debe llevar los mismos datos que el documento formal.
- Ejemplo de cotización: 3 modelos con cuentas hechas
Tres cotizaciones completas, con las cuentas hechas y una versión corta para correo.
La estructura de una carta de cotización
| Parte | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Asunto o referencia | El número de la cotización y a qué responde | Cotización C-0912 — su solicitud del 12/01 |
| Saludo | Por el nombre, con el tratamiento que usa el cliente | Buenas tardes, ingeniera Salazar: |
| Apertura | Agradecer la solicitud y decir qué se adjunta | Gracias por pedirnos precio. Adjunto la cotización C-0912. |
| Resumen | Productos, total, vigencia, entrega y pago, en dos o tres líneas | Incluye 3 productos, por $3.446.240 con IVA; válida hasta el 27/01; entrega en 4 días hábiles. |
| Siguiente paso | Qué hacer para aceptar o resolver dudas | Si le conviene, envíeme su orden de compra; si necesita ajustar algo, dígame y se lo preparo. |
| Cierre y firma | Una despedida cordial, el nombre, el cargo y el contacto | Saludos cordiales, [nombre], ventas, [teléfono]. |
Modelo 1. Carta formal de cotización (México, Colombia)
Sirve para un cliente nuevo, una constructora o una entidad que espera un tratamiento formal. Sustituya lo que está entre corchetes.
Las cuentas de la carta: 20 × 48.500 = 970.000; 8 × 189.000 = 1.512.000; 60 × 6.900 = 414.000; subtotal $2.896.000; IVA del 19 % (ejemplo) $550.240; total $3.446.240.
Modelo 2. Correo corto para un cliente habitual
Con un cliente que ya conoce sus condiciones, el correo puede ser breve. Lo esencial sigue estando: número, total, vigencia y siguiente paso.
Modelo 3. Carta de presupuesto (España)
En España el documento se titula presupuesto y el tono comercial suele ser algo más directo. Este modelo usa euros, con coma decimal.
Las cuentas: 3 × 58,40 = 175,20; 12 × 7,90 = 94,80; base 270,00 €; el 21 % es 56,70 € y el total, 326,70 €. Son cifras de ejemplo.
Líneas de asunto para el correo
El asunto decide si el correo se abre y, después, si se encuentra. Debe llevar el número y algo que lo distinga de otras cotizaciones.
| Situación | Asunto |
|---|---|
| Respuesta a una solicitud | Cotización C-0912 — respuesta a su solicitud SDC-118 |
| Cliente habitual, pedido pequeño | Cotización C-0912 — válida hasta el 27/01 |
| Con productos alternativos | Cotización C-0912 — incluye alternativa para el cable THHN |
| Seguimiento | Recordatorio: cotización C-0912 vence el 27/01 |
| Renovación | Cotización C-0912 renovada hasta el 10/02 |
| España | Presupuesto P-0412 — material eléctrico, validez hasta el 11/02 |
- Seguimiento de cotizaciones: cuándo, cómo y qué escribir
Cuándo y cómo dar seguimiento a la cotización enviada, con mensajes para adaptar.
El tono según el país
Ningún tono es el correcto en todas partes. Estas son pautas de partida; en caso de duda, copie el registro con que le escribe el cliente.
- México y Colombia: en la relación entre empresas se suele tratar de usted y con títulos («ingeniero», «licenciada»). Un tono cordial, con fórmulas de cortesía («quedo atento»), es lo esperado.
- España: el registro es algo más directo, y el tuteo es frecuente entre profesionales del mismo sector; con un cliente nuevo, empiece por usted y deje que el cliente marque el tono.
- Argentina: en lo escrito formal se mantiene el usted o un trato neutro; en el trato diario con clientes habituales es común el voseo. Siga al cliente.
- Con un portal de compras de una empresa grande: use el formato y las fórmulas que el portal impone, y no añada texto que no se pida.
Lista de comprobación antes de enviar
- El asunto lleva el número de la cotización.
- El nombre del cliente está bien escrito.
- El resumen coincide con el adjunto: total, vigencia, entrega.
- El adjunto es el PDF correcto y se abre.
- Queda claro qué debe hacer el cliente para aceptar.
- La firma lleva su nombre, cargo y un teléfono.
- Otra persona ha leído el correo, si el pedido es grande.
Errores frecuentes
- Un correo largo que repite lo que dice el adjunto y esconde el total.
- Una cifra del correo distinta de la del adjunto, que obliga al cliente a preguntar cuál vale.
- Olvidar la vigencia en el correo.
- Mandar «ver adjunto» sin una línea que resuma la oferta.
- No decir cómo se acepta.
- Enviar a la persona equivocada o sin copiar a quien decide.
Cómo ayuda Qotora AI
La carta se escribe en un minuto; lo que cuesta es la cotización que va adjunta. Qotora AI prepara ese borrador a partir de la solicitud del cliente (PDF, Excel, foto, mensaje de texto o nota de voz desde el teléfono), con su catálogo y sus reglas de precio, y una persona de su equipo lo revisa antes de enviarlo con su carta.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
Un formato de cotización en Excel, con IVA editable y vigencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una carta de cotización?
Es el escrito que acompaña a una cotización: presenta la oferta, resume los productos, el total, la vigencia, la entrega y el pago, y dice al cliente cómo aceptarla. Hoy suele ser el cuerpo de un correo con la cotización adjunta.
¿Cómo se redacta una carta de cotización?
Con un asunto que lleve el número, un saludo, una apertura que agradezca la solicitud y diga qué se adjunta, un resumen de dos o tres líneas, el siguiente paso y una firma con el contacto. Arriba hay tres modelos.
¿Qué debe decir un correo con una cotización?
El número de la cotización, el total (con o sin IVA, indicándolo), la vigencia como fecha, el plazo de entrega, la forma de pago y qué debe hacer el cliente para aceptar.
¿Cuál es la diferencia entre una carta de cotización y una cotización?
La cotización es el documento con las líneas, los precios y las condiciones. La carta es el texto que lo presenta y resume. La primera es el contenido; la segunda, el envoltorio.
¿Cómo respondo a una solicitud de cotización por correo?
Cite el número de la solicitud en el asunto, adjunte una cotización con las mismas líneas y cantidades, resuma el total, la vigencia y la entrega, y diga cómo aceptar. La guía sobre responder a una solicitud de cotización lo explica paso a paso.
¿Es mejor enviar la cotización en el correo o en un PDF adjunto?
Para un pedido pequeño y un cliente habitual, el correo basta. Para un cliente nuevo, un pedido grande o un proceso de compras, envíe un PDF con numeración y use el correo para presentarlo.
¿Cómo cierro una carta de cotización?
Con una pregunta fácil de contestar y una despedida cordial con su nombre, su cargo y su teléfono. «Quedo a su disposición» sin más rara vez recibe respuesta.
¿Puede Qotora AI redactar la cotización?
Prepara el borrador de la cotización con su catálogo y sus precios, a partir de la solicitud del cliente. Una persona de su equipo la revisa y la envía con su carta.