POUR LES DISTRIBUTEURS, QUINCAILLERIES ET GROSSISTES DU QUÉBEC
Des soumissions préparées à partir de votre catalogue, relues avant l’envoi
Un logiciel de soumission pour distributeur transforme la demande de prix d’un client entrepreneur (une liste de matériel envoyée par courriel, en PDF, en fichier Excel, en photo ou par texto) en soumission chiffrée avec vos prix. Qotora AI lit la demande, retrouve chaque article dans votre catalogue, applique vos prix et vos rabais, et prépare une soumission qu’une personne de votre équipe révise avant l’envoi. Rien ne part tout seul.
Cette page parle de la soumission du distributeur à son client : quantités, prix de liste, rabais, disponibilité. Ce n’est pas un outil pour préparer la soumission d’un entrepreneur à un appel d’offres.
Mis à jour le
Une demande de soumission, au comptoir
Un électricien, un plombier ou un entrepreneur général vous envoie sa liste pour un chantier. Elle arrive en photo prise avec son cellulaire, en PDF de son estimateur, en fichier Excel ou en message vocal. Quelqu’un chez vous doit trouver chaque article dans l’inventaire, vérifier la disponibilité, appliquer le bon prix et le bon rabais, puis tout additionner, pendant que le comptoir ne désemplit pas.
- Des unités mixtes : fil NMD90 14/2 au rouleau de 75 m, gypse de 1/2 po en feuilles de 4 pi × 8 pi, tuyau ABS de 3 po, à côté de mesures métriques.
- Plusieurs fabricants et plusieurs numéros de pièce pour le même besoin.
- Des prix de liste, des rabais par catégorie et des prix négociés pour les clients commerciaux.
- Une disponibilité à confirmer ligne par ligne.
- Des demandes en français ou en anglais, parfois les deux dans le même courriel.
De la demande à la soumission révisée
- Déposer la demande telle qu’elle est arrivée : courriel, PDF, fichier Excel, photo d’une liste écrite à la main, texto ou message vocal.
- Retrouver chaque article dans votre catalogue : Qotora lit les abréviations (« breakers 15 amp », « boîtes 1 gang ») et cherche la pièce correspondante dans votre inventaire, avec la ligne d’origine affichée à côté.
- Appliquer vos prix : prix de liste, rabais, prix du client. Les prix viennent de votre logiciel de gestion ou de votre catalogue ; Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
- Signaler ce qui n’est pas clair : quand une ligne peut correspondre à plusieurs articles, Qotora pose une question précise au lieu de deviner.
- Réviser et envoyer : une personne de votre équipe vérifie chaque ligne, puis envoie la soumission. Il n’existe aucun envoi automatique.
Ce que l’électricien envoie
- 5 rouleaux fil 14/2 75 m
- 20 breakers 15 amp
- 40 boîtes 1 gang plastique
La soumission, prête à réviser
| Description / numéro de pièce | Qté | Prix unitaire | Total ligne |
|---|---|---|---|
| Fil NMD90 14/2, rouleau de 75 m — FIL-1402-75 | 5 rouleaux | 89,00 $ | 445,00 $ |
| Disjoncteur enfichable 15 A, 1 pôle — DJ-15-1P | 20 | 9,50 $ | 190,00 $ |
| Boîte électrique 1 gang, plastique — BTE-1G-PL | 40 | 1,20 $ | 48,00 $ |
| Total avant taxes (exemple) | 683,00 $ | ||
Illustration avec des produits et des prix d’exemple, en dollars canadiens et avant taxes (TPS et TVQ). Dans votre compte, les numéros de pièce et les prix viennent de votre catalogue et de vos règles de prix, et une personne de votre équipe révise la soumission avant l’envoi.
Vos prix et vos rabais, pas les nôtres
Qotora applique ce que vous avez défini, et rien d’autre :
- vos prix de liste et le prix propre à chaque client commercial ;
- vos rabais par catégorie d’articles et vos paliers de quantité ;
- votre règle de majoration, pour les articles qu’il faut demander à un fournisseur (formules Équipe et Réseau) ;
- un seuil de marge qui peut vous alerter avant l’envoi.
Le propriétaire décide qui voit les coûts et les marges ; un vendeur au comptoir peut préparer et envoyer ses soumissions sans les voir.
Une personne révise chaque soumission
Une soumission engage votre entreprise. Chaque soumission passe par un écran de révision : les lignes sûres sont en vert, les lignes à confirmer en orange, avec la question à poser au client (« câble NMD90 ou TECK90 ? »). Quand votre équipe corrige une ligne, la correction est mémorisée pour les demandes suivantes.
Votre logiciel de gestion reste en place
Qotora ne remplace pas votre logiciel de gestion d’inventaire. Il lit vos articles, votre inventaire et vos prix en lecture seule, et il n’y écrit jamais. Si votre base est verrouillée, un export planifié suffit. La commande, la facture et la comptabilité continuent de se faire chez vous.
La mise en place est faite par notre équipe et elle est incluse : nous branchons Qotora à votre logiciel (ou nous importons votre catalogue), nous chargeons vos règles de prix et nous reproduisons votre modèle de soumission.
En français comme en anglais
Au Québec, il arrive qu’une même liste mélange les deux langues. Qotora lit les demandes en français, en anglais, en arabe et en darija, et prépare la soumission dans la langue que vous avez configurée.
Démarrer
La formule Comptoir coûte 49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois, pour 150 soumissions envoyées par mois au maximum et des utilisateurs illimités. Les abonnements sont facturés en dollars américains (USD). La mise en place est incluse. Une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours court à partir de la première soumission envoyée avec Qotora.
Les distributeurs qui envoient davantage de soumissions peuvent choisir la formule Équipe (349 $ US par mois, jusqu’à 500 soumissions envoyées) ou la formule Réseau (799 $ US par mois, jusqu’à 2 000 soumissions envoyées).
Questions fréquentes
Est-ce que Qotora remplace mon logiciel de gestion ?
Non. Votre logiciel garde l’inventaire, les commandes, la facturation et la comptabilité. Qotora s’y ajoute pour préparer les soumissions, en lecture seule, et n’y écrit jamais.
Est-ce que ça fonctionne avec mon logiciel de gestion ?
Oui, c’est le principe : Qotora fonctionne avec le logiciel que vous utilisez déjà, quel qu’il soit. Notre équipe le branche en lecture seule, ou passe par un export planifié, ou importe votre catalogue, votre inventaire et vos prix. Nous vérifions votre cas avec vous avant de démarrer.
Est-ce qu’une soumission peut partir sans que je la révise ?
Non. Chaque soumission est révisée par une personne de votre équipe avant l’envoi. Il n’existe aucun envoi automatique.
Comment faire une soumission pour un client commercial ?
Pour résumer : identifier le client et son prix, retrouver chaque article, confirmer la disponibilité, appliquer les rabais, ajouter les taxes, la validité et les conditions de votre modèle, réviser, puis envoyer. Qotora prépare la recherche, les conversions d’unités et les calculs ; les conditions, elles, restent celles de votre modèle de soumission.
Est-ce que Qotora prépare aussi les soumissions pour un appel d’offres public ?
Non. Qotora prépare les soumissions d’un distributeur à ses clients, à partir de son catalogue et de ses prix. Il n’est pas conçu pour répondre à un appel d’offres.
Qui fixe les prix de la soumission ?
Vous. Les prix viennent de votre catalogue ou de votre logiciel de gestion, et les rabais, paliers et majorations viennent des règles que vous définissez. Qotora n’invente jamais un prix ni une marge.
Combien de temps faut-il pour préparer une soumission ?
De quelques secondes à moins d’une minute pour une demande courante, une fois vos données connectées. Un long PDF ou une photo demandent plus de temps, et votre temps de révision n’est pas inclus.
Combien ça coûte, et en quelle devise ?
49 $ US le premier mois, puis 149 $ US par mois avec la formule Comptoir (150 soumissions envoyées par mois au maximum, utilisateurs illimités). Les abonnements sont facturés en dollars américains. La mise en place est incluse, avec une garantie satisfait ou remboursé de 7 jours à partir de votre première soumission envoyée.