GUÍA PARA DISTRIBUIDORES
Qué es una RFQ: significado, formato y diferencia con una RFP
RFQ son las siglas en inglés de request for quotation, es decir, solicitud de cotización: el documento con el que un comprador pide por escrito a varios proveedores el precio de unos productos concretos, con cantidades, plazos y condiciones. Se usa cuando el comprador ya sabe qué quiere comprar y solo necesita comparar precios. Si todavía debe decidir cómo resolver un problema, lo que envía es una RFP.
Esta guía explica qué significa RFQ, en qué se diferencia de una RFP, una RFI y una licitación, qué campos lleva, cómo se compara lo que contestan los proveedores y cómo se ve el cuadro comparativo, con las cuentas hechas. Está pensada para quien recibe estas solicitudes y para quien las envía.
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RFQ: significado y para qué se usa
En español se traduce como solicitud de cotización (SDC), pedido de cotización o, en España, solicitud de presupuesto. Las siglas inglesas se mantienen sobre todo en empresas medianas y grandes, en compras industriales y en portales de proveedores. El departamento de compras envía la misma RFQ a dos, tres o más proveedores y compara las respuestas.
Una RFQ es un documento de precio, no de estrategia. Pregunta «¿cuánto cuesta esto, entregado aquí y para esta fecha?» y deja fuera las preguntas abiertas. Por eso se usa para compras repetitivas o de bienes estándar: material eléctrico, tornillería, equipos de protección, repuestos, material de limpieza.
Si usted es el proveedor y acaba de recibir una, la guía sobre cómo responder a una solicitud de cotización explica paso a paso qué hacer.
- Solicitud de cotización: qué es y cómo responderla
Cómo responder a una solicitud de cotización, con un ejemplo y un modelo de mensaje.
RFQ, RFP, RFI y licitación: en qué se diferencian
Las siglas se confunden porque se parecen. Cada documento responde a una etapa distinta de la compra.
| Documento | Significado | Qué pide | Cuándo se usa |
|---|---|---|---|
| RFI | Request for information | Información: quién ofrece qué, con qué capacidad | Al explorar el mercado, antes de decidir |
| RFQ | Request for quotation | Un precio por productos o servicios definidos | Cuando ya se sabe qué comprar |
| RFP | Request for proposal | Una propuesta de solución, con enfoque, plazos y precio | Cuando hay que resolver un problema, no comprar un artículo |
| Licitación o concurso | Request for tender (RFT) | Una oferta formal con reglas de procedimiento | Compras públicas o muy reguladas |
Descripción general; cada empresa y cada sector tiene sus costumbres, y las compras públicas siguen la normativa de cada país.
Qué campos lleva una RFQ (formato)
No hay un formato oficial, pero casi todas las RFQ útiles tienen los mismos campos. Si le toca redactar una, esta tabla es el esqueleto.
| Campo | Qué escribir | Por qué |
|---|---|---|
| Número y fecha | SDC-118, fecha de emisión | Para que las respuestas la citen |
| Comprador y contacto | Empresa, persona que decide, correo y teléfono | Para resolver dudas |
| Fecha límite | Día y hora hasta la que se aceptan respuestas | Para comparar en igualdad de condiciones |
| Lista de artículos | Código o descripción, marca o equivalente, cantidad y unidad | Para que todos coticen lo mismo |
| Entrega | Lugar y plazo máximo | El flete y el plazo cambian el precio |
| Pago | Contado o crédito, y los días | Afecta al precio y a la decisión |
| Criterios | Precio, plazo, marca, garantía | Para que los proveedores sepan qué cuenta |
| Formato de respuesta | Mismas líneas y orden que la solicitud, precios con y sin impuestos | Para poder comparar |
| Vigencia pedida | Cuántos días debe mantenerse el precio | Para decidir sin prisa |
Un consejo para quien redacta: pida los precios sin impuestos y con el flete aparte. Así la comparación no depende de que un proveedor incluya algo que otro omite.
Un modelo de RFQ para copiar
Este texto sirve como cuerpo de un correo. Sustituya lo que está entre corchetes.
Cómo se comparan las respuestas: un cuadro comparativo
Cuando llegan las respuestas, el comprador las pasa a un cuadro comparativo. Este ejemplo, en pesos colombianos, compara tres proveedores para las tres líneas de la solicitud SDC-118 anterior.
| Criterio | Proveedor A | Proveedor B | Proveedor C |
|---|---|---|---|
| 40 guantes de nitrilo, talla L | $356.000 | $368.000 | $348.000 |
| 20 cascos tipo II, blancos | $490.000 | $478.000 | $504.000 |
| 30 discos de corte de 7 pulgadas | $234.000 | $243.000 | $225.000 |
| Total sin IVA | $1.080.000 | $1.089.000 | $1.077.000 |
| Plazo de entrega | 3 días hábiles | 2 días hábiles | 5 días hábiles |
| Vigencia de la oferta | 15 días | 10 días | 30 días |
| Forma de pago | Crédito a 15 días | Contado | Crédito a 30 días |
Proveedores, precios y condiciones de ejemplo. Las cuentas: A = 356.000 + 490.000 + 234.000; B = 368.000 + 478.000 + 243.000; C = 348.000 + 504.000 + 225.000.
Fíjese en lo que enseña el cuadro. La diferencia entre el proveedor más barato (C, $1.077.000) y el más caro (B, $1.089.000) es de $12.000, el 1,1 % del total, pero el plazo va de 2 a 5 días y el pago, de contado a 30 días. Cuando los totales son tan parecidos, decide el resto de las condiciones. Para el proveedor, la lección es la misma: compita también en plazo, vigencia y forma de pago, no solo en precio.
Consejos para el comprador que envía la RFQ
- Pida cotización al menos a tres proveedores, para tener una comparación razonable sin duplicar trabajo.
- Dé a todos la misma lista, el mismo plazo y las mismas condiciones. Si cambia algo para uno, cámbielo para todos.
- Dé un plazo realista para responder: un proveedor que necesita verificar existencias no puede contestar en una hora.
- Indique si acepta equivalentes y cómo debe marcarlos el proveedor.
- Conteste a todos, también a quien no gana. Es cortés y mantiene viva la relación para la próxima compra.
Consejos para el proveedor que recibe la RFQ
- Conteste con la misma lista, en el mismo orden y con las mismas cantidades.
- Marque como alternativa cualquier producto que no sea exactamente el pedido.
- Escriba la vigencia como fecha y el plazo como días hábiles.
- Responda dentro del plazo o avise de que no podrá hacerlo.
- Cite el número de la RFQ en el asunto y en el documento.
Si recibe muchas RFQ a la semana, la parte lenta suele ser leer cada solicitud (un PDF, un Excel, una foto de una lista) y pasarla a líneas de su catálogo con el precio correcto. Qotora AI prepara ese borrador a partir de la solicitud tal como llega, con su catálogo y sus reglas de precio; una persona de su equipo lo revisa antes de enviarlo, y si una línea no está clara, Qotora pregunta en lugar de adivinar.
- Cotización desde PDF: de la solicitud al borrador
De la solicitud en PDF a un borrador de cotización.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa RFQ?
Son las siglas en inglés de request for quotation, «solicitud de cotización». Es el documento con el que un comprador pide precio a varios proveedores por unos productos definidos.
¿Qué es una RFQ en compras?
Es la solicitud de precio que el departamento de compras envía a varios proveedores para comparar. Lleva la lista de artículos, las cantidades, el lugar y el plazo de entrega, las condiciones de pago y una fecha límite de respuesta.
¿Cuál es la diferencia entre una RFQ y una RFP?
La RFQ pide un precio por algo ya definido; la RFP pide una propuesta de solución a un problema, con enfoque, plazos y precio. Si lo que se compara es sobre todo el precio, es una RFQ.
¿Qué diferencia hay entre una RFQ y una RFI?
La RFI pide información (qué ofrece cada proveedor y con qué capacidad) y suele ir antes. La RFQ viene después, cuando el comprador ya sabe qué quiere y pide el precio.
¿Cuántos proveedores deben recibir una RFQ?
No hay una cifra fija. Lo habitual es enviarla a tres o más para tener una comparación razonable; depende del tipo de compra y de la política de la empresa.
¿Una RFQ obliga a comprar?
No. Es una petición de precio. La compra se formaliza después con una orden de compra enviada al proveedor elegido.
¿Cómo se responde a una RFQ?
Con una cotización que repita las líneas y las cantidades de la solicitud, con precio unitario, vigencia, plazo de entrega y forma de pago, enviada antes de la fecha límite.
¿Qué viene después de una RFQ?
El comprador compara las respuestas, elige un proveedor y le envía una orden de compra. Después llegan la entrega y la factura.