Des devis préparés à partir d’un logiciel de gestion commerciale WinDev / HFSQL

Comment on chiffre aujourd’hui avec un logiciel WinDev

Votre logiciel sait établir un devis une fois les articles choisis. Mais la demande du client n’arrive pas dans son format : un mail, un PDF, un fichier Excel ou une photo de liste. Quelqu’un doit la lire, rechercher chaque article dans la fiche produits, vérifier le stock du dépôt, se souvenir du tarif de ce client, puis tout ressaisir.

• La demande arrive hors du logiciel, sous la forme qu’a choisie le client.
• Un vendeur retrouve les articles un par un, souvent par désignation.
• Le tarif du client et les remises sont contrôlés de mémoire ou à la main.
• Le devis est saisi dans le logiciel, puis imprimé ou envoyé.

Comment Qotora AI se connecte à une base HFSQL

HFSQL existe sous deux formes, et les deux se lisent. La lecture passe par le pilote ODBC 64 bits que PC SOFT fournit gratuitement.

Aucun fichier d’analyse (.wdd) n’est nécessaire. Les requêtes de lecture, une par table (articles, clients, fournisseurs), sont écrites pour vous à la mise en place, parce que chaque logiciel WinDev nomme ses fichiers de données à sa façon. Nous ne prétendons pas qu’un logiciel précis du marché est « pris en charge » : nous le vérifions chez vous, sur votre base.

Une lecture seule, protégée de plusieurs façons

• Chaque requête est contrôlée avant envoi : si ce n’est pas un simple SELECT, elle est refusée.
• Toute transaction ouverte par le connecteur est annulée à la fin, jamais validée.
• Quand la base possède des identifiants, nous demandons un utilisateur HFSQL en lecture seule (créé dans le Centre de contrôle HFSQL) ; sinon nous utilisons celui du programme, avec les autres protections ci-dessus.
• Une seule connexion par cycle de lecture, fermée à la fin : le connecteur ne garde pas vos fichiers ouverts entre deux lectures, ce qui laisse votre programme libre de modifier sa structure de données.
• Le mot de passe, s’il y en a un, reste dans le trousseau de la machine, chiffré par Windows ; il ne figure ni dans la chaîne de connexion ni dans un journal, et il ne nous parvient pas.

Ce qui est lu, et ce qui n’est jamais fait

• Articles : désignation, référence, code-barres, unité, famille.
• Tarifs : le prix de vente de base et les tarifs par catégorie de clients.
• Stock, additionné sur vos dépôts, avec l’heure de la dernière synchronisation affichée dans l’espace de travail.
• Clients, avec leur tarif, et fournisseurs.
• Qotora AI n’écrit jamais dans votre logiciel et n’invente jamais un prix.
• Aucun prix d’achat et aucune marge n’est jamais envoyé au modèle d’IA ; un commercial ne les voit pas non plus.

La mise en place, étape par étape

1. Consultation gratuite : vous nous indiquez votre logiciel, le poste ou le serveur où il tourne, et si vos données sont en Client/Serveur ou en fichiers.
2. Avec votre accord écrit, notre technicien se connecte à distance et repère la base : le service HFSQL, son port, ou le dossier des fichiers .fic.
3. Si besoin, nous installons le pilote ODBC HFSQL de PC SOFT, puis le connecteur sur le PC ou le serveur de l’entreprise.
4. Si un identifiant existe, il est appairé dans la session Windows de l’utilisateur, de sorte que le mot de passe va directement dans le trousseau de la machine.
5. Nous écrivons les requêtes de lecture, puis nous contrôlons ce que Qotora AI recevrait : nombre d’articles, articles en stock, prix par tarif, clients. Vous confirmez quelques articles que vous connaissez.
6. Votre commercial prépare le premier devis. Notre intervention représente environ une journée de technicien et elle est incluse dans le prix.

Les autres bases locales de la gestion commerciale

Les logiciels de gestion commerciale locaux n’utilisent pas tous HFSQL. Les mêmes principes de lecture seule s’appliquent aux autres bases que l’on rencontre souvent en France et au Maroc :

• SQL Server : lecture avec un identifiant limité à la lecture, requêtes contrôlées.
• Firebird : lecture dans une transaction « snapshot » en lecture seule.
• Microsoft Access (.mdb et .accdb) : le fichier est lu sans jamais être modifié.
• FoxPro et dBASE (fichiers .dbf) : fichiers lus sur place, jamais écrits.
• Toute autre source disposant d’un pilote ODBC.

Et si la base n’est pas accessible, ou si vous préférez ne pas y toucher, un export CSV ou Excel planifié depuis votre logiciel suffit : c’est la voie universelle, avec un léger décalage des données.

Ce qui reste dans votre logiciel

Les commandes, les bons de livraison, les factures et la comptabilité restent dans votre logiciel de gestion commerciale. Quand le client accepte un devis, votre équipe saisit la commande comme aujourd’hui. Vos tarifs restent chez vous : changez un prix et la synchronisation suivante le transmet à Qotora AI.

Ce que cela coûte

49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois avec la formule Comptoir (150 devis envoyés par mois au maximum, utilisateurs illimités). La mise en place est incluse, avec une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours à compter de votre premier devis envoyé. Les formules Équipe (349 $ US par mois) et Réseau (799 $ US par mois, plusieurs bases) couvrent les volumes plus élevés.