GUÍA PARA DISTRIBUIDORES Y ALMACENES
Cómo hacer un presupuesto de venta para distribuidores
Un presupuesto de venta es la respuesta por escrito a un cliente que quiere saber cuánto le costará un pedido: qué artículos se le ofrecen, a qué precio, con qué condiciones y hasta cuándo. En un almacén de materiales, una distribuidora de fontanería o un suministro industrial, es el documento que decide si el cliente compra aquí o en el almacén de al lado.
Esta guía explica cómo hacer un presupuesto a un cliente profesional (instalador, constructor, empresa de mantenimiento), paso a paso, con un ejemplo con las cuentas hechas y la lista de errores que más dinero cuestan. No habla de presupuestos de obra, con mediciones y partidas, sino del presupuesto de venta de artículos de un distribuidor.
Actualizado el
Qué es un presupuesto de venta y en qué se diferencia de uno de obra
El presupuesto de un reformista o de un constructor describe un trabajo: partidas, mediciones, mano de obra y materiales. El presupuesto de un distribuidor es otra cosa: una lista de artículos de su catálogo, con la cantidad que pide el cliente y el precio que usted le da. No hay mediciones ni partidas; hay referencias, unidades y tarifas.
Eso lo hace más sencillo en teoría y más pesado en la práctica: un instalador puede pedirle cuarenta artículos distintos, con abreviaturas, en un correo escrito desde la furgoneta. Cada línea hay que localizarla, ponerle precio según la tarifa de ese cliente y comprobar que hay stock.
En México y Colombia el mismo documento se llama cotización. Si le interesa esa versión, está explicada en la guía correspondiente.
- Cómo hacer una cotización a un cliente, paso a paso
La misma guía con el vocabulario de México y Colombia: cotización.
Antes de empezar: qué necesita tener a mano
- Sus tarifas actualizadas: PVP, profesional, instalador, con el descuento de cada una.
- Las reglas de descuento por familia de artículos y por volumen.
- El stock real y los plazos de reposición de lo que más vende.
- Una plantilla propia, con sus datos fiscales, su numeración y sus condiciones habituales.
Cómo hacer el presupuesto, en siete pasos
- Lea la solicitud completa. Fíjese en qué se pide, en qué cantidad, para cuándo y si hay condiciones escondidas: «entrega en obra», «marca X o equivalente».
- Resuelva las dudas antes de poner precio. Si «magnetotérmico de 16» puede ser unipolar, bipolar o de otra curva, pregunte. Presupuestar un artículo parecido «para salir del paso» es una causa frecuente de devoluciones.
- Localice cada artículo en su catálogo y anote la referencia y la descripción completa. El cliente usará la referencia en su pedido, y usted en el albarán y la factura.
- Fije el precio de cada línea: tarifa del cliente, descuento por familia o por volumen, y cualquier acuerdo particular. Anote la unidad (unidad, metro, rollo, caja).
- Compruebe el stock y el plazo. No prometa lo que no puede servir: es mejor un presupuesto con «inmediata» en tres líneas y «5 días» en la cuarta.
- Calcule: importe de cada línea, subtotal, descuento global si lo hay, portes, base imponible, IVA y total.
- Ponga las condiciones por escrito: validez, forma de pago, plazo y lugar de entrega, y si los precios llevan IVA incluido o no.
Un ejemplo con las cuentas hechas
Una pequeña constructora pide material para una obra de albañilería. Este es el presupuesto P-0301, emitido el 20/01/2026, con validez de 30 días (hasta el 19/02/2026), servicio a pie de obra y pago a 30 días.
Lo que pide el cliente
- 80 sacos de cemento de 25 kg
- 60 sacos de mortero
- 2 millares de ladrillo hueco doble
- 10 mallazos de 15 x 15
El presupuesto, con los artículos
| Descripción / referencia | Cant. | Precio unitario | Importe |
|---|---|---|---|
| Cemento gris CEM II, saco de 25 kg — CEM-II-25 | 80 | 4,85 € | 388,00 € |
| Mortero de albañilería, saco de 25 kg — MOR-25 | 60 | 3,40 € | 204,00 € |
| Ladrillo hueco doble 24 × 11,5 × 7 cm, millar — LHD-1000 | 2 | 215,00 € | 430,00 € |
| Malla electrosoldada 15 × 15 Ø5, panel de 2,2 × 6 m — MAL-1515 | 10 | 17,80 € | 178,00 € |
| Subtotal sin portes ni IVA (ejemplo) | 1.200,00 € | ||
Ilustración con artículos y precios de ejemplo. En su cuenta, las referencias y los precios salen de su catálogo y de sus tarifas.
A ese subtotal se le suman los portes y se calcula el IVA sobre la base imponible. Así queda el presupuesto completo.
| Concepto | Cálculo | Importe |
|---|---|---|
| Subtotal | Suma de las cuatro líneas | 1.200,00 € |
| Portes | Transporte a pie de obra | 45,00 € |
| Base imponible | 1.200,00 + 45,00 | 1.245,00 € |
| IVA al 21 % (ejemplo) | 1.245,00 × 0,21 | 261,45 € |
| Total | 1.245,00 + 261,45 | 1.506,45 € |
Compruebe las líneas: 80 × 4,85 = 388,00; 60 × 3,40 = 204,00; 2 × 215,00 = 430,00; 10 × 17,80 = 178,00. El tipo de IVA depende del caso: confírmelo con su gestor.
Las condiciones que no pueden faltar
- Validez, con fecha concreta: «válido hasta el 19/02/2026». Evita que un cliente reclame el precio de hace tres meses.
- Portes: si van incluidos, aparte, o por cuenta del cliente. Un transporte olvidado se come el margen de un pedido pequeño.
- Forma de pago: contado, transferencia, pagaré, a 30 días.
- Plazo de entrega de cada línea, sobre todo las que no tiene en stock.
- Qué pasa si falta un artículo: sustituto con la conformidad del cliente, o entrega parcial.
Los errores que más dinero cuestan
- Presupuestar con una tarifa antigua porque la plantilla no se actualizó.
- Aplicar a un cliente la tarifa de otro al reutilizar un presupuesto anterior.
- Olvidar los portes, o no decir si el precio incluye IVA.
- Mezclar unidades sin avisar: un precio por unidad en una línea y por millar en otra.
- No dejar constancia de que el cliente aceptó. Un correo con fecha suele bastar; una conversación en el mostrador, no.
Cómo ayuda Qotora AI a preparar presupuestos
Los pasos de lectura, búsqueda y cálculo son los más repetitivos. Qotora AI los prepara a partir de la solicitud tal como llega (PDF, Excel, foto, texto o nota de voz), con su catálogo y sus tarifas. Qotora nunca inventa un precio ni un margen: los precios salen de sus propios datos. Una persona de su equipo revisa el borrador antes de enviarlo; si una línea no está clara, Qotora pregunta en lugar de adivinar y no sustituye un artículo por otro por su cuenta.
- Programa de presupuestos para distribuidores | Qotora AI
El programa de presupuestos de Qotora AI, de la lista del cliente al presupuesto revisado.
- Plantilla de presupuesto para distribuidores y mayoristas
Si prefiere rellenarlo usted, una plantilla en Excel con las fórmulas listas.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe llevar un presupuesto de venta?
Los datos del vendedor y del cliente, el número y la fecha, los artículos con su referencia, cantidad, unidad y precio, la base imponible, el IVA y el total, la validez, la forma de pago y el plazo de entrega. Los portes, si se cobran aparte, conviene que figuren como línea.
¿Cuánto debe durar la validez de un presupuesto?
Depende de la rapidez con que cambian sus precios y los de sus proveedores. Quince, treinta o sesenta días son plazos habituales; lo importante es escribir una fecha concreta.
¿Cómo se calcula el IVA de un presupuesto?
Se aplica sobre la base imponible: el subtotal menos los descuentos, más los portes si los cobra. Con una base de 1.245,00 € y un IVA del 21 %, la cuota es de 261,45 € y el total, de 1.506,45 €. El tipo exacto depende del caso: confírmelo con su gestor.
¿Un presupuesto obliga a vender?
Es una oferta, no un pedido: el cliente no está obligado a comprar. Para quien lo emite, lo que ocurre si el cliente lo acepta dentro de su validez depende de las condiciones y de la ley aplicable; por eso conviene indicar siempre la validez y, ante un caso concreto, consultar a un asesor.
¿Es mejor hacerlo en Excel o en Word?
En Excel, porque calcula por usted los importes, los descuentos, el IVA y el total. En Word se ve bien, pero obliga a teclear las cuentas, y una lista de varias líneas tiene más probabilidades de salir con un error.
¿Puede Qotora AI hacer el presupuesto por mí?
Prepara el borrador: lee la solicitud del cliente, busca cada artículo en su catálogo y aplica sus tarifas. Una persona de su equipo lo revisa y lo envía; nada sale de forma automática.