GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Factura proforma: qué es, para qué sirve y cómo se hace
Una factura proforma es un documento previo a la venta que detalla qué se vende, a qué precio y con qué condiciones, igual que una factura, pero sin valor fiscal ni obligación de pago. Se emite para que el cliente pueda hacer un trámite (un pago anticipado, una importación, una solicitud de financiamiento) y no sustituye a la factura definitiva, que se emite después.
Esta guía explica qué es la factura proforma, cuándo la piden los clientes, en qué se diferencia de una cotización y de una factura, qué datos debe llevar y cómo se ve una completa, con las cuentas hechas. Es información general: el tratamiento fiscal de la proforma depende de cada país, así que confirme los detalles con su contador o gestor.
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Qué es una factura proforma
La palabra «proforma» viene del latín y significa, más o menos, «por la forma»: un documento que tiene la forma de una factura sin serlo. Contiene los mismos datos (vendedor, cliente, productos, precios, impuestos, total), pero lleva una indicación visible de que no es una factura: «Factura proforma», «Documento sin valor fiscal» o «No es una factura».
Se emite antes de entregar la mercancía y antes de cobrar. Cuando la venta se cierra, el vendedor emite la factura de verdad, con su numeración fiscal, y es esa la que contabiliza y declara. La proforma no se registra como una venta ni crea, por sí sola, una obligación de pago.
Para qué sirve una factura proforma
Los clientes piden una proforma cuando un tercero necesita ver el detalle de la operación antes de que se concrete. Los casos más habituales son estos.
- Pagos anticipados. El cliente quiere pagar por transferencia antes de la entrega y su banco o su departamento de pagos pide un documento con el importe exacto.
- Importaciones y exportaciones. La aduana, el agente aduanal o el banco que abre una carta de crédito necesitan ver qué se envía, a qué valor y con qué condiciones de entrega.
- Financiamiento y aprobación interna. El comprador necesita un documento con el total para pedir un crédito o para que su jefe autorice el gasto.
- Pedidos a medida o por encargo. Cuando hay que fabricar o pedir el material, el vendedor puede pedir un anticipo y emite una proforma para que el cliente lo pague.
- Trámites y licitaciones. Algunas entidades piden ver una proforma con el precio de lo que se va a comprar.
En el comercio interior entre empresas, la mayoría de las ventas se cotizan y se facturan sin proforma. Úsela cuando alguien se la pida o cuando el pago por adelantado lo justifique.
Factura proforma, cotización y factura: en qué se diferencian
| Concepto | Cotización o presupuesto | Factura proforma | Factura |
|---|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes de la venta, a petición del cliente | Antes de entregar, cuando el cliente necesita un trámite | Después de entregar o al cobrar |
| Qué es | Una oferta de precio | La confirmación detallada de la operación | El documento de cobro |
| Valor fiscal | No | No | Sí |
| Obliga a pagar | No | No, por sí sola | Sí, en las condiciones pactadas |
| Numeración | La del vendedor | Propia, distinta de la fiscal | Fiscal, correlativa |
| Se declara y contabiliza | No | No | Sí |
| Lleva vigencia | Sí | Sí, conviene indicarla | No aplica |
Descripción general. Los requisitos de cada documento y su tratamiento fiscal dependen del país: confírmelos con su contador o gestor.
- Qué es una cotización: definición, ejemplo y formato
Qué es una cotización, qué partes tiene y un ejemplo con las cuentas hechas.
- Cotización o factura: diferencias y para qué sirve cada una
La diferencia entre la oferta de precio y el documento de cobro.
Qué debe llevar una factura proforma
Una proforma tiene casi todos los datos de una factura. Esta lista sirve de punto de partida; añada lo que su sector o su país exijan.
| Dato | Qué poner |
|---|---|
| Título | «Factura proforma», bien visible, y una nota: «Documento sin valor fiscal» |
| Número y fecha | Un número propio de proformas, distinto del de las facturas, y la fecha de emisión |
| Vendedor | Razón social, identificación fiscal, dirección y datos bancarios para el pago |
| Cliente | Razón social, identificación fiscal y dirección de facturación y de entrega |
| Productos | Código, descripción, cantidad, unidad y precio unitario de cada línea |
| Importes | Subtotal, descuentos, impuestos y total, con la moneda |
| Condiciones | Plazo y lugar de entrega, condiciones de entrega (Incoterm, si es comercio exterior) y forma de pago |
| Validez | Hasta cuándo se mantiene el precio |
| Referencia | El número de la cotización o de la orden de compra de la que procede |
Un ejemplo de factura proforma, en pesos mexicanos
Un taller mecánico quiere pagar por adelantado un pedido de herramienta neumática y su banco pide un documento con el importe. El distribuidor emite la proforma PF-0138, con validez de 10 días, a partir de su cotización C-1204. Entrega en 5 días hábiles tras recibir el pago.
Lo que pide el taller
- 2 compresores de aire de 50 litros
- 4 mangueras de aire de 15 metros
- 3 pistolas de impacto de 1/2 pulgada
La proforma
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Compresor de aire 50 L, 2 HP — COM-50 | 2 | $6,480.00 | $12,960.00 |
| Manguera de aire 15 m con conectores — MAN-15 | 4 | $385.00 | $1,540.00 |
| Pistola de impacto neumática 1/2 pulg — PIM-12 | 3 | $1,920.00 | $5,760.00 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $20,260.00 | ||
Ilustración con productos, precios y números de documento de ejemplo. Con una tasa de IVA del 16 % (otro ejemplo: use la de su país), el IVA es de $3,241.60 y el total, de $23,501.60. El documento lleva la leyenda «Factura proforma. Documento sin valor fiscal».
Las cuentas: 2 × $6,480.00 = $12,960.00; 4 × $385.00 = $1,540.00; 3 × $1,920.00 = $5,760.00. La suma es $20,260.00; el 16 % es $3,241.60 y el total, $23,501.60. Cuando el taller pague y se entregue el pedido, el distribuidor emite la factura real por esos mismos importes, con su numeración fiscal.
Cómo hacer una factura proforma, paso a paso
- Parta de la cotización aceptada o de la orden de compra del cliente. Los productos, los precios y las condiciones deben ser los mismos.
- Compruebe que tiene existencias o un plazo de reposición real. Una proforma confirma una operación.
- Escriba el título «Factura proforma» y la leyenda de que no tiene valor fiscal.
- Asigne un número propio de proformas, distinto de la numeración fiscal de las facturas.
- Complete los datos del vendedor, del cliente y los datos bancarios para el pago.
- Detalle cada línea con código, descripción, cantidad, unidad, precio e importe, y compruebe las sumas.
- Indique el impuesto, el total, la validez, el plazo de entrega y la forma de pago.
- Envíela al cliente en PDF y guarde una copia junto a la cotización.
- Al cobrar o entregar, emita la factura definitiva con su numeración fiscal y referencie la proforma.
Errores frecuentes con la proforma
- Usar la numeración de las facturas: crea huecos y confusiones en la contabilidad.
- Omitir la leyenda que dice que no es una factura, de modo que el cliente la tome por una y la contabilice.
- Cambiar los precios entre la cotización y la proforma sin avisar.
- No indicar la validez y descubrir semanas después que el cliente paga con un precio vencido.
- Emitir la proforma y olvidar emitir la factura definitiva cuando se entrega.
- Dar por hecho que la proforma sirve igual en todos los países: en comercio exterior, la aduana puede pedir requisitos propios.
Cómo ayuda Qotora AI
Una proforma nace de una cotización bien hecha: los mismos productos, los mismos precios, las mismas condiciones. Qotora AI prepara esa cotización a partir de la solicitud del cliente (PDF, Excel, foto, mensaje de texto o nota de voz desde el teléfono), con su catálogo y sus reglas de precio, y una persona de su equipo la revisa antes de enviarla. La factura proforma y la factura las emite su sistema de facturación.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
Un formato de cotización en Excel, con IVA editable y vigencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura proforma?
Es un documento previo a la venta que detalla los productos, los precios y las condiciones de una operación, como una factura, pero sin valor fiscal ni obligación de pago. Se emite para que el cliente pueda hacer un trámite, como un pago anticipado o una importación.
¿Para qué sirve una factura proforma?
Para que el cliente tenga el importe exacto de la operación antes de que se concrete: pagar por adelantado, tramitar una importación, pedir un financiamiento o conseguir una autorización de gasto.
¿Una factura proforma tiene validez fiscal?
No. No es una factura y normalmente no se contabiliza ni se declara como una venta. La factura definitiva se emite después, con su numeración fiscal. Los detalles dependen del país: confírmelos con su contador.
¿Cuál es la diferencia entre una factura proforma y una cotización?
La cotización es una oferta de precio, anterior a la decisión del cliente. La proforma confirma por escrito, con el detalle de una factura, una operación que ya se ha acordado, para que el cliente haga un trámite.
¿Es obligatorio emitir una factura proforma?
No. Es un documento comercial voluntario que se emite cuando el cliente, su banco o la aduana la piden. En la mayoría de las ventas interiores entre empresas se pasa de la cotización a la factura.
¿La factura proforma obliga al cliente a pagar?
Por sí sola no suele ser un documento de cobro ni crea un compromiso fiscal, pero deja constancia de lo acordado. Qué efectos jurídicos tiene depende del país y del acuerdo entre las partes; ante un caso concreto, consulte a un asesor.
¿Qué datos lleva una factura proforma?
Los de una factura: vendedor, cliente, número y fecha, productos con su precio, impuestos y total, condiciones de entrega y de pago, y la validez, además de la indicación de que no es una factura.
¿Se puede hacer una factura proforma en Excel?
Sí. Puede partir de un formato de cotización en Excel, cambiar el título a «Factura proforma» y añadir la leyenda, los datos bancarios y la numeración propia de las proformas.