لمن يعتمد على برنامج إدارة أو مخزون ومحاسبة
عروض أسعار تُحضَّر من البرنامج الذي تستعملونه أصلًا وتُراجَع قبل الإرسال
عندكم برنامج إدارة أو مخزون ومحاسبة يعرف أصنافكم وأسعاركم ومخزونكم، وهو النظام الذي تقوم عليه أعمالكم كلها. لكنه لا يحوّل رسالة فيها خمسة وثلاثون بندًا مكتوبة باختصارات إلى عرض سعر، ولا يقرأ صورة قائمة مكتوبة بخط اليد. فيبقى أحد موظفيكم يبحث ويطابق ويعيد الكتابة بيده.
يعمل Qotora AI فوق برنامجكم الحالي لا بدلًا منه: يقرأ منه الكتالوج والمخزون والأسعار بصلاحية القراءة فقط، ويجهّز عرض السعر من الطلب، ثم يراجعه فريقكم قبل الإرسال. يبقى برنامجكم مرجع البيانات، ولا يكتب Qotora فيه.
آخر تحديث
ما الذي يفعله برنامجكم وما الذي يضيفه Qotora؟
سمّوه برنامج إدارة أو مخزون أو محاسبة، فهو يقوم بالأعمال الثقيلة في نشاطكم. ويتولى Qotora مهمة واحدة ضيقة أمامه: الانتقال من طلب العميل إلى عرض سعر تثقون به.
| المهمة | برنامجكم | Qotora AI |
|---|---|---|
| المخزون والمشتريات والاستلام | يديرها. | لا علاقة له بها. |
| الطلبات والشحن والفواتير والمحاسبة | يديرها. | لا علاقة له بها. ولا يكتب في برنامجكم. |
| سجلات العملاء وقوائم الأسعار والفئات | يحتفظ بها. هو المرجع. | يقرؤها. |
| قراءة بريد أو PDF أو جدول أو صورة أو رسالة صوتية أو نصية | يكتب شخص البنود بيده. | يقرأ الطلب ويجهّز البنود. |
| مطابقة الاختصارات مع أصنافكم | يبحث شخص في قائمة الأصناف. | يقترح المطابقة، ويؤكد شخص البنود المُعلَّمة. |
| تجهيز عرض السعر | يبنيه شخص. | يجهّزه على قالبكم للمراجعة. |
بهذا لا تغيّرون برنامجكم ولا تنقلون بياناتكم ولا تدرّبون فريقكم على برنامج جديد. تضيفون فقط خطوة تجهيز عرض السعر.
كيف يتصل Qotora ببرنامجكم بالقراءة فقط؟
تتوقف طريقة الربط على ما تستعملونه. يربط فريقنا Qotora بحساب للقراءة فقط على قاعدة بياناتكم، أو يستعمل تصديرًا أو واجهة برمجية رسمية، أو يستورد كتالوجكم ومخزونكم وأسعاركم. وفي الاستشارة المجانية نتحقق من الحالة المناسبة لنظامكم قبل أن تدفعوا شيئًا.
- ما يقرؤه: الأصناف ومستويات المخزون والأسعار والفئات والعملاء والموردون.
- ما يضيفه: نسخة منظمة خاصة به من كل صنف (العلامة والعائلة والمواصفات والمرادفات) تُحفظ بجانب سجلاتكم. ولا تتغير أسماء أصنافكم ولا سجلاتكم الأصلية.
- كيف يبقى محدَّثًا: تتزامن بيانات المخزون والأسعار من نظامكم، وتعرض مساحة العمل وقت آخر مزامنة، وإن انقطع الاتصال يظهر آخر مخزون معروف مع وقت آخر مزامنة.
- كيف يُؤمَّن: الاتصال بصلاحية قراءة فقط، وتبقى بيانات الدخول مشفّرة على جهازكم، وبيانات كل شركة معزولة عن بيانات غيرها.
- من ينفذ التهيئة: فريقنا، عن بعد وبموافقتكم الكتابية، ويستغرق نحو يوم من وقت الفني، وهو مشمول في السعر.
وإن تعذرت قراءة نظامكم مباشرة فيكفي تصدير مجدول. تأخر قصير في البيانات أفضل من ألّا يصدر عرض سعر.
ما الذي يبقى كما هو؟
- برنامجكم هو مكان إدخال الطلبات وحركة المخزون وإصدار الفواتير. وحين يقبل العميل عرض السعر يُدخل فريقكم الطلب كما يفعل اليوم.
- قوائم أسعاركم وفئات عملائكم تبقى في نظامكم. غيّروا سعرًا هناك وتنقله المزامنة التالية إلى Qotora.
- فريقكم يحتفظ بأدواته. يضيف Qotora مساحة لتجهيز عروض الأسعار ولا يستبدل شيئًا.
- القرار لكم. يُراجَع كل عرض سعر قبل إرساله، ولا يوجد إرسال تلقائي.
ما الذي يتغير في عملكم اليومي؟
ما يرسله المقاول
- 50 أنبوب PVC قطر 110 مم
- 30 كوع 90 درجة 110 مم
- 10 علب غراء PVC
عرض السعر، جاهز للمراجعة
| الوصف / رمز الصنف | الكمية | سعر الوحدة (جنيه) | إجمالي البند (جنيه) |
|---|---|---|---|
| أنبوب PVC قطر 110 مم، طول 6 م — PVC-110-6M | 50 | 185.00 | 9,250.00 |
| كوع PVC قطر 110 مم، 90 درجة — PVC-EL110-90 | 30 | 42.50 | 1,275.00 |
| غراء PVC علبة 1 كغ — PVC-GLUE-1K | 10 | 96.00 | 960.00 |
| الإجمالي قبل الضريبة (مثال توضيحي) | 11,485.00 جنيه | ||
مثال توضيحي ببيانات وأسعار تجريبية. في حسابكم الفعلي تأتي رموز الأصناف والأسعار من برنامجكم أو كتالوجكم ومن قواعد أسعاركم، ويراجع شخص من فريقكم عرض السعر قبل إرساله.
- يتحول طلب العميل إلى بنود مطابقة لأصنافكم وبأرقامها.
- تُطبَّق فئة العميل والخصومات من قواعدكم أنتم.
- يُعلَّم البند الغامض بسؤال محدد بدل أن يُخمَّن، ولا يُستبدل صنف بصنف آخر.
- تراجعون الجدول وتصححون ما تريدون ثم ترسلون أنتم.
- يُحفظ كل تصحيح لتستفيدوا منه في الطلب التالي.
أسئلة تطرحونها قبل إضافة طبقة لعروض الأسعار
| السؤال | الجواب |
|---|---|
| هل يكتب في برنامجي؟ | لا. صلاحية قراءة فقط. |
| أسعار من تظهر في عرض السعر؟ | أسعاركم أنتم، من بياناتكم ومن القواعد التي تضعونها. لا تُخترع أسعار. |
| من يعتمد عرض السعر؟ | شخص من فريقكم، في كل مرة. |
| أسماء أصنافي غير منظمة. هل يعطل ذلك العمل؟ | يبني Qotora نسخة منظمة خاصة به من أصنافكم، ويعلّم الأصناف التي لا يتأكد منها. |
| نظامي قديم أو محلي. | اذكروا لنا ما تستعملونه. وإن تعذر الاتصال المباشر فيكفي تصدير مجدول، مع تأخر قصير في البيانات. |
| عندي عدة فروع أو قواعد بيانات. | خطة Network تربط عدة قواعد بيانات. |
كم يكلف؟
تبدأ خطة Counter بـ49 دولارًا أمريكيًا للشهر الأول، ثم 149 دولارًا شهريًا، لما يصل إلى 150 عرض سعر مرسل في الشهر ومستخدمين بلا حدود. وتوجد خطتا Team (349 دولارًا شهريًا، حتى 500 عرض سعر مرسل) وNetwork (799 دولارًا شهريًا، حتى 2,000 عرض سعر مرسل وعدة قواعد بيانات) للفرق التي ترسل عروض أسعار أكثر أو التي لها عدة فروع. والتهيئة مشمولة، مع ضمان استرداد المبلغ كاملًا خلال 7 أيام من أول عرض سعر ترسلونه.
الأسئلة الشائعة
هل يعمل Qotora مع البرنامج الذي أستعمله؟
بُني Qotora ليعمل مع أي برنامج تستعملونه، ولا نطلب منكم تغييره. اذكروا لنا ما تستعملونه في الاستشارة المجانية وسنقول لكم بوضوح كيف سيتصل به: بقراءة فقط، أو بتصدير، أو باستيراد.
هل يكتب Qotora في برنامجي؟
لا. يقرأ Qotora بياناتكم بصلاحية القراءة فقط. يجهّز عرض السعر في مساحة عمله، ويراجعه شخص من فريقكم ويرسله، ويُدخل فريقكم أي طلب ينتج عنه في نظامكم. ويبقى برنامجكم مكان المخزون والفواتير والحسابات.
ما البيانات التي يقرؤها من نظامي؟
الأصناف ومستويات المخزون والأسعار والفئات والعملاء والموردون. يستعملها لمطابقة كل بند وتطبيق أسعاركم وعرض المخزون.
ماذا لو كان برنامجي قديمًا أو لا يسمح بالربط؟
نستورد كتالوجكم ومخزونكم وأسعاركم من تصدير أو من جدول. اذكروا لنا الصيغة التي عندكم في الاستشارة المجانية وسنقول لكم كيف ستُحمَّل.
ما مدى حداثة المخزون والأسعار في عرض السعر؟
هي بحداثة نظامكم. مع اتصال مباشر تتزامن باستمرار وتعرض مساحة العمل وقت آخر مزامنة، ومع تصدير مجدول يكون هناك تأخر قصير.
من يحدد الأسعار في عرض السعر؟
أنتم. تأتي الأسعار من برنامجكم أو كتالوجكم، وتأتي الهوامش وفئات العملاء والخصومات من القواعد التي تضعونها. لا يخترع Qotora سعرًا ولا هامشًا، ولا يخرج عرض سعر دون مراجعة شخص من فريقكم.
ماذا يحدث إذا لم يتأكد Qotora من بند؟
يعلّم البند بسؤال محدد وينتظر إجابتكم. لا يخمّن ولا يستبدل صنفًا بصنف آخر.
هل أحتاج إلى تغيير طريقة عملي في البرنامج؟
لا. تبقى أدواتكم كما هي، ويضيف Qotora خطوة تجهيز عرض السعر قبل أن ترسلوه.