GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Cotización o factura: diferencias y para qué sirve cada una
La cotización ofrece un precio antes de la venta; la factura cobra la venta después de hacerla. La cotización es una oferta sin valor fiscal que el cliente puede aceptar o dejar pasar; la factura es el documento fiscal que el vendedor emite al entregar y que el comprador paga. Se parecen porque repiten productos y precios, pero se emiten en momentos distintos, con funciones distintas.
Esta guía explica las diferencias, el orden en que aparecen los documentos de una venta (cotización, orden de compra, entrega y factura), cómo se ve el mismo pedido en la cotización y en la factura, qué datos cambian y los errores más comunes. Es información general: los requisitos de cada documento dependen del país, y para su caso concreto conviene confirmarlos con su contador.
Actualizado el
La diferencia en una tabla
| Característica | Cotización | Factura |
|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes de la venta, a petición del cliente | Después de entregar o al cobrar |
| Quién la emite | El vendedor | El vendedor |
| Para qué sirve | Ofrecer un precio y unas condiciones | Cobrar la venta y dejar constancia fiscal |
| Valor fiscal | No | Sí |
| Obliga a pagar | No: es una oferta | Sí, en las condiciones pactadas |
| Numeración | La del vendedor (C-0719) | Fiscal, correlativa y autorizada |
| Vigencia | Sí, una fecha límite | No aplica; lleva fecha de vencimiento de pago |
| Se puede cambiar | Sí, mientras no se acepte | No: se corrige con una nota de crédito o una factura rectificativa |
| Se contabiliza | No | Sí |
Descripción general. Cada país regula la factura de forma propia (formato, numeración, facturación electrónica); confirme los requisitos con su contador o gestor.
El orden de los documentos de una venta
Entre la cotización y la factura hay otros documentos. Este es el recorrido más habitual de un pedido entre dos empresas.
- Solicitud de cotización: el comprador pide precios (o llama, o manda una lista).
- Cotización o presupuesto: el vendedor ofrece productos, precios y condiciones.
- Orden de compra: el comprador acepta la oferta y pide la entrega.
- Entrega: el vendedor envía la mercancía con una remisión (México, Colombia), un albarán (España) o un remito (Argentina).
- Factura: el vendedor cobra la venta, con valor fiscal.
- Pago: el comprador paga en las condiciones pactadas.
En ventas al contado en mostrador, varios pasos se funden en uno. Aun así, el orden lógico es siempre el mismo: primero el precio, luego el pedido, luego el cobro.
- Orden de compra: formato y ejemplo para distribuidores
Qué lleva una orden de compra y cómo se relaciona con la cotización.
- Factura proforma: qué es, para qué sirve y ejemplo
Qué es una factura proforma y cuándo se pide antes de la factura.
El mismo pedido en la cotización y en la factura
Un contratista pide material eléctrico a un distribuidor de Bogotá. Esta es la cotización C-0912, emitida el 12/01/2026, con vigencia de 15 días y entrega en 4 días hábiles. Si el contratista acepta, la factura tendrá los mismos productos y los mismos importes.
Lo que pide el contratista
- 20 paneles LED de 60 × 60
- 8 rollos de cable THHN calibre 12, 100 m
- 60 tomacorrientes dobles
La cotización
| Descripción / código | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Panel LED 60 × 60, 40 W — PAN-6040 | 20 | $48.500 | $970.000 |
| Cable THHN calibre 12, rollo de 100 m — THH-12 | 8 | $189.000 | $1.512.000 |
| Tomacorriente doble con polo a tierra — TOM-2P | 60 | $6.900 | $414.000 |
| Subtotal sin IVA (ejemplo) | $2.896.000 | ||
Ilustración con productos, precios y números de documento de ejemplo, en pesos colombianos (el punto separa los miles). Con un IVA del 19 % (otro ejemplo), el IVA es de $550.240 y el total, de $3.446.240.
Las cuentas: 20 × 48.500 = 970.000; 8 × 189.000 = 1.512.000; 60 × 6.900 = 414.000. La suma es $2.896.000; el 19 % es $550.240 y el total, $3.446.240.
Ahora, ¿qué cambia cuando ese pedido se factura? Los productos, las cantidades y los importes no cambian. Cambia lo que rodea a la cifra.
| Dato | En la cotización | En la factura |
|---|---|---|
| Título | Cotización | Factura |
| Número | C-0912 (interno) | Número fiscal correlativo |
| Fecha | Fecha de emisión de la oferta (12/01/2026) | Fecha de emisión de la factura (al entregar) |
| Vigencia | Hasta el 27/01/2026 | No aplica: lleva fecha de vencimiento del pago |
| Referencia | La solicitud del cliente | La orden de compra y la cotización C-0912 |
| Datos fiscales | Habituales | Completos y exigidos por la ley del país |
| Forma de pago | Propuesta (crédito a 30 días) | Pactada, con medio y cuenta de pago |
Cuándo usar cada una
- Use una cotización cuando el cliente pregunta cuánto cuesta algo, compara proveedores o necesita una aprobación interna antes de comprar.
- Use una factura cuando la venta ya se hizo: se entregó la mercancía o se cobró.
- Use una factura proforma, si el cliente la pide, cuando necesita un documento detallado antes del pago o de una importación.
- No use una cotización como si fuera una factura: no sirve para cobrar ni para deducir un gasto.
- No use una factura para ofrecer un precio: una factura emitida tiene consecuencias fiscales.
Errores frecuentes
- Entregar una cotización y llamarla «factura» para que el cliente «vaya pagando»: ese pago no está respaldado por un documento válido.
- Cambiar un precio en la factura sin avisar, cuando la cotización aceptada decía otro.
- Facturar productos distintos de los cotizados, por una sustitución que nadie comunicó al cliente.
- Olvidar el impuesto en la cotización: el cliente lo descubre al recibir la factura.
- No guardar la cotización: si hay una disputa, es la prueba de lo que se ofreció.
Cómo ayuda Qotora AI
Una factura sin errores empieza por una cotización sin errores. Qotora AI prepara la cotización a partir de la solicitud del cliente (PDF, Excel, foto, mensaje de texto o nota de voz desde el teléfono), con su catálogo y sus reglas de precio; una persona de su equipo la revisa antes de enviarla. La factura la sigue emitiendo su sistema de facturación.
- Programa para cotizar para distribuidores | Qotora AI
El programa para cotizar de Qotora AI, de la lista del cliente a la cotización revisada.
- Formato de cotización para distribuidores (con ejemplo)
Un formato de cotización en Excel, con IVA editable y vigencia.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una cotización y una factura?
La cotización ofrece un precio antes de la venta, no cobra nada y no tiene valor fiscal. La factura se emite después de entregar y es el documento de cobro, con valor fiscal y numeración propia.
¿Una cotización es lo mismo que una factura?
No. Aunque repitan los mismos productos y precios, la cotización es una oferta y la factura es el documento que cobra la venta y que se contabiliza y se declara.
¿Se puede cobrar con una cotización?
No. Una cotización no es un documento de cobro ni tiene valor fiscal. Para cobrar hay que emitir una factura; si el cliente necesita un documento previo para pagar por adelantado, puede pedirse una factura proforma.
¿Qué va primero, la cotización o la factura?
La cotización. El orden habitual es solicitud de cotización, cotización, orden de compra, entrega, factura y pago.
¿Una cotización aceptada se convierte en factura?
No se convierte: sirve de base. Cuando el cliente acepta y se entrega el pedido, el vendedor emite la factura con los mismos productos e importes, con su numeración fiscal.
¿Qué diferencia hay entre factura y factura proforma?
La factura es el documento fiscal de cobro. La proforma es un documento previo, sin valor fiscal, que detalla la operación para que el cliente haga un trámite, como un pago anticipado o una importación.
¿Una cotización lleva IVA?
Lo habitual entre empresas es mostrar los precios sin IVA, indicar la tasa y sumar el impuesto al final. El IVA se declara cuando se emite la factura, no la cotización.
¿Cuánto tiempo conviene guardar una cotización?
El tiempo que le sirva como constancia de lo ofrecido, por ejemplo hasta cerrar el pedido o la posible disputa. Los plazos de conservación de los documentos contables los fija cada país; consúltelos con su contador.